提高事业单位档案管理水平的对策分析

提高事业单位档案管理水平的对策分析

杨雨恒

汉中市公路局   陕西汉中   723000

摘要：随着社会不断的进步，科技水平不断的创新，各个行业的发展突飞猛进。目前，很多事业单位处在档案管理技术升级关键期，仍存在着“重管轻用”的问题，缺乏对档案服务模式的深度优化，未能对各方面的档案需求给予高度重视，不利于深度挖掘和使用各类档案信息。为此，还要加大档案管理水平的提升。

关键词：事业单位;档案管理;策略

引言

事业单位在运行过程中会形成大量的档案，包含了很多与工作相关的信息，在管理时需要对其有效创新，使档案能够发挥出更大的作用。

1事业单位档案管理的重要性

1.1有利于有效开发信息资源

在事业单位，档案资料是单位的重要资源，能为单位提供丰富的信息资源，促进事业单位的发展。随着社会的发展，档案资料也越来越多，在单位正常运行的过程中，需要及时收集并整理好这些资料。例如，事业单位的发展规划、重大决策、历史事件等。因此，事业单位要想实现可持续发展就需要不断收集相关的信息资源，以便为其提供服务。档案资料能够为相关人员提供有效的信息资源，使他们能够及时了解和掌握单位的发展状况。另外，在收集这些资料时，可以对其进行整理和分析，使其成为有价值的信息资源，为事业单位提供服务。

1.2有利于完善单位内部结构

从事业单位的实际情况来看，档案管理工作是一个重要的组成部分。在实际的工作中，事业单位需要对工作人员进行考核，这些考核内容就包括个人档案。而在考核过程中要想对个人档案进行有效管理，就需要在日常工作中做好相关资料的收集工作。只有在相关资料收集完整后才能使其成为个人档案，再进行科学归档和整理，使单位内部人员结构更加完善。

2新时代档案管理工作存在的问题

2.1档案管理技术手段有待更新

很多事业单位档案管理工作的重心仍在档案收集上，普遍重视归档技术设备的升级，强调以软硬件技术条件保证档案的安全，未能重点基于用户的需求进行档案共享技术的开发。例如，事业单位档案服务的时效性不强，缺乏对档案管理设施设备的引进，未能在先进档案服务模式引领下引进具有大数据、云存储等技术，档案管理软件的更新速度较慢，这些问题严重影响了事业单位档案的利用，不利于发挥档案信息共享的价值，影响了事业单位档案服务质量。

2.2对档案管理改革重视不够

事业单位深化改革主要体现在事业单位运转机制、身份地位和行业方面的改革，但是未能高度重视完善技术方面。这使很多事业单位改革未能关注档案管理的重要性，未能在事业单位基层形成良好的档案文化，不注重从技术角度进行档案管理方式方法的升级。因此，事业单位档案数字化建设未能得到各方面的充分重视和有效支持，新型档案管理工作模式多停留在表层，未能达到深度转型的效果。

3提高事业单位档案管理水平的策略

3.1不断完善档案管理规章制度

事业单位想要保证档案管理工作创新能够顺利开展，一定要以完善的规章制度为依据，因为完善的规章制度是保证事业单位实现档案管理工作创新的根本保证。因此，事业单位要制定完善的管理制度，通过不断完善有关的档案管理规章制度，保证事业单位档案管理工作能够规范、科学进行，满足档案管理工作创新的制度要求。同时，事业单位的有关领导以及档案管理人员一定要加强对制度的重视程度，保证在档案管理工作中严格按照有关制度进行，这样才能充分发挥事业单位档案管理规章制度的重要作用。事业单位要不断加强对档案管理部门的监管力度，保证有关制度能够得以高效落实，这样事业单位档案管理人员就可以此作为基础，通过积极探索与实践，保证事业单位档案管理工作体系能更加完善。

3.2对档案管理人员进行有效培训

在以往的档案管理工作中，由于档案管理人员专业知识掌握程度不够、工作责任心不强等问题，导致档案管理工作受到了很多限制，在档案管理工作中会出现一些失误，影响到档案的安全。所以，要想使档案管理工作能够顺利开展，就必须要对其进行有效培训。首先，单位领导应该重视对档案管理人才的培养，并根据实际情况制定相应的培训方案。培训内容主要包括档案管理人员专业技能和业务素质方面，并在培训过程中结合实际情况制定相应的考核标准。这样不仅可以使员工的专业知识得到提高，还能使档案管理人员在今后的工作中承担起更多、更大的责任。其次，为了使档案管理人员能够在今后更好地发挥自身价值和作用，必须对其定期考核。在考核过程中应该充分发挥员工之间互相监督的作用，不仅可以加强员工之间相互竞争的意识，还能促使其在今后工作中更好地发挥自己的能力。

3.3提高档案信息化水平

未来的事业单位档案管理质量保障工作更多地依靠计算机来代替人工操作，强调以智能化、超前化、科学化和规范化的方式提高档案质量保障的整体水平。为此，事业单位应当大力完善档案管理软硬件，重视开展档案质量保障技术，基于技术升级解决档案管理的具体问题。首先，大力申请专项资金用于档案管理软硬件的升级工作，持续性进行技术设备更新，保证以持续的技术装备更新来支持档案管理在复杂环境下的运转。其次，加强相关单位档案技术建设交流，积极参与本行业或主管局主持开展的档案技术交流活动，或由兄弟单位共同开发用于档案信息交流的信息共享软件平台等，基于技术合力攻克事业单位档案质量保障存在的问题。再次，在档案信息共享服务需求日益增加的背景下，不仅要由事业单位自身主导进行档案质量保障体系建设工作，还要广泛征求服务对象或相关单位的意见建议，从推动事业单位档案信息高效共享的角度找准档案管理质量保障升级的技术改革要求，确定具体的技术升级课题，以切实提高档案质量保障的有效性。

3.4构建自动化服务平台

为了提高事业单位档案管理工作的效率，发挥各种档案信息资源的实用价值，减少档案服务与利用中的成本，满足用户智慧化和个性化的档案获得需求，把工作的重心放在建立档案服务平台上。例如，建立具有大数据、云存储特征的数字化档案服务平台，加强现有档案管理平台的保密工作，重点弥补现有档案服务平台的漏洞，以智慧化的档案服务和统一的标准进行档案管理，满足文本、数据、图片和视频档案信息的交互需求等。为了提高事业单位档案共享平台的实用性，还要保证该平台预留更多接口，实现与兄弟单位档案数据的共享交流。该平台还需满足用户的多元化访问需求，并针对用户的需求进行个性化的档案编研，提高档案信息的利用率，达到提升档案服务整体水平的管理创新目标。该平台应当基于统一数据技术架构，丰富功能模块，满足人机交互需求，及时提供实时化、个性化和多元化档案供给，发挥平台的一站式服务作用。未来，事业单位应当建立自己的档案信息中心，精准收集行业相关数据信息，负责本级及下级单位的档案服务技术指导，从而适应海量档案信息时代的要求，在档案信息资源深度整合的基础上，发挥特色档案资源的服务作用。

结语

综上所述，事业单位档案管理是一项非常重要的工作，也是事业单位日常管理工作中的重要组成部分，对于事业单位的发展有着非常重要的作用。从当前的发展情况来看，事业单位在档案管理工作中依然存在一些问题，因此，需要对其进行有效创新，只有这样才能使档案管理工作更好地开展。

参考文献

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[2]赵闽丽.机关事业单位档案管理信息化水平提升研究[J].办公室业务，2018（01）：68-69.

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