构造新型电子合同体系，助力企业数字化转型---上海地铁电子合同建设的探索与实践

构造新型电子合同体系，助力企业数字化转型---上海地铁电子合同建设的探索与实践

任雪松，金昊，王伟丽

上海申通地铁集团有限公司，上海，200000；万达信息股份有限公司，上海，200000

内容摘要

通过对城市轨道交通电子合同管理现状及未来发展趋势的调研分析，明确上海申通地铁集团轨道交通电子合同管理平台的建设目标和实现路径，研究建立电子合同管理体系，加强对电子合同集中管控，高度融合法律于业务管理，对电子合同与纸质合同进行关联，实现线上线下一体化，打造法律侧与业务侧数据开放共享平台。

电子合同管理平台为轨道交通企业经营活动依法运行、管理决策、跨部门协作提供依据，提供事前规范、事中监控和事后分析的全程合同管理服务；实现合同管理的规范化、标准化、通过各个环节有效管控，建立一体化管控体系，提升合同执行效率；形成多维度、多角度的复合型数据分析体系，助力企业数字化转型；与供应商开展新的合作签约模式，构建集中统一、标准规范、依法合规、安全高效的电子合同管理新模式，实现企业效益和创新效率“双提升”。

关键词

电子合同 规范化标准化 一体化管控体系 数字化转型

一建设背景

在全面依法治国引领、国家政策要求、外部环境影响和内部发展需要的背景下，合同管理成为合规管理和法律风险管控的重点。纸质合同签订跨地域、跨部门、流程较长、效率较低，传统模式不能更好地满足电子商务中“高效、安全”的需求，需要研究建立合法合规的电子签约体系。国内很多大型的企业都在打造互联网+电子合同管理体系，构筑契约新生态。中国联通、移动、电信、京粮集团、阿里巴巴、京东等大型企业都纷纷向全国各分公司和子公司推广应用，并与企业内部业务平台高度协同，实现合同标准管理、流程管理、安全管理、移动管理。

随着申通地铁集团信息化管理理念提升和自身经济的发展，信息化系统与其业务深度结合，紧跟互联网发展的脚步，探究建立合法合规的电子签约体系势在必行，信息化的安全保障也是信息系统深入应用的重点。电子签章以网络环境为媒介，以数字签名、信息加密为核心，实现印章管控可追溯、电子化、移动化，提升公司印章管控能力。

旨在努力提升企业内部管理和外部经营，建立起跨系统、跨部门、多层级的电子合同标准体系，实现全公司合同集约化管理，实现电子合同标准流程管理、电子签章应用、一体化集中管控，并运用大数据思维实现对合同信息的分类统计、管理、预警、监控、预测，降低管理成本，提高管理效率，实现企业的风险最小化、经济效益最大化。

二建设意义

合同作为企业经营活动主要载体，合同全生命周期的管控是防范企业经营风险核心和企业持续、健康、规范发展的重要保障。构建集中统一、标准规范、依法合规、灵活高效的电子合同管理模式。目前申通地铁集团合同主要包括建设合同、运维合同、经营合同、科研合同等类型，合同管理流程贯通集团以及二级单位，累计管理合同总数约7.2万条，供应商11572家，完成了合同从计划、签订、变更、合同销号备案的全过程多维度管理，实现集团相关业务系统（EAM、Greata、建管平台、科研平台、阳光采购平台、财务管理平台、上海CA签章服务平台等）互联互通。伴随上海城市轨道交通的迅速发展以及企业数字化转型，对合同管理提出了更高的要求，需要从操作性、事务性的工作层面进一步面向管理性、战略性的层面，借力先进的信息技术，构建以合同管理为主线、以风险控制为核心的合同全生命周期管理。

通过对城市轨道交通电子合同管理平台关键技术的研究，明确轨道交通电子合同管理的建设目标和实现路径，利用技术手段，建立电子合同标准化管理体系，推动轨道交通行业向数字化转型，并带来更高效和可靠的合同管理体验。建设目标如下：

(1)提高合同管理效率

通过电子合同管理平台，实现合同的快速创建、审批和签署，大大缩短合同的生命周期，加快项目进展和决策速度。

(2)减少人为错误和纠纷

电子合同管理平台能够提供规范化的合同模板和自动化的合同审核流程，减少人为因素影响合同执行，降低合同纠纷率。

(3)增强合同信息的可追溯性和安全性

电子合同管理平台记录了合同的创建、修改、审批和签署等操作的时间戳和日志，确保合同的真实性和完整性，同时也方便了合同的追溯和审计。

(4)实现合同数据的集中化管理

电子合同管理平台可以对所有合同数据进行集中存储，实现对合同数据的统一管理和查询，提供灵活的数据分析和报表功能，为决策提供支持。以电子合同为抓手，利用信息化实现对合同的规范管理和集中管控。

(5)促进合作伙伴之间的协作和合同交流

电子合同管理平台实现与各供应商的合同信息共享和协作，加强合作伙伴之间的沟通和合同执行过程的透明度。

三建设标准

电子合同管理系统在企业信息化转型中占有非常重要的地位，是企业管理中必不可少的组成部分。系统的应用应满足企业对电子合同管理的合法性、安全性、可扩展性等方面的要求。

（1）合法性

电子合同系统的核心是采用数字证书来进行鉴权认证，通过电子签章将印章或签名加盖在电子合同中，在电子合同中嵌入数字签名信息,从而保证合同的真实性、完整性、唯一性、来源确认性和不可抵赖性及印章本身的不可复制性，符合《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国电子签名法》的所有规定。

（2）安全性

电子合同系统作为企业活动中的重要平台，会在运行过程中产生大量敏感数据。因此，需要充分考虑系统的信息安全，对隐私数据加密保护、文件加密、统一日志管理、统一权限管理，确保应用数据安全、业务安全和对管理维护权限进行控制。保证数据在传输和处理过程中的安全性，做到不丢失、不泄露、不损坏、抗篡改、抗抵赖。

（3）可扩展性

电子合同系统作为企业经营的系统之一，在实际运行中必然少不了和其他业务系统对接、升级更新等问题。因此，系统的需要以国家相关行业标准为依据，以分布式开放结构为基础，提升系统对外交互能力。若系统有需求新增或者业务扩展开发时，可以满足企业业务可持续发展，进而提高企业竞争力。

四重点内容

在现有合同管理系统的基础上，为了让合同管理系统能够更好、更高效的服务全集团，实现电子合同签署、电子合同在线编辑、合同电子签章，合同履行信息集中展示及履行预警，非正常履行义务处理，及时效管理、审批催办、审批环节提醒、提高审批效率；实现合同管理的规范化、标准化、通过各个环节有效管控，延伸合同管理触角，建立一体化管控体系，提供合同执行效率。

（一）建立电子合同标准体系

通过对上海轨道交通合同类型、合同业务场景、合同流程系统调研、分析，归纳电子标准合同文本库；对集团建设、运营、经营业务合同进行标准化定义，明确标准合同使用的业务类型和环节，形成标准模板申请、模板审核、共享使用、版本维护为主线为基础的合同标准文本集中管控流程和风险预警机制，实现统一法律审核要求。

（二）电子签章实现合同签署电子化

基于电子签章实现合同签署电子化，对合同审批流程中的电子签章用印流程进行研究和实现；对电子签章的制作、电子合同签署、安全认证、电子签章、智能印控等进行研究。合同流程全部审核过后，系统自动发起电子签章待办至合同签约方经办人待办处。对于一家公司有多个印章的，系统可根据配置发送至对应经办人处进行电子签章。系统提供合同签署情况查询列表，可查看每个合同的签署进度，同时对所有签署完成的合同提供下载功能。

（三）形成电子合同大数据系统

研究申通集团现有项目系统、合同管理系统、供应商管理系统、采购系统等系统业务联动场景，基于电子合同共享协同、安全合规、风险防控等管理要点，形成数据共享、业务协同的大数据分析系统。

提供各种签署服务接口的基础上，系统还提供配套的管理服务，实现智能化的管理电子合同数据。与企业内各种业务系统无缝接入，在不干涉业务系统的任何业务逻辑前提下快速实现跨系统合同发起、合同签署、合同归档。同时结合电子文档转PDF服务、自主研发数据保全服务，从而便捷的签署每份安全、有效、合法的电子合同。

（四）形成电子合同示范作用

电子合同管理是企业运营重要载体和核心，如何借助新技术辅助合同风险管控是合同全生命周期管理的典型应用。在进行系统设计时应当充分考虑申通集团合约管理现状和未来发展趋势，以需求为导向，进行整体方案设计并形成示范应用。示范应用围绕合同起草、编辑、审核、签署、生效、变更、终止、归档全在线操作；电子化签署以及移动端合同审核、签署流程及安全性。

五关键技术

（1）KPI技术

KPI技术的核心是采用数字证书来进行鉴权认证，数字证书，即数字ID，是一种由CA签发用于识别的电子形式的个人证书。在电子合同中嵌入数字签名信息，可以确保合同的真实性、严谨性、唯一性、机密性和不可否认性。在安全领域弥补了多方契约在电子信息领域的应用空白，在信息安全领域起到了重要的作用。

（2）数字签名

数字签名是电子签名技术中使用最广泛的一个，数字签名是应用不对称的加密算法对数据进行加密，确保数据信息不被篡改。

（3）电子签章

电子合同基于数字签名的电子签章技术，允许用户在电子合同上加盖电子章，达到与纸质合同相同的效果，通过数字签名技术保证了电子合同的完整性和不可篡改性，可验证签名真伪。

（4）可信时间戳

在电子合同签署过程中加盖有效时间戳，通过可信时间戳服务可以确定电子合同在某一时间存在的确定性，为日后出现纠纷提供了具有法律效力的可信电子凭证。

（5）数字水印

电子合同内容文本中增加自定义保护性水印，可以注明时间限制和应用范围等，防止电子合同在非授权业务中被滥用。

六最终成效

电子合同管理平台为集团提供更精细化、标准化、集约化的合同管理，重点成效建立了涵盖运维、建设、经营等各业务板块的申通地铁集团标准合同库，实现标准合同从编制、报审到发布、入库及后续使用的全流程信息化，助力电子合同建设，为数据结构化打好基础，降低合同篡改风险，提高合同审核效率。按照合同法定的必备要素，在厘清业务模式的基础上，做到“五个统一”（统一体例结构、统一合同附件、统一合同组成、统一争议解决、统一合同生效）和“九个规范”（规范过程支付、规范质保金管、规范转分包管理、规范团队管理、规范权利义务、规范送达地址、规范合同编号）。

打造从招标会审、合同结构化、合同审批、合同签章的合同示范功能，并取得了很好的效果。对于公开招标的合同，第一步、招标会审开始，会从集团模板库中选取模板并对模板进行一定的修改使之更适用于当前合同同时填写招标编号作为后续任务的唯一关联值。第二步、由招标代理根据招标编号先将第一步招标会审编辑的模板代入，随后根据招标结果填写合同结构化信息，将合同内所涉及的到的基本信息都填写完成，自动代入合同模板生成合同初稿。第三步、由集团内部人员发起合同流程申请，填写招标编号后将合同初稿带入，可以点击修改结构化表单页面并保留修改历史记录。合同初稿对应的数据也会进行修改并形成合同终稿。第四步、合同审批流程结束后，系统自动发起电子签章至合同各签约方进行签署，同时管理员可在列表查看所有合同签署进度并查看合同。第五步、合同签章完成后，系统进行备案流程，自动代入合同完成签章版本，流程审批完成后进入合同库，公开招标合同完成。

非招标合同会减少第一个招标会审的环节，直接由集团法务合约人员发起合同流程申请。在合同流程申请时同步建立合同结构化数据，并生成合同初稿带入合同流程。随后流程审批通过后进行签章、备案，与公开招标合同一致。

除此之外，系统提供合同签署列表查询，用户可以实时跟踪合同签署的进度，了解每个合同的签署状态，包括已签署、待签署或已取消等状态。这可以帮助用户更好地掌握合同签署的进展情况，及时发现并解决问题，避免签署过程中的延误或错误。

直观地监控履约进展情况，便于用户迅速了解合同支付状况。还可以同时展示计划支付数据、应付数据和实付数据，方便比较和分析，有助于及时发现问题并采取相应的措施。除了图表统计外，还提供招标合同的相关信息，使用户能够更全面地了解合同履约情况，包括合同金额、履约期限等关键信息，对于企业管理和监督合同的履约情况非常有帮助。同时，各家单位对合同履约情况进行评价。通过对供应商的履约情况进行评估，可以及时发现潜在的风险和问题。确保供应商提供的商品或服务的质量符合预期。通过对履约过程的监控和评估，可以及时发现并纠正质量问题，提高最终产品的质量保证。

七结论

申通地铁在电子合同管理体系研究和电子合同管理平台实施方面取得了一定的成果，在行业内属于领先水平。合同示范功能能够很好的指导后续项目的功能升级和与业财一体化的信息共享及数据联动。后续将继续优化和完善电子合同管理体系和平台功能，提高电子合同签署和管理效率，提供更精细化、标准化、集约化的管理，以适应行业发展和企业需求的变化，助力企业数字化转型。