档案管理工作经验总结

档案管理工作经验总结

罗晓鲜

中铁武汉电气化局集团第一工程有限公司信号分公司   湖北武汉  430000

前言：档案管理是企业信息化建设的重要组成部分，通过建立完善的智慧档案管理系统，我们可以通过高效的信息管理、储存和传递，实现企业内部信息资源的共享，推动各个部门合作、协作，并减少重复劳动，从而提高企业的工作效率和效益，减少经营成本，提升业务水平，有助于企业快速发展。

一、档案管理工作的意义和重要性

随着企业信息化建设的不断发展，瞬息万变的信息时代让档案管理的重要性更为凸显，成为企业信息资产管的核心工作之一。

档案管理是企业信息化建设的重要组成部分，通过建立完善的智慧档案管理系统，我们可以通过高效的信息管理、储存和传递，实现企业内部信息资源的共享，推动各个部门合作、协作，并减少重复劳动，从而提高企业的工作效率，减少经营成本，提升业务水平，有助于企业快速发展。随着国家经济形势的变化，企业档案工作面临着全新的挑战，档案管理和利用工作是保障档案可持续发展的必要环节，是促进企业经济发展的重要支撑，是做好新时代档案工作的关键。随着社会对信息安全的重视程度不断提高，档案管理将更加注重档案信息化的安全性和保密性，维护档案的安全和完整，减少档案的泄露风险，保障企业的利益，为领导决策、生产、经营、科研和管理等工作提供服务。

二、档案管理工作的主要内容和流程

档案管理工作的主要内容：一般性技术材料，关键性技术材料，保密性技术材料；鉴定、批复、审批性材料，工艺技术性材料；文字材料，光盘、磁盘、图表、照片、录像等材料；复印件，原件、员工档案、荣誉证书等等。

档案管理工作的主要流程：

1.档案收集：要求分公司六部一室、各作业队定期移交各类需要归档保存的文件，确保文件的真实性、完整性和及时性。

2.档案整理：对收集到的文件按技术类、政工类、人事类、财务类、物资类、机械类、经营类、商务管理类进行分类和整理，

根据文件归档范围和保管期限表，划分文件的保管期限，剔除没有保存价值的文件。

3.档案保管：采取有效保管措施，将档案放置于专门的档案库房，确保档案的安全性,防止丢失、损坏、泄露和未经授权的访问。

4.档案利用：档案保管的最终目的和最重要的使命是提供利用，处理好“管”与“用”的关系，使保管和利用有机地结合起来，要在做好档案保管保护工作的同时，大力挖掘档案的利用价值，发挥档案的经济效益和社会效益。

5.档案统计：在档案库房内保存的各类档案实体，必须要与目录相一致。在接收档案入库时，要仔细清点；借阅档案还回后，要及时放回原处；要定期检查保管情况，不能在管理过程中出现档案缺失或与目录不符。

三、档案管理工作存在的问题和解决方案

1.作业队档案库房流动性大、档案设备缺乏维护。档案库房是保障档案工作最基本的物质基础。从维护档案的设备上看，流动性作业队库房存在条件差、通风差、面积小、潮湿等问题。解决方案：急需建立新的库房是解决档案保护工作最基本、最首要的问题。

2.档案保管意识缺乏，档案人手缺乏。档案安全保管工作在整个档案工作中具有重要意义。由于当前项目施工生产繁忙，作业队频繁搬家，档案管理人员身兼数职，在一定程度上削弱了档案管理人员的保管意识。由于资金投入不及时、档案人员缺乏、档案培训缺乏等问题，导致档案随意修补、随意放置、不注重档案的防尘、防潮和防盗。解决方案：增派人手，加强档案保管人员的培训，培养档案人员实际操作的能力。

3.档案保管制度执行不完善。档案保管在各项制度中都有体现，但都存在不深入、不细致的问题，在制度执行方面也有疏漏。由于人员少、时间紧，制度没有严格执行，工作只停留在表面，无法在实际操作中落地，导致制度效果不佳。解决方案：加强对基层档案员的指导和监督，对档案管理制度进行必要的修改和完善，督促档案员学习和理解新的档案管理制度。

四、档案管理工作的经验和教训

1.档案管理工作的经验：一是建立标准化、规范化的档案库房是保障档案工作顺利开展的基础。只有标准化的档案库房，才能规范档案管理工作。二是加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力,提升档案管理工作水平。三是建立健全的档案管理制度和规范,明确档案管理的责任和权限,确保档案的及时、准确、完整和合规性管理。

2.档案管理工作的教训：档案管理工作中常常忽略各种问题，如档案收集不及时，分类不准确、整理不规范，保管条件差，可利用程度低、档案员业务知识欠缺等“散、乱、差”的现象突出。这些问题不仅会影响档案管理的效率，还会影响档案的查阅和使用效果。加强档案管理教育培训，提高档案管理人员综合素质，是促进档案事业协调发展的首要目标。

五、档案管理工作的发展趋势

档案管理信息化是档案管理的未来发展方向，具有重要的意义和潜力。它可以提高档案管理的效率和服务质量，推动档案资源的共享和利用，促进企业的信息化进程，满足现代企业的需求。未来，随着技术的不断进步和企业的强大，档案管理工作更能为企业和员工保驾护航，其前景更加广阔和美好！