浅析新媒体时代档案管理的规范性和应用方向

浅析新媒体时代档案管理的规范性和应用方向

秦颖

广州市白云区局烟草专卖局（分公司），综合管理部

广州市白云区黄石西路456号 510000

摘要：随着大数据时代的发展，传统档案管理模式已经逐渐无法满足当下企业档案管理需求，现代化、数字化档案管理已成为必然趋势。如何将档案管理从传统模式逐渐过渡，如何建立更加完善的管理规范等，成为国有企业需要面对重要课题。本文通过对档案管理现状、规范性和应用方向进行分析，提出新媒体背景下，从注重档案管理制度建设、档案管理人才队伍建设等方面，就档案管理基本工作路径有效梳理和优化。

Abstract：With the development of the era of big data, the traditional archives management mode has gradually been unable to meet the current needs of enterprise archives management, and modern and digital archives management has become an inevitable trend. How to gradually transition the archives management from the traditional mode, how to establish a more perfect management norms, has become an important topic that state-owned enterprises need to face. Through the analysis of the current situation, standardization and application direction of archives management, this paper puts forward that under the background of new media, the basic working path of archives management is effectively sorted out and optimized from the aspects of the construction of archives management system and the construction of archives management talent team.

关键词：档案管理；新媒体；规范性；人才培养

1研究背景

随着世界科技及中国科技日新月异的发展，新媒体已然成为日常生活、企业管理等的必要方式。新媒体涵盖了各种数字化媒介，如传统媒体、网络媒体、移动端媒体、电视和报纸杂志等，而在档案管理领域，更是存在着前所未有的巨变和挑战。大量的有经济价值的新媒体作品、学术类文件等都是应当对其进行档案管理的有效对象。新媒体时代产生的这些学术文件和视频等等比传统时代的文字更加直观和容易接受。从档案内容的多样性、档案的数量、档案的保密性、档案的互联实时性都需要以新媒体为载体，将档案进行数字化管理，才能大大提高工作效率与企业的规范化管理。基于社会科技发展，新媒体时代的到来，不仅给人们日常生活带来巨大的变化，同时也对档案管理工作带来新的挑战。

2新媒体档案管理的现状

在纸质档案管理时代，通常以“卷”“宗”“件”“份”等为单位，将工作中的档案分门别类进行管理存放，无论从空间性、安全性、广泛性等都存在一定的弊端，而今的大数据时代，纸质档案已经远远无法满足档案管理的需求。20世纪90年代，随着互联网的兴起，新媒体逐渐从传统媒体脱离出来。21世纪初，新媒体进入了一个高速发展期，随着互联网、移动互联网、物联网的兴起，新媒体已成为一个广泛应用的领域。新媒体覆盖面也在不断扩大，不再仅限于文字、图片传播，而是包括视频、音频、应用程序、社交媒体等在内的多样化内容。近几年，5G时代的到来，人们对信息传播将更加依赖于5G技术带来的快速、便捷、流畅的信息传递方式，在如此社会背景下，档案管理的负担也随着信息爆炸急剧加重。

3辩证看待新媒体时代档案管理的优劣

档案信息资源是个人、企业甚至国家的宝贵财富，确保档案信息安全是档案工作中的永恒主题。硬件方面,数字化信息的载体一般有磁盘、硬盘等，通常由金属、石英或高分子材料制成，而长期存放的情况下，腐蚀、老化、磁场干扰等使得存储载体的使用寿命是有限的，存在一定的安全风险。同时自然因素的影响如地震、火灾等不可抗力因素，也同样会造成档案文件的损毁和丢失。

3.1新媒体时代档案管理的优势

数字档案应当以传统纸质档案为依据，在此基础上加以补充和完善。由于纸质档案空间和时间上的局限性，就需要利用数字档案在音频文件、视频文件等方面进行进一步的具象化补充，使得档案内容更加完善、更加具有使用性、真实性和便捷性。例如：某活动的开展时间、地点、性质、参与人等，均在纸质档案中有着详细的文字说明，此时就可在数字档案中补充项目的具体图片资料，也可将该活动以拍摄视频的方式加以保留存档，如此便可为后期工作的开展提供更加清晰真实的依据。

3.2新媒体时代档案管理的劣势

云存储技术的出现为信息存储提供了更加便捷的技术条件，无论从空间性，还是时效性上都是一个巨大的进步。然而在云存储的安全和隐私性的问题上，始终是所有客户最担忧的问题。如若云端数据泄露，或者云端服务器遭受攻击，使得数据丢失。无论是个人或者企业，甚至国家的利益都会造成巨大的损失。所以在享受云存储时，要清楚地了解使用云服务的风险所在，有选择性地使用。无论是本地存储还是云存储都各有千秋，档案管理人员必须具备相应的专业知识，才能更安全地进行档案管理工作。

4新媒体时代完善档案管理的对策

4.1科学制定档案管理标准，保证归档工作规范性

坚持统一领导，分级管理原则，传统档案往往在入库时会加以封存，不得随意调用、更改。那么数字档案应当同样遵循此原则，由于数字档案独特的共享功能，使得档案在使用上比纸质档案更加快速和便捷。如此，就需要加强在档案管理分类中，需要着重注意哪些文件可以共享，哪些文件需要加密，哪些文件可以集体编写，哪些文件不得随意篡改，如此才能保证档案文件的统一性和保密性。例如，企业资金往来数据、竞标招标文件等都是极具商业隐秘性的，需要以单独的方式进行加密存储。再比如人员资料收集等，又是需要多数工作人员共同完成的，则需要让其具备一定的开放性。

结合实际，制定管理机制，在传统档案管理逐步向数据化过渡和探索的阶段，盲目地制定规则，急于求成是不可取的。不同工作性质的单位企业，应当根据自身特点，结合具体工作内容，工作性质等，适当学习和借鉴国内或者国际上其他企业的管理成功案例，取长补短，以找到适合自身的管理机制，达到长期稳定健康发展的目的。

4.2合理运用5G数据，保证档案管理完整性

纸质档案的在收集、整理、保存中的分类方式，需要在数字档案中同步映射，以保证档案信息的完整性和一致性。在数字档案可能存在相关凭证不足时，能够追根溯源，及时调取纸质档案作为依据，使档案的基本功能得到保障。

5G时代的来临，相较于以前3G、4G时代，更快的网络传输速度，使得人们接收信息的速度也同步的增长。如今的档案管理已不再仅仅局限于文字记载，照片留存了，音频、视频等具备更详细更直接的文件已成为档案管理的主流。在大量的文件档案管理中搜索引擎的使用，更使得在查找档案的快速性上具备更大的优势。数字化档案管理新技术的使用，可以更加便捷、精准地对档案信息中的声音、图像、文字等进行归类和集中管理，并且保证档案信息都可以以非常生动活泼的形式保存并且再现，极大地丰富了现代档案信息管理的形式，也为丰富档案内容提供了良好的基础条件。

4.3建立有效保护系统，确保档案管理安全性

国家档案管理规划将社交媒体作为核心任务之一，以确保电子文件的安全性。如果管理不善，可能会导致重要文件的泄露，影响工作的正常进行。因此，应该利用现代计算机技术建立有效的保护系统，以确保档案的安全性，提高工作效率，帮助工作人员更好地管理电子文件，促进档案信息的传播和共享，同时也可以充分发挥档案信息的社会价值。例如，2020年至2022年全球遭受新冠疫情的肆虐，中国在国内实施的以健康码为辅助抗击疫情的办法，起到了功不可没的社会作用，而健康码在疫情中以极快的速度覆盖到全国，使得人们无论在日常生活，工作出行中都能够从大数据中实时观测到自身的感染风险等，也为疫情管理提供了有效便捷的路径。但健康码每天巨大的数据录入、数据速算等，使其在跨省跨域性、实时更新情况等一度成为困扰民众、困扰防疫管理的重大难题。国家不得不投入更多的人力物力，不断出台更多管理办法使健康码的正确导向性更完善。健康码的收集管理在抗疫阶段也是数字化档案管理的内容之一，由此可见，在新的环境中，档案管理依旧存在技术上，专业人员操作上的各种难题。

4.4加大培训力度，建设档案管理人才队伍

科技的迅猛发展，使得各种技术的运用快速更新迭代，然而相关工作的技术人员的专业素质却参差不齐。首先在重视程度上，新媒体档案管理不仅仅是把档案资料输入电脑中就标志着进入信息化管理了。相比于传统档案管理更丰富，更多元化的内容，使得档案的分类、更新、维护就需要做到更细致，如此才可以在使用时更能够提高工作效率；其次，在档案管理办法上，如何更科学，更高效地进行管理，不是埋头苦干或者独自摸索，而是应该与时俱进，勇于接受档案新知识的再教育和培训，在通过系统地学习后，甚至能够进行档案信息深层次的研究与开发。

目前，在各个行业的基层工作中，具备一定素养的档案管理工作人员仍旧存在着巨大的缺口，这使得企业在档案录入的第一步上就存在缺陷，从而导致整体档案的不完整、不规范，长此以往必然会对长期的档案工作发展造成不可忽视的影响。所以企业对于专业档案业务人才的培养也应有着足够的重视和长远的规划，例如提高一定的经费比例、招录专业对口的管理人员、加大培训投入等，力争打造建设一支精通电子技术与档案管理的新时代人才队伍。

5展望新媒体时代档案管理应用方向

档案管理工作，早已不再是简单的体力劳动了，现代社会巨大发展的现状下，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的加深，档案信息化建设的目标也要及时地作出相应的调整，需要专业的理论知识和与时俱进的现代化技术手段，不断发展创新，探求更加高效、更加完备、更加便于利用的档案管理方法。

计算机技术、互联网技术在各行各业的应用发展让其已然成为本世纪的主导力量。首先，档案管理的无纸化趋势已经在日常生活、办公中开始成为普遍现象。无纸化办公在经济上，能够有效地节约企业日常运转成本；在沟通交流上，能够将繁琐的步骤精简化；在管理上，能够更加统一化、系统化。其次，除了传统的纸质、照片档案、现代化的音频影像档案外，档案管理的多样化也有巨大的进步与发展空间。例如近年出现的VR视频技术，可以利用专业的设备，从三维的角度，更加真实全面地还原影像；再比如无人机技术的逐渐普及，可以更简单便捷地在高空进行拍摄，从新的角度，使得影像内容更加丰富，更加完整。诸如此类，或许都将成为未来档案管理工作中非常重要的一环，因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真面对和解决档案信息化建设中当前和今后所遇到的各个方面的问题。

参考文献

[1]赵洪来.浅谈新媒体环境下数字归档管理新技术的发展以及应用.万方数据，2017.12:73—74.

[2]阚枫. 中国新媒体发展有哪些展望?.新媒体蓝皮书发布，中国新闻网，2022.8.18.

作者简介：秦颖(1987.12-)女,汉族,本科,中级经济师（工商管理）,广州市白云区烟草专卖局（分公司）。研究方向：企业管理。