浅谈做好国有企业综合办公室文秘工作的见解

浅谈做好国有企业综合办公室文秘工作的见解

朱熹

湖南省煤业集团资兴实业有限公司 

摘要：国有企业综合办公室具有承上启下，内外沟通，联系左右等相关功能，行使协助行政，企业管理，外事协调等职能。文秘是办公室的重要组成部分，是企业领导的参谋助理，在国有企业的运行和发展中起着重要的政府职能作用。本文就怎样做好办公室文秘谈几点看法。

关键词：国有企业办公室  秘书管理系统  办公室文秘

引言：办公室文秘素质的高低，直接关系到国有企业的工作好坏。办公室秘书是国有企业中的一个重要岗位，担负着衔接，协调各个部门和传达相关指导文件的重要职责。只有保证办公室文秘有较好的专业知识与技能，才能够使办公室秘书功能与作用得到最大化。

一、办公室文秘应具备的基本素质

作为现代国企办公室秘书、好员工助理应具备以下四个要素。

1、在市场经济中，国有企业要深入了解、学习国家政策，办公室文秘要了解、把握政策法律和法规。

2、现代国有企业文秘是集人员类型，人才类型，业务类型，公共关系类型等为一身的多面手，必须具有较好的文化素质、知识结构与办公技能并重，同时从事管理学，管理法学，经济法学等方面的工作，并且熟悉基本知识与实务，对企业的生产建设，经营管理，营销服务有一定的认识，对国有企业所从事的产业了如指掌。

3、现代国有企业文秘要有很强的工作能力，能领会领导意图，能管理与处理各种繁杂事务，能“说”，“应”，“写”，“通”等，从而使其能够获得信赖，工作成功高效。

4、现代国企文秘除具有以上基本素质之外，还要具有现代领导素质。比如，向管理团队提供服务，秘书处能配合其意向，通过提供调研和分析等活动起到“决策前”的作用；同时还需要执行领导决策的能力。这是秘书作为助理参谋所应具备的最主要品质。

二、做好办公室文秘工作的具体措施

1、健全完善的管理体系。

随着现代国有企业制度逐渐确立，推行标准化、规范化和科学化的管理方式不仅是深化国有企业改革的重点，也是国有企业管理发展的不可逆转的趋势。办公室作为企业内部信息传递和综合协调机构，其管理工作在整个企业中起着承上启下的枢纽作用。因此，办公室的运营管理需要与国有企业的实际运营状况相融合，构建一个符合其独特性质的标准化流程，以确保办公室工作能够高效和规范地进行，并为办公室在发挥参谋助理角色方面提供强有力的制度支持。

首先，我们需要对办公室的现行规章制度进行深入地审查、修改和完善，并对其进行全面地总结、评估和梳理。通过制定内部控制规范文件来强化对办公室的约束机制。加强规则和条例的可行性和相关性，以确保内部监督事务厅的活动能够标准化和定期化。

其次，我们需要构建一个以岗位责任制为核心的基础管理体系，以加深办公室员工对制度的认识和对标准的理解，确保他们能够严格遵循各项规章制度和工作流程。加强对办公室人员的管理，制定相应的考核指标并进行有效的落实。同时，要对规章制度的执行情况进行监督和检查，一旦发现工作不到位，应立即进行纠正。

最终，构建一个文件收发的管理系统，并采用限时沟通管理系统来优化业务流程集成。通过使用高效和先进的办公工具，提高办公效率，并迅速完成了交付给管理层的各项任务。在信息化时代，企业需要通过有效地组织结构来提升工作效率。办公室的内部员工需要充分利用他们的集体优势，强化各个岗位间的交流与合作，致力于实现无缝地协同工作，从而提升办公室工作的总体效能。

2、精通信息管理工作，并充分利用“信息库”的功能。

文秘需要充分发挥其作为参谋助手的角色，首要任务是准确了解国有企业的内部状况以及与之相关的外部信息，对于国有企业来说，信息在其运营和成长中的作用日益凸显。

首先，通过报纸、杂志、网站等多个渠道广泛搜集国家产业政策和产业的重要信息，然后进行分类提炼，为领导提供参考，为国有企业的领导作出快速而准确的决策奠定基础。

其次，要充分发挥综合协调的功能，按照分工来协调实质性的服务，优化相关信息的收集流程，以增加信息来源的多样性和多元性。在广泛搜集外部资料的过程中，还需要深入了解国有企业的内部情况，深入到实际、基层、多个层面和各个领域去掌握工作的最新进展，文秘要有针对性地深入研究，获取第一手的信息，整理成信息数据，并对研究报告进行深入的分析，以便为国有企业在解决问题和规划发展方面提供有价值的信息和建议。

3、采用高效的工作策略可以增强文秘的工作效能。

在国有企业的改革和发展过程中，办公室文秘需要充分发挥综合管理的优势，采用有效的工作方法，真正服务于领导，服务于国有企业，从而提高工作效率。

首先，需要制定一个合适的计划方案。办公室文秘不仅可以直接向高层领导阐述自己的看法和建议，还可以通过公开演说、深入研究或分享信息来给出意见。在实际操作中，办公室文秘需要根据实际情况选择合适的参与策略，特别是要重视领导团队的个性和涉及的事件的细节，确保他们的观点和思考与国有企业的总体工作方向保持一致，并整合领导团队的意向，以确保总参谋部的审查工作能够有效执行。

其次，要明确工作的具体规模。在领导的决策过程中，办公室始终起到了辅助的作用，它的主要职责是辅助领导进行决策，绝对不能背离领导的决策方向。办公室文秘需要站在领导的立场上，明确问题所在，严格地遵循所有的纪律规定，办公室文秘在国有企业的行政综合管理中扮演着关键角色，它应当支持领导结构的建立，执行标准化的管理，并确保规章制度得到恰当的执行。

最后，优化工作流程。在办公室的日常工作中，办公室文秘需要重视工作的核心内容，深入研究工作的策略，并努力提高工作效率、集中力和主动性。从事物的发展趋势出发，需要确定工作的入口点和影响点，解决主要和次要的问题，从而有效地提高工作效率。

4、加强督查检查的能力，确保他们在工作中起到有效的“协调者”角色

首先，有勇气督查检查。从一定意义上来看，办公室文秘的职责实际上是对领导能力的扩展，也是协助领导者执行任务的有力工具。

其次，善于督查检查。为了确保检查工作的高效性，办公室文秘必须密切关注国有企业的决策执行状况、持续出现的问题以及员工的紧迫利益。这需要在地方层面进行深入的调查，全程追踪执行进度，并及时与相关部门进行协调，以确保执行工作的高效性。

最后，善于督查检查，与核查团队紧密合作。秘书处的工作人员需要更加主动地进行督查和检查，这不仅涉及管理层所委托的任务，还包括在国有企业的决策布局和各种会议组织过程中，对执行情况进行监督和检查，以便更有效地推动各项工作的进展。

结束语：在目前这个新的时代背景下，国有企业在改革以及发展的过程中，对办公室文秘工作提出了更为严格的标准。作为机关重要组成部分的办公室也要适应国有企业形势的变化，与时俱进地进行自身的建设。办公室的工作人员需要紧密跟随国有企业的发展方向，展现出创新、主动、诚实和务实的工作态度。通过完善的管理体系、信息输入机制、改进工作流程和加强检查机制，办公室文秘可以确保工作的质量以及效率，并充分利用员工助手在国有企业的制度改革和持续发展中的关键作用。

参考文献：

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