城市供水工程基建档案精细化管理研究

城市供水工程基建档案精细化管理研究

邹林瑞

农安县自来水有限公司  吉林长春  130200

摘要：城市供水工程的建基档案管理工作从表面看来并没有较高的重要性，但若是在工程档案中清楚记录所有项目的实际步骤和开展流程，对于这当中出现的问题能够及时解决，就可以确保整个工程有着良好的施工效果和档案管理效果，推动档案管理工作的进行更加合理化、规范化。本文首先分析了城市供水工程基建档案管理现状，结合实际情况探讨了城市供水工程基建档案的精细化管理工作和具体细则，以供参考。

关键字：城市供水工程；基建档案；精细化管理

引言

城市供水工程基建档案的精细化管理是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前，精细化管理已在各行业深入开展。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念，“没有最好，只有更好”，因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求，一种管理思维，一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践，其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实，对企业持续改善产品，事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。城市供水工程基建档案工作是基建项目的重要组成部分，是整合与集成工程生命周期中各阶段管理信息的工作，是完成工程建设和竣工验收的前提和保证，亦是基建工程进行审计、管理、验收及改扩建的依据性材料。根据基建工程档案工作的实践和思考，只有全过程实行精细化管理，才能推动基建档案工作的高质量发展，实现工程建设和工程档案工作共享共赢的目标。

1 城市供水工程基建档案管理现状

城市供水工程基建档案具有多源性、周期性、专业性、多样性、文件的成套性以及管理的动态性等特点，无论是基建工程参与人员还是档案人员在档案管理上都或多或少存在以下问题。

1.1 档案资料不规范

对建设单位从事工程招投标、报建、施工现场管理等工程管理人员以及施工单位、监理单位的资料员而言，由于管理方式不一致，使得部分文件资料记录不规范。如合同协议只签名字不签日期、签字潦草无法辨认、不耐久书写字迹等；各种试验、质量检验记录、竣工图他人代签等现象。

1.2 档案内容不真实

城市供水工程基建档案是基建过程的真实记录，其内容质量必须反映基建工程实际，但在归档的文件资料中经常出现随意涂改等现象。如施工记录数据、试验报告数据有涂改，但未签字确认；设计变更后竣工图修改不到位，造成竣工图与基建工程实际现状不符等，为工程的改扩建和维修设置了障碍。

1.3 档案归档不完整

在城市供水工程建设过程中工程综合管理及建设前期文件等依据性文件多为复印件；招投标文件未中标单位投标书及资质不齐全；原材料质量证明文件不能全面反映原材料的使用情况；监理文件及质量管控文件不规范；工程配套设备开箱资料不齐全；财务审计整改后未重新编制财务决算报告等

2 城市供水工程基建档案的精细化管理

2.1 前端控制制度化

制度是城市供水工程基建档案管理工作顺利开展的基础和支撑。建设单位应建立起覆盖城市供水工程建设全过程的文件档案管理制度和业务规范体系，使档案工作有章可循，应明确城市供水工程档案工作的要求，理顺业务部门与档案部门的接口关系，提供制度上的保证。对于建设单位档案部门来说，应形成规章制度和业务标准目录、企标，并严格要求设计、施工和监理单位实施。

2.2 计划管理精细化

建设单位应明确工程文件归档主节点，对单位内专兼职档案人员加强宣贯，对参与建设单位、施工监理单位进行工作交底，过程中重视节点的时效性，依托多项目管理系统实现档案工作计划管控。

2.3 文件收集简单化

工程文件形成后应由业务部门或参建单位及时收集，即“谁形成、谁收集、谁归档”，这是确保工程档案完整性的一项基础工作。首先是分解，将传统的“归档范围”分解成普适性的单个业务模块的文件收集清单（见表1）。

表1 城市供水工程文件模块化收集清单目录

其次是组合，根据每一工程的实际情况，选择必需的模块清单进行组合，形成每一具体工程的文件收集清单。最后是深化，根据每一工程特点，对文件收集过程中的关键点及易错点在收集清单中加以特殊标识，提醒收集人员重点关注。

2.4 过程监督精准化

建设单位档案部门应对本单位相关业务部门和参建单位工程文件的形成、收集、整理和归档工作进行精准地监督指导。精准包括时间上的精准和内容上的精准，时间上的精准在于事前提醒胜于事后监督，档案部门对相关业务部门在重大节点开始前进行归档提醒；对参建部门在工程开工前进行档案工作交底。内容上的精准即对建设单位和参建单位的监督指导侧重点不同，发现问题时档案部门应开展专项督导，贯彻“纵向到底、横向到边”。

2.5 文件归档常态化

一般情况下，工程建设档案归档时间会严重滞后，带来整改困难、工程竣工验收阶段归档任务过重、档案数字化工作无法及时开展等弊端，因此将工程文件归档时间提前，与工程建设过程基本同步，实现文件归档常态化。可采取一文一归、一事一归两种“预归档”模式。“一文一归”是借鉴航天产品现行文件管理的做法，形成一份，收集一份，预归档一份。“一事一归”实质是微阶段归档，即在工程建设过程中完成一项工作就将这项工作中产生的所有文件预归档。此时需对工程建设过程中的事项进行梳理，设置合理的预归档节点（见表2）。

表2 工程建设预归档节点分类汇总表

2.6 验收整改深入化

供水工程建设过程中，会经历各类节点，检查验收过程中会发现各种问题，如何整改是一个很重要的环节。完成整改并不是唯一目的，建设单位应在整改工作中引入管理归零的方法。档案部门在监督检查的同时，应定期对问题进行分类清理和深入分析，通过开展QC 活动等办法，举一反三，不断完善规章制度，持续改进管理流程，努力提升管理水平。

2.7 专业学习全面化

在档案管理工作中管理人员监督指导不能只局限于完整性方面，还要注重准确性和有效性，因此工程档案管理人员既要熟悉本单位的相关管理制度，又要了解工程管理和施工的专业知识，包括以下几项内容：工程建设法律法规、工程报建知识、招投标管理知识、合同管理知识、建筑工程技术知识、施工管理知识、工程图识图知识、造价管理初步知识等。

3 结语

总之，城市供水工程基建档案管理工作必须适应新形势，彻底转变传统的“末位”观念，树立“先行”意识，通过精准策划为基建工程管理工作起头、开路，优化档案工作流程，创新管理模式，实现基建档案工作和工程建设的全面融合，让参与工程建设与管理的人员都能更便捷、更广泛地分享档案工作之利，从而大幅提升管理水平和管理效率；与此同时又可促进广大工程建设与管理人员支持基建档案工作，与档案工作者形成合力，共同推动基建档案工作的高质量发展，实现工程建设和工程档案工作共享共赢的目标。

参考文献：

[1]高莉莉,孙伟,王科伦.浅析如何提高工程档案质量及管理水平[J].中国建设信息化,2019(06):66-67.

[2]韩晓艳.浅谈如何做好某供水工程目标考核档案管理[J].东方企业文化,2015(07):76.

[3]刘斌.城市供水工程档案管理工作存在的问题及对策建议[J].兰台世界,2012(S4):90-91.