基于社会信息化视角下档案管理转型研究核心思路分析

基于社会信息化视角下档案管理转型研究核心思路分析

李慧

河北省卫生健康委员会综合监督服务中心050051

摘要：随着当前城市信息化发展的速度不断提升以及档案管理信息化技术得到全面发展，基于档案信息获取构建下的各类技术方式正在呈现出百花齐放的趋势，对档案的充分利用也已经成为了专门的学科。在这种情况下，传统档案管理服务方式已经无法全面匹配当前公众的需求，对档案工作未来的发展也造成了影响。本文主要探索了社会信息化角度构建下的综合性档案管理转型思路。

关键词：社会信息化 档案管理 转型

随着当前信息技术的不断发展以及社会对档案需求的方向不断发生变化，档案信息化的环境也和过去相比发生了翻天覆地的变化。在当前信息化档案管理的框架模式下，只有对传统档案管理理念进行全方位的改变，更进一步通过创新对档案管理进行多方面的升级，对服务水平进行更进一步提升，才能使得档案管理真正的为人民服务，为社会服务。

1基于社会信息化框架构建下的档案转型遵循原则

1.1 技术应用需要和资源进行整合协调

和档案信息相关的技术主要包括下面的几个方面：首先是基于档案信息构建下的数字化技术，比如档案信息的数据库技术、纸质文件的高速扫描电子版转换技术和数据压缩技术等等。第二是针对档案网络化相关的服务技术，比如档案管理区域的局域网和公共网络的相关建设、访问权限控制技术和各类网络信息传输技术等等；第三则是信息安全技术，比如针对档案密码加密的技术、档案病毒防御技术和身份鉴别技术等。在当前信息化的视域下，档案馆和各类档案管理信息机构需要通过上述信息技术应用把档案信息进行全面分类聚集，这样不但可以对当前电子文件和已经归档的数字技术信息进行更进一步的全面管理，还可以使得档案馆以及档案机构进行更加全面的协调，更进一步地构建起紧密的网络资源联系，从当前的档案使用者角度对档案信息进行全方位的管理。

1.2 择优分类和循序渐进并重

随着当前信息化进程的不断提升，以及人们对档案的重视程度不断提高，我国已经充分意识到当前进行档案信息化管理的重要性。随着信息化角度下的档案管理处于不断转型的状态，有关部门也需要进行更为长期的规划，对档案信息化的水平和数字安全管理建设也需要提上日程，进行全方位的提升。

在进行相关档案信息数字化管理的过程中，数字化实体档案对象需要根据当前的需求进行基于多角度构建下的择优分类，对那些符合相关要求，可以满足大众日常使用需求并且使用频率较高的档案进行数字化优先处理，在资金有限的前提下优先保障这部分的数字化档案内容。同时档案管理机构需要根据档案使用的频率和各种档案类型需求做出相关的预测，对数字化转型构建下的纸质档案类型进行明确，对各类具有不同使用对象的档案进行保密等级分类，针对性地进行档案信息的安全保障。

经过筛选的数字化档案内容需要针对性地保持其主要的完整性，比如教学档案和科技档案等可以进行择优分类，按照学科或者型号等内容进行整理。但是无论怎么整理都要保证这些档案信息历史上的紧密相关性，按照收集和管理的相关档案原则对数字化档案的信息进行全面而真实的反映，避免由于信息结构不完整导致的有效信息不完善等各类问题。

在进行档案管理的过程中，不同地区和行业需要根据自身的发展情况基于《信息化发展规划》为主要蓝本和依据，对本地实际的信息规划进行全面制定，并分批分次按照相应的步骤和流程进行推广。比如在政府档案管理信息化的过程中，各级有关部门需要制定和《档案法》配套的地方性档案法规和业务流程规范，对各类如城市记忆、民生档案、专门档案在内的档案数据库进行更加合理而有序的整合，对各类档案信息进行合理规划和开放，更进一步促进数字档案相关地区的馆藏的优势得以体现，对馆藏自身的利用价值和利用范围进行更进一步的全面扩大。

而在针对档案管理的技术标准方面，各级部门可以针对性地制定相关档案信息存储格式的标准、原始材料保管的数据标准和软硬件以及网页阅读规范的标准，通过对软件和硬件进行统一性的管理，就可以对当前的档案信息内部进行高效而有序的通用格式传输，而这有助于保证当前相关资料数据来源和编码格式得到统一的规范和全面的落实，使得软件和硬件的通用性标准得到更进一步的推进，并在统一标准化管理的思路上进行全面的管理。

3社会信息化视域构建下的档案管理转型需要处理的若干关系

首先要处理的是综合档案馆以及各类内部档案管理机构的关系。综合档案馆相对其他的内部档案管理机构，其主要意义体现在档案馆是档案管理的枢纽。在内部档案管理机构对信息进行全面的集成和开发过程中，综合性档案馆需要建立起统一标准的规范化模式，把内部档案资料按照统一的标准以及数字化流程进行移交和归档。而内部档案管理机构则需要对日常的管理资源进行统一规范和录入，并整理成相关的格式送到综合性档案馆进行储存，以方便未来调用的时候可以通过综合性档案馆进行信息资源的下发。除此以外，综合性档案馆还需要负责对外交流，强化自身的中枢地位，和本地区内部的各类档案管理机构进行联系的加深，同时作为异地数据备份的仓库建立起构筑全国联网的档案信息和检索服务中心中的一环。

其次是强化传统载体档案和数字档案之间的关系。所谓的传统载体档案就是指纸张类档案、音像档案和磁盘档案的内容。在这其中以纸质档案为主，而数字档是指上述纸质案内容的数字化体现。传统载体档案出于安全性考虑一般来说是不对外部公众进行开放的，而用户由于无法把这些档案收集进馆，档案馆的资源也无法被公众利用。但数字化档案馆可以把这些传统载体所记录的档案进行数字化转化，在统一编码和格式的前提下，把这些数字文件基于局域网传输保存在各类档案室和相关的档案机构当中，再通过授权的形式交给档案馆进行管理；档案馆再通过相关的需求对这些信息进行全面的编著和索引。经过重新编码的数字化档案则可以对公众开放，公众可以利用互联网信息对这些数字化资源进行全方位的查找，对那些保密程度相对较低的档案档案馆可以进行互联网传播，公众可以直接在互联网上在任意时间进行档案信息的调取和查找，最终使得档案得到充分的利用。

结论

基于社会信息化角度的档案管理转型需要经历一个漫长的过程。在国家和社会对档案管理进行全方位重视的前提下，在各部门的协助之下充分认识到档案转型的意义，最终积极推动档案管理的全面转型，使得数字化信息化档案在社会当中全面推进，让档案更加便于全社会的调取和使用。为社会发展做出自己的贡献。

参考文献

[1] 毛宝珍. 事业单位档案管理信息化建设研究[J]. 科学与信息化,2023(23):34-36.

[2] 高敏怡. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究[J]. 科学与信息化,2023(17):1-3.

[3] 赵晓英. 信息化背景下事业单位人事档案管理创新策略[J]. 科学与信息化,2023(6):196-198.