信息化背景下企业数字档案馆建设探讨

信息化背景下企业数字档案馆建设探讨

赵少军

中国水电基础局有限公司 天津 301700

摘要：在信息化时代，数字档案成为档案建设管理的重要形式。基于管理和服务的实际需要，我国企业在档案馆的数字建设方面有许多成功做法，而且数字档案馆建设上非常重视业务驱动作用，使档案在服务企业发展上取得显著成效。

关键词：企业档案；数字档案馆建设；策略

中图分类号：F272

文献标识码：A

引言

数字经济的出现基于现代计算机技术的成熟和数字通讯技术的迅猛发展。数据算力和网络通信技术为经济社会提供了智能化和数字化服务，因此，数字经济具有冲破时空的及时性、便捷性、直接性和数字化特点。数字经济时代，数据资源是最重要的生产要素，数据可变形、扩展和共享，因此数据资源不具备传统意义上供给资源的封闭性特质，它诞生于信息技术和经济产业的多种合作之中，能够为企业的决策和生产提供强有力的数据支撑。也正是在数据资源的影响下，企业的档案管理系统亟待突破和重组，传统资源管理模式显然不能应对数据资源的保护要求。因此，是数字经济的发展催生了企业档案管理系统的变革。

1企业档案工作信息化

随着企业档案部门信息化工作进程的深化，存量档案数字化和增量档案电子化工作都取得了重点进展。但是，据调查分析，目前企业电子文件大多处于分散保存状态，大致保存在这些部门：一是文件起草形成部门，主要是企业各类业务部门；二是各类行政部门，文件流转到这些部门而存留；三是档案室、档案馆，电子文件在这里得到收集整理，有些电子文件需要永久保存而存入档案馆。但电子文件在跨部门流转中增加了全过程监管以及前端控制的难度，导致电子文件的质量管控困难，难以在电子文件流转过程中保障质量。出于企业情报保密的需要，企业内各部门之间常常很难进行信息共享利用，更不必说企业外部的共享了，文件信息孤岛与共享服务的矛盾亟待解决。信息孤岛现象的出现导致大量异构数据转化成统一数据格式不仅成本高昂，而且转换速度低下，转化效果难以保障，致使电子文件的长久保存与长期可读的难度加大。现实就是这样，在信息化条件下，用电子文件安排部署工作成为大势所趋，它的方便快捷是纸质文件传递无法比拟的。但相对档案工作部门来说，这却是一个新课题，企业档案工作部门必须积极响应，应对这个难题和挑战，妥善解决好电子文件的归档保存问题，保证企业档案信息资源的真实保存以及实现共享服务和有效利用，为企业运营提供智能分析和辅助决策支持。

2信息化背景下企业数字档案馆建设策略

2.1业务驱动型数字档案馆

数字档案馆是“运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供利用的档案信息集成管理体系。”由这个定义可以看出，数字档案馆不仅是一个技术系统，还是一种新的管理模式，是一种信息文化。在企业档案管理领域，数字档案馆是企业信息化发展到一定阶段后的必然产物，它是企业信息化建设的一种高级形式，它包括信息资源建设、信息处理、信息存储、网络应用技术、网络安全保护等企业信息化建设的方方面面。其中，企业档案信息数字化、档案管理现代化和档案利用网络化是企业数字档案馆的基本特征。企业数字档案馆建设与企业个体的具体情况紧密联系，有其特殊的体系、规则和标准，它受到企业发展目标、信息化发展水平、企业管理团队信息化素养以及企业经营发展状况的多方面制约，因此，“业务驱动”的理念是企业数字档案馆建设的根本所在。业务驱动型企业数字档案馆是指“企业档案部门以快速响应企业业务需求为出发点，以信息化技术为支撑，实现对电子文件、电子档案及其他类型的企业信息资源在内的收、管、用等有效管理的信息机构。”[8]其中，企业的业务需求包括两个方面：一是“内务”，就是从档案业务管理的视角进行思考设计，建立对电子文件与电子档案进行有效管理的方式方法及工作流程，实现档案管理与业务工作高效、无害对接，使得档案管理对业务活动的影响“最小化”，增强档案部门与其他业务部门的协调性；另一个是“外务”，就是档案管理为业务活动提供支持的角度出发，主动创新档案信息服务业务工作的领域和方式方法，推动档案信息更好地服务业务工作，实现档案服务功能的“最大化”。综上，这两方面的需求都是企业数字档案馆建设需要调查清楚并处理好的重要内容。其中应该以响应外务需求为重心，这样才能促进企业其他业务部门愿意与档案部门协同进行电子文件和电子档案的管理工作。

2.2筑牢基础，完善档案资源建设

加强档案收集，规范收集机制，强化企业重大活动、重点项目、重点业务和特重大时间应急处置等档案的收集，确保做到应收尽收，应归尽归。逐步开展档案征集、新媒体信息采集，完善档案资源结构。对非涉密档案持续进行数字化转化，对增量档案及时加工，形成以数字资源为主要内容的档案资源体系，完成传统载体档案管理向数字信息管理的转型。促进电子档案的收集和归档，探索论证电子档案单套制管理在企业档案管理中落地的可行性，从档案管理的源头进行档案数字转型。

2.3创新引领，加快档案信息化建设

加强基层单位档案信息化工作指导，档案信息化建设工作一个都不能少。推进档案信息管理系统的升级，建立高效实用安全的信息化基础。加强库区管理智慧化、档案实体传输无人化、档案实体整理自动化的建设，推进实体管理的转型，努力在行业内走到前列。继续加强档案管理新课题的研究，深化数字档案馆、大数据挖掘、AI的档案应用、档案系统与业务系统衔接方面的研究，为行业内档案管理转型提供理论支撑。加强电子档案归档，健全相应制度，落实相应要求，保障电子档案来源可靠，要素齐全，加快推进电子档案归档工作。落实档案数据一拖三备份、异地异质备份，完善和加强相应机制，在加快推进档案信息化建设的同时，保证档案安全底线。持续加强档案信息化工作，主要推进实体档案的数字化工作和数字化成果的管理，包括：（1）推进公司档案部门馆藏实体档案数字化，推进基层单位实体档案数字化建设；（2）尝试非结构化数据的结构化转化；（3）推进档案系统的升级改造；（4）推进电子档案的收集；（5）逐步完成档案向信息转化，信息向资源转化，为档案的价值创造和效率提升奠定基础。

2.4创新应用新型信息技术，提升数字档案管理效能

一是继续探索将“大数据+云计算”技术应用到数字档案数据分析领域，为企业档案编研工作提供有力指引。要探索通过大数据技术对档案资源进行精确化检索，然后再利用云计算技术对档案资源中相同的数据进行集中整合，再由档案管理人员提取信息进行编研的新型档案开发利用模式。二是继续探索通过区块链技术助力档案存储整合，实现云存储和安全管理的目标。要进一步通过区块链对每一份数字档案进行加密处理，形成相应的密钥。任何成员只要访问该档案，就会留存相关的记录，进而确保访问记录可追溯。

结束语

企业档案管理数字化转型符合时代发展要求，也满足企业的发展需求。因此企业应当充分了解数字经济时代大背景下，档案管理的未来发展出路及具体转型目标。档案资源实现数字化、信息化发展是大势所趋，单套制档案管理系统是未来的主流管理内容，企业当从管理手段开始转型，进而牵动管理模式和管理制度，实现企业整体的数字化发展，体现企业在数字化时代下的实体驱动力。

参考文献

[1]胡霞.企业信息化驱动机制及其模式选择研究[D].徐州：中国矿业大学，2013.

[2]埃森哲揭示2014年六大数字技术趋势大型企业正转型为数字化组织[J].电脑与电信，2014（3）：10-11.

[3]秦军艳.基于全过程安全管理的档案保护新理念与新模式探究[J].档案管理，2021（6）：72-74.