人力资源视域下干部人事档案管理优化途径

人力资源视域下干部人事档案管理优化途径

安桂珍

中国水利水电第三工程局有限公司   陕西省西安市   710024

摘要：随着社会的不断进步和企业管理的发展，干部人事档案管理在人力资源管理中扮演着至关重要的角色。一个单位要想有效地运转，人力资源工作就必须要做好各方面的协调工作，这就要求对单位的人才进行培训，其中就包括提高员工的专业能力和综合素质。但是，不能忽略在企业组织结构变化的同时，也给人事部门的档案工作带来了新的挑战。企业组织结构、社会资源配置等诸多方面都会影响到人事档案管理工作的开展。本文基于人力资源视域，探讨了干部人事档案管理的优化途径，旨在提出解决方案，进一步提升干部人事档案管理的效率和质量。

关键词：人力资源；干部人事档案管理；优化途径

人事档案管理是一项非常重要的工作。档案是一个人在工作、生活中的真实写照，也是一个人的成长与发展过程。对人事部门来说，建立干部人事档案，是评价干部工作能力、选拔任用的重要基础。所以，在干部人事档案中记录的信息是最真实、最可靠的。干部人事档案工作质量的高低，关系着企业的人力资源管理水平，也关系着企业的现代化进程。

1.人事档案在人力资源管理中的重要性

干部人事档案工作是一项复杂的系统工程，其质量直接关系到干部个人成长和工作的成功与失败。干部档案的形成源远流长，是人事部门在发展过程中逐步积累的经验。干部档案信息是个人成长经历的最直接的纪录，也是人事部门对干部进行考察、选择的依据。做好干部档案工作，是充分发挥干部人才优势，推动党的建设工作的重要环节。干部人事档案工作不仅是一种服务性质的工作，更是一种政治性的工作。干部人事档案是反映干部成长的各个时期的重要内容，它反映了干部的基本情况、工作经历和工作实绩。通过对干部人事档案管理进行优化，能够更好地掌握干部的业绩与专业知识，对其工作绩效进行综合评估，达到对干部资源进行合理分配的目的。近几年来，党和国家对干部的选拔任用给予了高度的关注，明确提出了促进干部提拔任用工作的公平、公正的要求，同时也提出了要从历史的、客观的、全面的角度来看待干部的成长过程。要想充分、客观地认识一名干部，就必须在提拔、提拔、重大任命前进行档案调查，这样才能对一名干部有一个全面、客观的认识，才能更好地发挥其作用，达到对人力资源进行高效管理的目的，从而达到人尽其才、才尽其用的目的，使干部资源得到最合理的分配。

2.干部人事档案管理问题分析

2.1档案管理方法有待完善改进

目前，干部人事档案工作中存在着重管理轻服务，缺乏科学性的问题。这一现象引发了一系列的问题。首先，档案管理是一项非常繁杂、烦琐的工作，对业务技术的要求很高。若不采用现代科技手段对其进行有效的管理，将会造成档案工作的时效性不足，不能及时地适应社会各方面的需要。其次，很可能会造成档案不全、归档内容不明确的情况，从而影响档案的真实性与可靠性。另外，对一些干部人事档案资料的审核也不严格，对其内容的真实性产生了较大的影响。

2.2档案管理工作人员业务能力不足

当前的档案管理工作存在一个问题，即负责档案管理的专门人员在业务能力方面存在不足。这对于档案管理工作的质量和效率造成了一定的影响。首先，由于档案管理工作十分复杂而繁琐，需要掌握丰富的专业知识和技能才能胜任。然而，在实际情况中，有些负责档案管理的人员可能没有接受过系统的培训或拥有足够的专业背景。这导致他们对档案管理的规范要求、操作流程以及相关政策法规等缺乏全面的了解，从而难以准确地进行档案分类、整理、归档等工作。其次，档案管理工作需要高度的细心和耐心，因为一丝不苟的操作和记录是确保档案完整性和准确性的关键。然而，一些负责档案管理的人员可能缺乏足够的细致性和耐心，容易出现遗漏或错误的情况，导致档案的可靠性受到质疑。另外，档案管理工作需要与其他部门进行协调和沟通，以获取所需的信息和文件。然而，一些负责档案管理的人员可能缺乏有效的沟通和协调能力，导致信息获取不及时或与其他部门产生摩擦，影响了工作的顺利进行。

2.3干部人事档案管理信息化水平不高

随着社会的进步和信息化水平的提高，人事档案工作向信息化方向发展。然而，目前许多企业管理者并没有真正地树立起信息化的理念，许多员工并不愿意去学习信息技术，特别是在人事档案管理工作中，必须改变自己习惯的工作方法，对于那些思想陈旧、惰性较大的人而言，是一件很困难的事情。在此背景下，多数企业的人事档案管理仍停留在传统的纸质化和人工化的模式，即收集归档、编制目录、汇总和保管。只有极少数的企业建立了电子记录制度，并配置了相应的管理软件。这就造成了人力资源管理工作的低效，已不能适应企业信息化管理的需要[2]。

3.人力资源视域下干部人事档案管理优化途径

3.1规范人事档案整理工作

人事档案管理人员应严格遵守有关规章制度，形成严密的工作观念，建立健全的人事档案管理制度。建立相应的工作报告、制度墙，严格按规定操作，使人事档案工作程序

走上正规、制度化的轨道，从而确保人员档案工作的高效有序。在对重要文件的检索过程中，应该设置一定的限制，使其不能被任意访问[3]。即使是自己的个人信息，也应该通过同样的审查机构来查看。从而保证了文件的安全与保密，避免了文件的泄漏与滥用。为保障有关资料的安全，不能随意复制人事档案中的内容。同时，也需要提高管理人员的综合素质，不断加强其的业务素质与业务水平，才能确保人事档案工作的高质量与高精度。

3.2加强干部档案管理工作人员队伍建设

要提高干部档案工作的质量和效率，必须强化干部档案工作队伍的建设，加强对负责档案管理工作的人员的培训和教育。提供系统的专业知识和技能培训，使他们能够全面掌握档案管理的要求和操作方法。同时，注重培养管理人员形成细心和耐心的品质。此外，还应加强与其他部门之间的沟通与协调，建立良好的合作关系，确保信息的流动和工作的顺利进行。通过这些措施，提升负责档案管理工作人员的业务能力，进一步优化档案管理工作的质量和效率[4]。

3.3实现人事档案信息在保密的前提下互通共享

加强对信息化管理的宣传和培训，让企业管理层和员工了解信息化管理的重要性和优势，以提高对信息化的重视程度。为人事档案管理引入适当的电子文档管理系统、数据存储设备等，提供支持信息化管理所需的基础设施。建立合适的安全策略和控制机制，确保人事档案信息的安全性和隐私权保护，防止非法获取和滥用。制定相关的政策和流程，规范人事档案的信息化管理，明确责任和权限，推动信息化管理在企业内部融入到日常工作中。

结束语：

干部人事档案管理是组织人力资源管理中至关重要的一环，优化其管理方法对于提升管理效能和服务质量具有重要意义。从人力资源视域下，我们应该充分认识到干部人事档案管理对于干部选拔任用、绩效评价和职业发展的重要性，不仅是对历史记录的管理，更是对人才资源的有效配置和利用。

参考文献：

[1] 胡瑾. 干部人事档案专项审核难点和管理优化[J]. 漯河职业技术学院学报,2023,22(1):84-86.

[2] 张春子. 干部人事档案管理系统深化应用分析[J]. 兰台内外,2023(26):52-54.

[3] 张燕. 人力资源视域下干部人事档案管理工作优化研究[J]. 商情,2021(33):192,194.

[4] 李刚. 人力资源视域下干部人事档案管理工作优化研究[J]. 消费导刊,2021(30):62-63.