浅谈如何高质量撰写会议纪要

浅谈如何高质量撰写会议纪要

安胜宝 刘宜

（中铁武汉电气化局一公司建设分公司 湖北 襄阳 441000）

摘要：会议纪要是根据会议情况、会议记录、会议文件以及其他有关会议材料，经过综合整理、精细加工而形成的一种概括性强、凝练度高、指导性强的法定公文，具有情况通报、指导工作、执行依据的作用。撰写会议纪要是办公室的日常工作之一，也是办公室工作人员的基本功，写作者必须时刻保持高度的责任感和强烈的事业心，突出“精心、精准、精细、精密”，高质量完成写作任务，全面、完整、准确反映会议情况。

关键词：会议纪要；高质量；撰写

一、认识和把握会议纪要的特点

会议纪要是记载传达会议内容的一种重要公文形式，是领导班子民主决策、集体智慧的书面体现，也是指导和推动工作的依据指南。

（一）会议纪要的作用

一是总结会议的成果，通报会议精神、记载会议活动，积累留存资料。二是约束和指导有关单位和人员贯彻执行会议精神，促进工作的开展。

（二）会议纪要的特点

一是具有特定的记载对象、记载内容，可以反映取得一致意见的内容，也可以反映未取得一致意见的内容。二是具有较强的提炼和择要功能，会议纪要不同于会议记录，不是对会议的所有内容的机械记录，而是对会议内容加以整理和提炼，择其精华和主要精神予以纪之，以突出“要”字。三是具有惯用的称呼用语，通常采用第三人称，段首惯用“会议认为”“会议提出”“会议决定”“会议强调”“会议号召”等。

二、了解掌握会议纪要的流程

（一）会议前期的注意事项

一是要明确会议目的、会议纪要阅读对象。专题会议：通过会议纪要将会议重要事项会知涉及部门或报送更高级别领导，使其了解本次会议的内容、决议，尤其让领导审批或拍板。这种会议一般为了协调某些跨多部门的重大事项，目的性强，会议纪要能传递的信息非常关键，所以事先就要了解这个会议召开的目的是什么、最主要的是想通过会议传递什么信息、确定什么事情，然后在纪要中突出。例行会议：通过会议纪要明确近期需落实事项，统一思想、传递任务、碰撞火花，敦促参会人员执行相关事宜。所以要事先对任务事项有所了解，会议中专注于捕捉主要事项及负责人员，将相关项目或事项、时间限制、相关负责人清晰列明。决策类会议：通过会议纪要详细记录会议决定的事项、过程、参与决策人及其意见、结论。如重大决策事项，重大项目安排事项，重要人事任免事项，大额度资金运作事项等，常用于各级领导机关的办公会，如省长办公会议、市（县）长办公会议，央企、国企的股东、执行董事办公会、党委会会议、总经理办公会会议等。

（二）会议准备的注意事项

掌握会议议程、了解参会人员信息：必要时还必须通过邮件等方式提醒相关参会人员的参会时间、会议议题及会议相关议程材料，为后续起草会议纪要提供便利。掌握参会人员联系方式：提前将会议相关人员联系方式录进手机通讯录（手机、座机，虽然一般企业内部通讯软件有相关信息，但紧急时还是不如手机通讯录快速）。掌握会议室电话/视频使用技巧：记录公司所有会议室会议电话，了解会议电话如何使用（包括单方通话、多方通话使用技巧，每个公司都有差异），提前了解单位会议室视频会议如何使用。

（三）会议过程中的注意事项

务必录音，每场会议必须录音，一来方便起草纪要时方便翻回来领悟领导意思，二来也是将会议过程存档，有备无患。做好笔记，在了解会议的目的、议程的基础上，腾出更多精力用于准确记录和领会大领导的讲话意见，记录关键词句。理清领导的思路和逻辑，抓住最主要的要点。撰写会议纪要。文书模板：了解自己的单位是否有专用的会议纪要格式和模板，或相关文书格式要求（页眉页脚、对外正式字体、字号）。明确会议要素：列明会议时间、会议地点、会议主持（如果是召开会议的领导可写上，非领导可不写）、参会人员（重要会议还需区分出席、列席）、会议记录。明确会议主题，一般习惯在正文第一段明确并做个总结，如“X年X月X日，XXX（召开会议的领导）主持召开了XXXX会议，会议就XXXXXX（会议主题或核心事项）进行了充分讨论/研究，达成共识/形成一致意见/部署XXXXX，相关内容纪要如下：”。

三、会议纪要的内容结构和写法技巧

（一）会议纪要的内容结构

会议纪要的内容一般由标题、开头、正文和结尾四个部分组成。1.标题。由会议名称和文种组成。这有两种情况，一种是直接以会议的名称和文种组成，如《中铁某局某公司总经理办公会议纪要》。另一种是由正、副标题组成，正标题突出会议的主要精神，副标题中列明会议名称和文种，如《努力实现新世纪的良好开局—中国共产党中央委员会xxxx会议纪要》。标题下面写明会议纪要的形成时间。2.开头。一般写会议的概况，包括会议的依据、目的，召开的时间、地点，参加会议的人员，会议的议程，主要收获或基本估价等，文字上力求简洁、精练、实在。3.主体。这是会议纪要的主要内容。主要写会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定，提出的任务、要求等内容。写好这部分内容，需要对会议的内容进行原始分析、概括和提炼加工。

（二）会议纪要的写法及技巧

写这部分内容常用的方法：一是概述法，即把会议的程序、进展情况综合在一起，概括地叙述出来，主要写会议的情况及成果，而不反映意见性、要求性的东西。写情况性纪要常用此方法。二是分项法，即把会议内容归纳为几个问题来写。会议规模较大、内容较多、涉及面较广时可以在深度、广度上有条理地反映会议内容，常用“会议认为”“会议指出”等词语引领下文。三是提要法，即把会上有代表性的发言，按顺序抓住要点写出来，如实反映与会人员讨论情况及其态度。4.结尾。一般有两种情况，一是在会议纪要的最后提出希望，一般单独作为一段结束全文；二是不作结尾语或结束段，最后一个问题讲完就是全文的结束。

四、写会议纪要须注意的问题和要求

（一）写好会议纪要必须注意的问题

一是善于正确集中会议讨论的意见，多方了解各种意见，既要反映多数人的意见，也要反映少数人的正确的意见，并须经过与会人员的反复讨论修改，取得与会人员的同意后，方可发出。二是突出会议中心和要点，做到重点突出、主题明确。三是条理化，对会议讨论的问题和意见分类别、分层次、分顺序地加以归纳，使人们看后能够把握要领，便于记忆和落实。具体来说要做好以下4个方面的部署。①注重挖掘背景信息。提及相关项目时，必要时增加一两句话语交代背景信息，让未参会人员、上级领导能够理解事情的来龙去脉。②注重领悟领导意图。会议中务必记录领导说话的关键词，纪要最关键的是传递大领导下达了什么信息，但又不能直白的说了XXX领导说了什么。一般以会议强调、会议认为、会议指出代替，同时要善于利用、换用领导原话，善于拓展领导原话。③注重行文逻辑主次。厘清会议思路，有会议议程按议程展开。但有些领导可能思路比较跳跃，不一定会按照节奏出来，中间还包括插科打诨、训话、打断等等，因此纪要务必不能按时间先后，不能记流水账，切记会议纪要不是记录，要注重语言的提炼和逻辑的重组。④注重语言风格。会议纪要一般不能过于直白，但也不宜虚话连篇。同时注意用词严谨，官方话要有，有时候还需提炼；领导原话、关键词句要兼顾，如何把两者结合好，非常考验技巧。

（二）抓住重点，突出“纪”和“要”的特点

“纪”强调纪实性。纪实是会议纪要承载会议精神、记载会议情况的必然要求。在撰写过程中要坚持以记录客观事实为主要职责，最大限度还原会议的真实情况，做到不遗漏会议重大信息、不曲解会议主要观点、不偏离会议议定结论，注重归纳整理一致或基本一致的意见，并充分体现会议主持人的总结讲话精神。“要”强调概要性。合理取舍打基础，聚焦会议主旨，运用书面语言，充分阐述与会议主题紧密相关的内容。适度深化出精髓，对重要但未充分阐述的内容，在保持“原汁原味”的基础上适度补充或延伸。例如，会议上领导在听取汇报过程中的插话或者提问，以及在讲话中使用的某个案例，其中可能会蕴含具有导向性的信息，应该结合领导此前的阐释，以及会议的综合情况，将背后的工作要求科学提炼出来，并在会议纪要中透彻阐述。统筹整合显逻辑，各项内容按领域、程度、顺序、主责部门等分清层次，避免简单罗列。一份会议纪要如果有多个议题，要站在总体的角度检视内容是否有交叉、重复和矛盾，确保总体上全面系统、各部分协调有序。

（三）行文严谨，坚持“严”和“实”的文风

严谨无误确保经得起检验。撰写会议纪要时，要在守好政治关、政策关、法律关、文字关等基础上，注重实现指向明确并能适应现实情况。力求内容准确，对于纳入会议纪要的事项和表述，知其然并知其所以然，有不懂的必弄清、有疑问的必确认、有数据的必核对。力求表达准确，做到字斟句酌，防止歧义，为了防止情势变更、挂一漏万等，应特别注意保留涉及程度、范围等的灵活性表达。例如，使用“科学处理”“稳妥处置”或“非必要”“必要时”等具有一定弹性的词语。务实可行确保落实得下去。召开会议是为了解决问题、推动工作，因此会议纪要不仅要做到观点鲜明、文风朴实、文字精练，更要体现指导性和可操作性。例如，按照路线图、任务书、时间表、责任制的标准写会议纪要，可以让相关单位看到会议纪要就明晰工作目标、时限和要求，倒排工期、挂图作战。找准工作部门，科学确定牵头落实责任，避免主体缺失造成工作缺位，也要避免贪大求全罗列过多部门，造成“三个和尚没水喝”。写实工作要求，坚持问题导向、目标导向、结果导向，按照会议精神点清问题所在、定好目标任务，在科学预判的基础上，多用具体时间节点代替“尽快”“抓紧”等词语。

（四）高效兼顾,实现“快”和“稳”的统一

从快从早制发，及时推动工作开展。会前要深钻研，结合审核把关会议议题和材料，深入学习上级要求、全面了解政策规定、及时熟悉工作进展、准确把握问题症结，提前做到心中有数。会中要勤记录，准确全面记录会议情况和讨论部署的内容，特别留心留意会议中提出的重要判断和关键举措，边听边记边思考，为会后第一时间高质高效撰写会议纪要打牢基础。会后要快动手，以终为始、趁热打铁。从稳从紧审核，严格遵守保密要求。除了总结性会议，一般会议酝酿讨论的事项都处于发展推进阶段，相关信息是否在适合的范围流转，对能否高质量落实上级部署和会议精神有重大影响。依法规范定密，结合会议材料和讨论内容，精确识别密点，科学区分事项涉密情况并确定密级。避免简单处理，对于同时存在涉密议题和非涉密议题的会议，可以采取制发不同会议纪要的形式，让涉密议题和非涉密议题的会议纪要物理分离，兼顾国家秘密安全和非涉密信息资源合理利用。准确确定范围，结合参会单位、事项内容和部署要求，科学确定会议纪要发送对象，让会议信息和部署“应该知道的人知道，不应该知道的人不知道”，全力消除泄密风险。

五、会议纪要文字处理方面的心得

（一）理顺

理顺，包括两个方面的工作，一个是根据讲话内容划分不同的部分，让读者看后能够明确会议纪要的主旨和内容。一般而言，参加会议者的讲话基本是一种“即席性”的，有的可能有个讲几部分的书面提纲，有的虽没有提纲，但事先也会有个“大概讲几块”的考虑。像这两种情况，整理时分几个部分都比较明确。有的则事先没有提纲，也没有“讲几块”的考虑，而是全赖即席发挥，边想边讲。像这类“即兴发挥”、内容较散乱和冗长的，就应予以统揽全篇、划分内容、合理取舍。再一个工作，就是无论哪一种“即席发挥”，整理时都要将前后交叉、“枝节”重复的内容进行分类合并，让其各归其主（即划归到各小标题下）、各表其意，使纪要提纲契领、简明扼要。

（二）修改

口头语言与书面语言的最大差别在于前者表达灵活随意而直白，后者必须严谨规范、缜密准确、逻辑分明。因此整理时必须在对记录稿的大幅度“修改”上下功夫。比如，对“估价”“探讨”之类的话，就要注意“过”；对一般性、常规性的话，就要注意“漏”；对讨论性、建议性的话，就要注意“捡”；对总结类、归纳类的话，则要注意“敲”，使其更为严谨。在语言的修改方面，应尽量去除“口语”，代之以规范性的书面语言；在内容的取舍上，要注意用分析、剥离的方法，去掉“虚”的部分，保留“实”的部分，增强可操作性（一般情况下，不用修饰性词语，不用感情色彩丰富的词语）；在秩序安排上，则要注意“要次分明，以主为先”，也就是重要的内容一定要安排在前面，以示突出重点。

（三）补删

会议纪要的补删工作既很重要，也很经常，同时必须坚持原则。从“补”这方面来讲，一是补缺，二是延伸。补缺，就是对应讲未讲、有必要补充的问题，整理时要予以补上去，也可以说是一种“补充回忆”；延伸，就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题，整理时要顺着讲话者的原意作适当补充和深化，使之更为合理、充实和完善。从“删”的方面来讲，除了注意删除前后重复的内容和与议定主题关系不大的内容外，更重要的是要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容，也可以说是删去那些多余的话和不可操作性的内容。

（四）规范

用好规范语言，会议纪要十分讲究表述层次，先写什么，后写什么要非常明确，语言要十分规范，要少用修饰词，不讲含糊不清、模棱两可的话。要站在会议的高度，综合全局的意见，而不能突出个人的意志。通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的，如常用的规范语言有“会议听取了”“会议认为”“会议指出”“会议要求”“会议强调”“会议决定”“会议原则同意”等。

六、结语

总之，写好会议纪要充分了解和把握以上五个大点，并在工作中结合实际运用，做到具体请情况具体分析，切实当好办公室的“参谋”和“助手”，发挥会议纪要的效力和作用，达到“以文辅政”的作用，助推工作的高质量发展。

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