信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

徐文涛

（新蔡县河坞卫生院 河南驻马店 463500）

摘要：随着社会的快速发展，信息技术被应用于各个领域，并且发挥着重要的作用。档案信息化建设对提高档案管理工作的质量和效率具有重要的作用，改变传统档案管理模式，实现档案管理的创新，使档案管理更加科学完善。不仅能够提高档案管理的工作效率，还能更好地发挥档案管理的服务作用，满足事业单位的发展需求。随着经济的发展和时代的进步，档案管理也应坚持与时俱进的原则，重视信息化技术的应用，突出档案管理的科学性。

关键词：信息时代；办公室档案管理；效率提升对策

引言

信息技术与档案管理工作的充分结合使该工作呈现了新特点，管理对象、管理方法和服务方式等都受到了一定影响，要想提高管理水平，则要抓住发展机遇，找到融入新技术和新方法的切入点，结合档案管理要求和信息化特点，实现档案信息化的合理建设，对于实践应用中存在的问题进行全面分析和针对性管控，提升信息技术应用的有效性，并制定完善制度措施应对各类挑战，充分发挥档案信息资源的价值作用，推动档案管理工作现代化发展。

1信息时代档案管理工作面临的问题

1.1档案管理理念落后

信息时代的来临为各项工作开展提供了新路径和新方向，档案管理工作在这一发展形势下也要做到与时俱进，改变传统管理方法与模式，才能推动档案管理工作进一步发展，将档案资源的真正作用充分发挥出来。但部分单位对档案管理工作的重视程度不足，这方面的投入不到位，实际管理中还是运用老一套观念，管理方法相对单一，手段落后，不能适应社会发展新形势，也没有将信息技术的优势作用在档案管理工作中真正体现出来，在一定程度上限制了工作发展，无法为其他部门工作提供良好服务，从而限制了单位整体信息化发展。

1.2管理人员专业素养参差不齐，创新发展缺少有效动力

要想使档案管理工作实现更好的信息化发展，就需要管理人员拥有与之相匹配的专业技能和知识储备，这样才能使档案管理工作的创新事半功倍，进而切实提升服务品质。但在当前，个别负责档案管理的工作人员，并不具备该项专业能力，在知识结构、专业素养等方面都无法满足信息管理的需求，因此也使得档案管理工作很难实现突破和创新。另外，相关的培训活动较为单一，这也是导致工作人员专业素养偏低的一个重要因素。由于对信息化技术缺少深入地了解，因此无法将其更好地融入档案管理工作当中，档案信息的深层次价值难以挖掘出来，这样势必会影响档案管理信息化的创新发展。

1.3设备陈旧

有些事业单位因为受到资金等因素的制约，在档案管理信息化建设中还存在着技术设备不足的问题，尤其是缺少硬件和软件的技术投入，不能发挥档案技术在档案管理中的重要作用。另外，不重视对档案管理设备购买的规划，导致档案技术设备的更新速度比较慢，尤其是许多的档案技术设备已经不符合大数据技术和云存储的环境需求，甚至有些事业单位还在用传统的纸质档案管理，效率低下。在信息化发展的背景下，应该改变传统的技术设备更新不足和资金缺乏的问题，做好档案管理中的设备购买工作，并且拓展资金的支持渠道，为事业单位中的档案管理工作提供充足的设备和技术支持。应该到有资质的商家购买硬件和软件设备，重视对技术和设备的更新，为工作人员提供良好的工作环境，保证工作人员能够利用先进的技术和设备，不断提高档案管理的水平。

2信息时代提升档案管理工作水平的对策

2.1健全档案管理体制

为促进档案管理信息化建设工作有效开展，使该工作可以快速适应时代发展，为单位革新提供助力，则应建立完善的管理制度体制，让档案管理工作在实际开展中做到有章可循，保证整个过程的科学性与规范性，对该工作后续稳定发展也提供了制度支撑。信息时代下，与档案管理有关的相关法律法规得到了进一步完善，单位档案工作也要以此为依据对以往的管理制度进行更新与优化，使其满足单位现代化发展要求。一般会根据档案资料类型和管理要求来建立相关制度，对管理工作进行统一规划，清晰管理标准和归档格式，有利于提高管理效率。另外，在档案管理制度的支持下也可以促进每一项管理工作有效落实，强化管理质效。

2.2加强专业人才培养

人才的支持是新时期档案管理信息化发展的重要基础。对于档案管理部门来说，培养人才非常重要，尤其是培养综合素质高的人才，是全面且高效落实信息化管理的主要条件之一。与传统工作模式相比，应用信息技术需要管理人员具备较高的综合能力与专业素养，在此背景下，管理人员不仅需要掌握且灵活应用专业知识、信息技术操作能力、计算机网络知识等，还需要具备责任意识和服务意识。同时，管理人员还要掌握相关的规章制度、保密条款和法律法规等。结合档案管理现状开展分析，档案管理信息化需要的人才不仅是掌握专业知识和技能的人才，更应该是复合型人才。在建设管理人才队伍时，需要以科学的培训以及实践管理作为基础，夯实人才的能力。例如，增加选聘人才的渠道，通过社会招聘、校园招聘以及猎头推等多种方式选拔人才，吸纳专业能力强、综合素质高的人才到管理队伍。同时，加强专业培训，主要包括工作理念、专业知识、实践技能、服务态度、责任意识等，具体的培训形式有内部讲座、经验交流以及案例教学等，进而不断提升管理人员的专业素养，并且使其养成良好的创新意识和习惯、自主学习习惯等。与此同时，应加强对人才的管理，改善人力资源配置、各岗位的考核形式和内容等，突出绩效管理模式在人才培养中的激励价值，将工作效果、专业资质与工资、奖金等直接挂钩，确保激发管理人员的积极性，进而提高档案管理信息化管理水平。此外，需重视安全意识的培养。档案管理中安全是非常重要的一项内容，也是管理人员必须要具备的意识，确保在实际工作中可以注意到每一个细节，尽量降低档案信息存储和使用风险，保证档案管理质量。并且，应强化管理人员的安全意识，提高其服务时的警惕心，减少工作中的疏忽大意，在保证档案存储和使用效率的基础上进一步强化档案安全。

2.3加大开发力度

做好档案资源的开发，可以从以下几个方面入手：做好档案的收集整理工作，明确档案的来源渠道。加大对事业单位档案收集分工协作机制的建设，重视和同行业单位之间的互动和交流，吸收优秀事业单位发展的相关档案数据；优化并不断更新档案管理工作，对收集到的档案进行科学分类，以便加强对档案检索的管理，提高档案数据信息的建设质量。总之，通过合理的档案资源的开发工作能够将零散的档案进行有效的融合；不断创新档案工作思维，重视对文字和数据以外多种类型的档案的收集和整理工作，能够丰富档案的资源类型，借助完善的档案数据管理库提高档案收集存储的质量。

结语

在信息时代档案管理工作朝着创新方向发展是一种必然趋势，其不仅可以提升档案管理工作的效率，节省人力和时间，还可以使档案管理流程更加规范化，信息资源的利用价值得到充分的发挥，为人们提供更加便捷高效的信息服务。同时，随着社会的不断发展进步，应立足于多层面、全方位地探索档案管理信息化创新发展策略，使其能够紧跟时代发展步伐，进而满足人们的信息化需求，在确保档案管理工作安全性的同时，使其信息化管理水平得到有效提升，从而提供更为科学精准的信息服务。

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作者简介：徐文涛(出生年月19860201），男，汉族，河南省驻马店市新蔡县，本科，助理馆员，研究方向：档案管理，从事的工作：河坞卫生院档案管理