企业数字档案室建设的实践探讨

企业数字档案室建设的实践探讨

许莹

华电江苏能源有限公司句容发电分公司   江苏省镇江市句容市  212413

摘要：企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案室已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。数字档案室的建设属于较复杂的工程，在进行建设的时候，必须使用有关的技术来完成信息的查询，以此来做到信息的共享。在实施的时候，必须详细研究实践过程中具有的缺点，并且逐一进行处理，这样才可以促进这个技术的快速发展，加强数字档案室的建设质量。此文详细分析了数字档案室建设中具有的不足，并提出了相应的处理措施。

关键词：企业：数字档案室；建设；实践

1、建设的必要性

企业数字档案室建设是随着信息化的发展做出的一种改变，对于一些档案建设工作来说，需要在其工作基础上实现观念创新，并且通过相关机制的规范，进行更好的管理工作。在这个过程中，需要通过建设相关的档案室，对档案进行更好的管理，并且通过这种数字档案室的建设，应用一些更加先进的技术，通过创新工作模式改变工作内容，使相关的档案室建设更好发展。在这个过程中，不仅需要将一些管理思想与先进的技术进行融合，还要通过融入一些现代化的思想观念，创新管理工作，使管理工作能够更加规范。通过这种规范的管理工作，进行相关的管理，从而使企业的档案管理工作更加的安全。通过相关技术的实施，使得档案工作更好发展。

2、数字档案室建设中存在的问题

2.1 电子文件管理与信息平台建设亟待规范

随着电子信息的发展，电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势。但其在管理上仍存在大量问题，如管理制度的缺失，没有明确对电子文件生成、存储、归档以及对电子文件的真实性、完整性、安全性、可用性的规范管理；缺乏对电子文件形成之初以档案标准的前端控制，尚未建立起统一的电子文件与电子档案管理系统，没有实现文档一体化管理。

2.2 数字档案门类单一、缺乏统一管理

当前，大多数档案室室藏档案的主体多以文书档案为主，在开展档案数字化过程中，往往注重文书类档案的数字化工作，其他门类档案包括会计档案、照片档案、科技档案、业务档案等门类则没有纳入数字档案的统一管理。在数字档案室建设的过程中，如何实现各门类档案的综合统一管理，使数字化建设符合各行业的标准，也是数字档案室建设中亟待解决的问题。

2.3 档案数字化加工工作存在安全和质量隐患

目前，在开展档案数字化工作中，许多单位以委托外包的形式进行，通过招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，单位重视不够，对数字化加工的监管不到位，加之数字化加工人员的素质参差不齐和流动性大等因素带来一定的安全隐患。

3、数字档案室建设对策

3.1 提高档案意识，实现文档一体化管理

一是从管理层面，对文件和档案管理的各个环节进行综合管理、全面控制以及统筹规划，实行统一规范管理制度、统一规划组织机构、统一设计管理机制。二是从技术层面，加强对归档电子文件的前端控制，要依据《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件元数据规范》等相关标准，升级和改进现有信息管理系统，实现文件的形成、流转、审批、鉴定、归档、整理、移交、保存、销毁等各个环节工作流程的集成和信息的共享，确保其真实性、完整性与有效性，从而保证文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。三是从安全层面，注意对文件的存储、传递、共享等信息安全风险的管控，采用病毒防治、系统漏洞扫描防护、物理隔离、用户权限设置、信息加密、数据备份、容灾恢复等各种安全手段，确保文档管理系统的可靠、安全与稳定，以提高数字档案室的物理安全、数据安全和保密安全能力。

3.2加强基础设施建设，符合安全保密要求

数字档案室运行应充分利用企业现有信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；涉密机房建设应符合国家有关保密规定。应接入企业网，并与互联网隔离，管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。也可以建立企业档案部门局域网。应结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。

3.3 丰富数字档案资源，完善制度标准

数字资源建设是数字档案室的核心。数字档案室建设应注意完善室藏档案结构，不仅要有文书档案，还要有会计档案、科技档案、照片档案、业务档案等门类。在丰富和规范档案资源管理上，一方面应在集中统一管理的原则下，实现各部门纸质与电子文件配套管理，将各门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理，规范存储电子档案的要求。另一方面根据国家《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与电子管理规范》《电子档案移交与接收办法》 《版式电子文件长期保存格式需求》《基于XML的电子文件封装规范》 等要求，结合实际制定电子档案数据移交、接收、存储的规范和标准实现规范管理，研究制定数据端口对接方案，实现业务数据与档案管理的标准化和规范化。

3.4 加强外包监管，确保数字化加工的安全与质量

在与委托外包单位签订保密协议之外，应严格依据国家《档案数字化外包安全管理规范》的要求，加强数字化加工的安全管理。对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。在加工结束后，注意对数字化加工中的存储介质、移动介质、备份介质等进行安全保密的专项验收。同时，要强化数字化加工的质量监管，注重把好案卷质量与信息著录的质量验收。

3.5 完善管理机制，注重提高档案人员素质

一方面，要通过完善管理，建立起档案部门与信息技术、业务部门之间的协作机制，形成工作合力，以此来弥补现实工作中人才不足的问题。另一方面，要重视对档案人员的配备和培养，既要注重人员的素质，又要注重提高档案业务水平，要鼓励他们学习新技术、新知识和参加有针对性、实用性强的业务培训，重点加强电子文件、电子档案管理以及计算机应用技术的培训，使其在掌握档案基础理论的基础上，进一步了解和掌握档案的现代化管理方法，提高其业务素质和实际工作能力。

4、数字档案室建设问题与展望

    4.1面向用户，打造需求主导式数字档案室

首先，从供给角度出发，推进档案资源的结构性调整，不断提高档案信息的开发层次，浅加工和深加工相结合，挖掘档案的潜在信息，激活档案的潜在价值。关注对档案的分析、浓缩和提炼，根据不同需求进行专题性开发。其次，从用户需求入手，综合运用科学技术，提高不同技术之间的兼容性和互操作性，缩短与利用者之间的“时滞”，提高馆藏资源对需求变化的灵活性和适应性，扩大信息的有效供给。第三，保证开发模式的创新和顺利进行，应推动相关的制度设计与标准创新，及时推动信息的开发和利用，保证信息的驱动型增长。

    4.2服务共享，打造开放式数字档案室

首先，多层次多途径开发有特色的档案信息资源，促进馆藏资源的有序整合和渐进开发。其次，提升档案资源开发的规范性、准确性和专业化，有效消除档案共享中的沟通障碍。第三，建立规模化、开放性和互动性的档案数据群，使利用者可以通过网络技术实现自由获取和共享，建立积极的“双向”互动关系。由于数字档案室中信息量大且处于动态更新之中，所以，应循序渐进的推进共享与服务的进程。

结语：综上所述，通过企业数字档案室的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。

参考文献：

[1]刘雪婷.数字档案室建设的实践探讨[J].卷宗,2019,009(034):47.

[2]傅艳华.数字档案室建设的实践探讨[J].办公室业务,2019(15):1.

[3]徐雯雯,刘向红.数字化档案室建设问题探讨[J].办公室业务,2021(5):2.

[4]金丽萍.基层数字档案室建设实践探究[J].兰台内外,2023(8):16-18.