档案管理存在的问题及对策研究

档案管理存在的问题及对策研究

张婷

吉林省药品检验研究院  吉林省  长春市  130000

摘要：档案管理是一个组织或机构中非常重要的环节，它涉及到信息的收集、整理、保存和利用等方面。然而，在实际操作中，我们常常会面临一些问题，如档案保管不规范、信息安全隐患、档案利用效率低下等。因此，研究档案管理存在的问题并提出相应的对策，对于提高档案管理的质量和效率具有重要意义。

关键词：档案管理；问题；对策

（一） 档案保管不规范

档案保管不规范是档案管理中常见的问题之一。在许多组织和机构中，由于缺乏统一的档案分类和标识系统，档案的整理和归档变得困难，容易导致档案的混乱和遗失。此外，档案存储环境不合适也是一个问题。许多档案可能存放在潮湿、阳光直射的地方，这样的环境容易导致档案受潮、发霉或损坏。另外，档案保管责任不明确也会导致档案管理的问题。如果没有明确的责任人负责档案的保管和管理，档案可能会被忽视或随意处理，从而影响档案的完整性和可用性【1】。

为了解决档案保管不规范的问题，可以采取以下对策：

1. 建立统一的档案分类和标识系统：制定明确的档案分类和标识规范，确保档案的整理和归档有序和规范。例如，可以根据档案的类别、时间、地点等因素进行分类，并使用统一的标识符进行标识，便于查找和管理。

2. 提供适当的档案存储环境：建立恒温恒湿的档案库，采用专门的档案盒和文件夹进行存放，以保证档案的安全和完整性。档案库应该避免阳光直射、潮湿等不利于档案保护的环境，同时要定期进行检查和维护，确保存储环境符合标准要求。

3. 明确档案保管的责任人：建立档案保管责任制度，明确档案保管的责任人和相关的管理制度和流程。每个档案的保管责任人应该清楚地知道自己的职责和义务，确保档案的安全和可靠性。同时，还可以建立档案保管人员的培训和考核机制，提高他们的专业素质和责任意识【2-3】。

（二） 信息安全隐患

随着信息技术的发展，档案管理中的信息安全问题也日益突出。档案存储和传输的安全性问题是一个关键的隐患。在传统的档案管理中，档案通常以纸质形式存储，容易受到盗窃或损毁的风险。而在数字化档案管理中，档案的存储和传输可能面临网络攻击和数据泄露的风险。此外，信息泄露和篡改也是一个严重的问题。如果档案的安全措施不到位，可能会导致档案信息被非法获取或篡改，从而影响档案的可信度和完整性。另外，缺乏有效的权限控制和审计机制也会增加信息安全的风险。

为了解决信息安全隐患问题，可以采取以下对策：

1. 加密和防火墙：采用加密和防火墙等技术手段来保护档案的存储和传输安全。通过加密档案数据，可以防止非法获取和篡改。同时，建立防火墙来阻止未经授权的访问，保护档案系统的安全【4】。

2. 权限控制和审计机制：建立完善的权限控制和审计机制是非常重要的。通过设定不同的权限级别，可以限制档案的访问范围，确保只有授权人员才能查看和操作档案。同时，建立审计机制来监控档案的访问记录，及时发现和处理异常行为。

3. 员工培训和意识提高：加强员工的信息安全意识培训，提高其对信息安全的重视和防范意识。员工需要了解信息安全的重要性，掌握信息安全的基本知识和技能，遵守相关的安全规定和操作流程，确保档案的安全和可靠性。

4. 定期检查和维护：定期对档案系统进行安全检查和维护，及时修复漏洞和弱点，确保档案系统的安全性。同时，建立紧急响应机制，应对可能出现的安全事件和突发情况，最大限度地减少损失【5】。

（三） 档案利用效率低下

档案利用效率低下也是档案管理中一个常见的问题。档案检索困难是一个主要的原因。由于档案数量庞大且分散，往往需要花费大量的时间和精力来查找所需的档案。此外，档案信息共享不畅也是一个问题。在传统的档案管理中，档案通常以纸质形式存储，难以进行远程共享和协作。另外，档案利用的时间和人力成本也较高，需要大量的人力和时间来处理和利用档案。

为了提高档案利用效率，可以采取以下对策：

1. 建立高效的档案检索和共享系统：建立档案检索系统，通过关键词、日期等方式快速定位所需的档案。同时，建立远程共享平台，方便进行档案的共享和协作。这样可以提高档案的查找和利用效率，减少时间和精力的浪费。

2. 采用数字化技术提高档案利用效率：通过数字化技术将档案电子化存储和检索，可以大大提高档案利用的效率和便捷性。数字化档案可以快速进行全文检索，提供更多的检索方式和准确的结果，方便用户快速找到所需的档案【6】。

3. 加强档案管理人员的培训和专业素养：提供相关培训和学习机会，提高档案管理人员的知识和技能。他们需要了解并掌握档案管理的最新技术和方法，熟悉档案的分类和标识规范，掌握档案检索和共享的操作技巧，以提高档案利用的效率。

4. 定期评估和优化档案利用流程：定期评估档案利用的流程和效率，发现问题并进行优化。可以通过流程改进、技术升级等方式，提高档案利用的效率和便捷性。

总之档案管理存在的问题主要包括档案保管不规范、信息安全隐患和档案利用效率低下。为了解决这些问题，可以采取一系列的对策，如建立统一的档案分类和标识系统，提供适当的档案存储环境，明确档案保管的责任人，加强信息安全保护，建立完善的权限控制和审计机制，提高档案利用效率等。通过这些对策的实施，可以提高档案管理的质量和效率，为组织或机构的发展提供有力的支持。

参考文献

[1] 徐频.高职院校基建档案管理存在的问题及对策研究[J].文存阅刊, 2021, 000(017):72.

[2] 李乔.企业科技档案管理中存在的问题及对策研究[J].城市周刊, 2022(31).

[3] 张焕萍.市政工程施工档案管理存在的问题和对策研究[J].质量与市场, 2022(13):3.

[4] 隋萌.医院干部人事档案管理中存在的问题及对策研究[J].兰台内外, 2022(8):3.

[5] 林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].  2021(2016-3):66-66.DOI:ConferenceArticle/5af27d14c095d7165880606e.

[6] 王秀云.市政工程施工档案管理存在的问题和对策研究[J].石油石化物资采购, 2022(36).