人事档案数字化管理面临的现状与对策探析

人事档案数字化管理面临的现状与对策探析

黄志秋

中国石油集团渤海钻探工程有限公司第一录井分公司 天津市300280

摘要：随着社会不断的发展，科技水平不断的创新，人事档案管理工作发生了翻天覆地的变化，开始朝着数字化和信息化的方向发展，顺应了新时代的发展需要。从数字化背景下人事档案管理工作重要性和意义角度出发，分析人事档案管理工作的创新策略。

关键词：人事档案；数字化管理；现状；策略

引言

档案数字化是把纸质档案通过扫描、录入等方式，将信息存储到计算机数据库中，以实现档案检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等。企业档案管理者借助数字化技术，能够显著提升人事档案管理效能，减轻从业人员的工作负担，进一步释放了人事档案的潜在价值。

1数字化背景下人事档案创新管理的重要性

1.1有助于提升档案管理工作效率

伴随着企业发展规模的不断扩大和各种业务的不断复杂化，人事档案管理的内容也逐渐变得复杂。由于企业人事档案管理工作在一定程度上受到传统管理手段的限制，大大增加了人事档案管理工作的难度，使人事档案管理人员面临着很大的压力，工作的积极性也有所下降。随着企业对大数据等各种先进技术应用程度的不断加深，人事档案管理更加便捷和高效，在强大数据存储、分析和处理的作用下，人事档案管理工作和其他各个部门之间的配合程度也逐步提高，在很大程度上提升了人事档案管理工作的效率。

1.2有助于推动管理模式的变革与升级

随着计算机技术发展与应用的日趋成熟，企业人事档案管理工作拥有了良好的技术支撑，传统的人工管理模式被取代，既实现了对时间的优化管理，又突破了传统人事档案管理工作中存在的固有弊端。信息化的人事档案管理模式使企业发生了变革和升级，主要表现在管理体系上的创新发展，有助于企业相关管理人员获得更好的管理体验。通过对企业人事档案管理模式的不断实践，企业人力资源管理整体水平和质量有所提升，并且正在朝着集效力、质量、规范和科学为一体的管理模式方向发展。

2人事档案数字化管理的现状

2.1档案信息容易被泄露

企业人事档案中包含员工的大量敏感信息，如家庭住址、身份证号码等，一旦这些信息被泄露，可能会被不法分子滥用，造成严重影响。在人事档案数字化管理过程中，安全问题尤为突出。安全问题可以分为两类。首先，档案管理人员的电脑系统可能存在病毒或者安全级别较低，容易成为黑客攻击的目标，从而导致人事档案信息被盗取。其次，人事档案管理人员在使用网络传输人事档案时，缺乏必要的安全意识，未采取安全传输措施加密关键信息，导致人事档案信息的泄露。

2.2制度体系建设不标准

有的企业虽然开展了人事档案数字化建设，但是相应的体系建设还不够完善。比如，没有进一步完善扫描以及录入档案的标准，使得相关工作的开展不够规范。还有一些企业本身有较为完善的人事档案管理制度，但没有依据数字化管理的标准有效落实，数字化建设发展较慢。

2.3档案管理人员观念落后

部分档案管理人员在人事档案管理中未能做到与时俱进，沿用传统的管理观念，档案管理方式较为落后。当前，互联网迅速发展，各类现代信息技术得到广泛应用，管理观念的滞后不仅影响了管理模式的升级，也影响企业人事档案数字化建设。

3人事档案数字化管理的策略

3.1加大人事档案安全管理力度

首先，人事档案管理人员要意识到档案安全的重要性，把安全放到人事档案管理的重要位置，并把档案安全纳入自己的工作职责之中。其次，档案管理人员在分享人事档案时，要做好相应的记录工作，如果发生了档案被泄露等问题，要及时补救。在日常办公过程中，人事档案管理人员需要做好各类系统与文件的加密工作，设置相应的访问权限，没有访问权限的人员无法通过网页查询到相关的内容。再次，人事档案管理人员需要定期更新档案管理信息化系统和下载补丁，避免电脑中病毒导致信息被泄露。最后，人事档案管理人员还需要科学梳理人事档案，并定期备份，尤其是一些较为重要的档案。档案工作人员可以把数字化档案与纸质档案相结合，进一步提升相关档案的安全性。总之，安全是人事档案管理中十分重要的一项内容，档案工作人员需要具备良好的安全意识，并能够严格依据相关安全规定开展工作，在提高自身工作效率的同时，也能够有效保护档案。

3.2提高数字化人事档案管理意识

运用现代化的人事档案管理方式，要结合企业的发展状况，加大对企业人事档案管理意识的培养，从而保证提升工作质量。有了现代化信息技术的引导和支持，各种各样的人事档案资料的保存和维护工作被大大简化，不仅使查找和翻阅各种档案流程的时间缩短，还能够保证相关人员能够在最短的时间内获得想了解的各种信息。要想提升数字化人事档案管理意识，不仅要从领导的角度出发，还要注重提升人事档案管理人员的意识。为此，企业应当要求相关的人事档案管理人员保持与时俱进的工作态度，提升自身的管理素养，保证其能够深刻认识到企业人事档案管理工作的价值和意义。

3.3加强档案数字化管理队伍建设

对于相关的人事档案管理人员而言，一定要转变传统的思想观念，提升自身专业性与业务能力。档案管理部门在一定的时间内应该积极开展严格的培训教育工作，对档案管理队伍专业水平提升引起高度重视。首先，鼓励档案管理人员积极参与到培训活动中，加强其对理论知识的学习，同时对先进的计算机知识、网络知识以及信息安全知识等进行全面掌握。人事档案管理部门可以邀请知名高校专家开展讲座，从而在更大程度上提升人事档案管理人员专业技能。其次，还应该吸引更多优秀的人才投入到人事档案数字化管理工作中，对青年人才自身存在的潜能进行充分挖掘，从而培养出一支遵守纪律、保守秘密的人才队伍，保证在开展档案管理工作时能够严格遵守相应的基本原则。只有培养出复合型的档案管理人才，才能更好地投入到系统开发与维护、档案数字化建设以及管理等工作中，从而为人事档案数字化管理工作开展提供重要的人才力量。

3.4优化人事档案管理业务流程

通过建立人事档案管理平台，能够进一步优化档案服务流程，提高档案利用率。首先，档案管理人员可以在平台上通过相应的模块，完成在线申请与审批等工作，可以省去纸质档案登记等较为烦琐的流程，有效避免工作不规范等情况的发生。其次，建立目录数据总库，并拟定一个标准化的数据结构，保证各项新增档案能够及时归档。除了需要优化流程外，企业也要结合自身的实际情况，科学、合理地选择数字化档案的利用方式。一方面，在确保企业档案数据安全的情况下，档案管理人员可以申请档案内容远程共享；另一方面，可以单机版保存数字化档案，再由专业的档案管理人员查找相关信息，进一步提高人事档案的利用率。

结语

从现阶段的实际情况来看，企业人事档案数字化管理中还存在着诸多不足，如人事档案管理人员观念落后、档案存在被泄露的风险、人员能力不足以及制度建设不完善等。为此，企业需要及时改进，加强人事档案信息化管理的科学性与有效性，以促进企业的可持续发展。

参考文献

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