信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

崔娟娟

内蒙古华电新能分公司 内蒙古 呼和浩特 010010

摘要：随着信息化时代的到来，办公室文书档案管理工作面临着前所未有的挑战与机遇。传统的文书档案管理方式已无法满足现代社会的高速发展和高效需求。因此，创新办公室文书档案管理工作成为当务之急。因此，将围绕信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径展开讨论，分析现有问题，探讨解决方案，以期为办公室文书档案管理工作提供有益的参考。

关键词：信息化；办公室；文书档案管理；策略

引言

信息化时代文书档案管理工作的效率和质量得到了较大的提高和改进，工作人员的工作压力和负担也有所减轻。但同时信息化的应用也为数据安全带来了一些隐患，文书档案管理过程中还存在一些问题和不足，比如档案管理难度大、安全意识不足等。因此，应积极适应信息化时代的要求，加强对文书档案管理工作的了解，不断提高信息化管理能力和水平，构建管理体系，加强云计算应用等多种途径有效提高文书档案管理工作效率和质量。

1办公室文书档案管理信息化建设的意义

办公室文书档案管理信息化建设可以实现档案的数字化、网络化和智能化，大大提高档案管理的效率。通过信息化手段，档案的检索、调阅、归档等工作可以快速完成，减少了人工操作的繁琐性和出错概率。同时，信息化建设可以实现档案信息的实时共享，提高决策效率，为企事业单位提供更加便捷的服务。办公室文书档案管理信息化建设有助于提高档案的安全性。信息化手段可以实现档案的数字化存储，减少纸质档案的存放面积，降低火灾、水灾等自然灾害对档案的破坏风险。此外，数字化档案可以进行多份备份，确保档案的完整性和可靠性。通过信息化技术，还可以对档案的访问权限进行严格控制，防止档案泄露，确保档案安全。办公室文书档案管理信息化建设有助于实现档案资源的共享。企事业单位可以通过内外部网络平台，将档案信息共享给相关部门和人员，提高档案的利用率。同时，企事业单位可以与其他机构开展合作，实现档案资源的互换和共享，为业务开展提供更为丰富的档案支持。办公室文书档案管理信息化建设可以推动管理创新。信息化手段使得档案管理人员可以从繁琐的纸质档案管理工作中解脱出来，有更多精力投入到档案内容的挖掘和利用上。此外，信息化建设还可以促进档案管理模式的变革，从传统的“保管型”向“服务型”转变，为企事业单位提供更加优质、便捷的档案服务。

2文书档案信息化管理存在的主要问题

2.1未能充分认识信息化的重要性

信息化是文书档案管理工作的基本趋势，是实现文书档案管理工作升级换代的必然路径，更是应对全社会对事业单位档案信息需求的基本手段。但文书档案信息化管理的前期工作较为繁琐，相关数据信息的整理、归纳和上传共享存在一些技术难点，给从业人员带来不小的考验。由于没能认识到文书档案管理信息化的重要价值，或者受传统工作理念的影响，不利于文书档案信息化管理的顺利开展，极大地影响了事业单位文书档案信息的综合化和全面化供给。

2.2档案管理人员的专业素养有待提高

文书档案信息化管理需要具备较强的信息处理能力，掌握大数据、云存储与智能化档案管理的方法，能够充分利用高新技术处置文书档案。但多数文书档案管理人员仅熟悉纸质档案的管理方法，缺乏良好的档案信息资料处理能力，无法处理来自OA系统、移动互联网端和其他方式传递的多种类型的文书档案信息。目前，基层事业单位未能对文书档案管理人员进行岗位培训，缺少对相关人员档案管理工作的绩效评估，影响了文书档案管理效果。

3信息化时代办公室文书档案管理工作的有效措施

3.1加强云计算应用

云计算技术的应用，不仅可以提升文书档案管理的效率和质量，还可以进一步优化管理流程，提升服务质量。在云计算的帮助下，文书档案管理人员可以更快地处理和分析数据，从而为决策提供更为精准的数据支持。此外，云计算还具有数据安全性和可持续性的优势。在云计算的环境下，文书档案的数据可以得到有效的保护和存储，避免了因数据丢失或损坏而带来的不便。同时，云计算的可持续性也使得文书档案管理可以不受地域和时间的限制，随时随地提供服务，满足了用户的需求。

3.2构建管理体系

首先，明确各部门职责。在构建管理体系的过程中，需要明确各部门的职责和权限，确保各项工作开展有序。例如，设立专门的档案管理部门，负责档案的接收、整理、归档、利用等工作，其他部门则根据工作需要，配合档案管理部门完成相关工作。其次，完善档案管理制度。建立健全的档案管理制度，包括档案收集、整理、归档、利用、保管、销毁等各个环节，确保档案的完整性和准确性。同时，加强对档案管理人员的培训和考核，提高其业务素质，确保档案管理工作的专业性。再次，强化档案信息化建设。充分利用现代信息技术，加强档案信息化建设，提高档案的检索、利用效率。建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化、智能化，降低人工操作的误差，提高档案管理工作效率。此外，加强档案安全防护。加强对档案的安全防护，确保档案的保密性和完整性。采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，保障档案库房的安全。同时，建立完善的档案信息安全制度，防止档案信息泄露，确保档案数据的安全。

3.3加强设施配备

在完善设施配备的同时，我们还应当注重人才队伍的建设。培训专业化的文书档案管理团队，提高他们的信息化管理水平，使他们在实际工作中能够充分利用现有设施，发挥设施的最大效益。此外，我们还应当加强对外交流合作，引进先进的文书档案管理理念和技术，不断提升我国文书档案管理工作的整体水平。此外，我们还应当重视法规制度的建设。建立健全的文书档案管理制度，明确各部门和人员的职责，确保各项工作有序开展。同时，制定相应的奖惩措施，激发工作人员的积极性和主动性。只有硬件设施、软件设备、人才队伍和法规制度协同发力，才能推动文书档案管理工作的信息化建设不断向前发展。在此基础上，我们要积极推动文书档案管理工作的创新。利用大数据、云计算等先进技术，深度挖掘文书档案中的有用信息，为决策提供有力支持。

3.4提升工作人员信息化素质

提高文书档案管理工作效率和质量，还需关注工作人员的心理健康和职业素养。心理健康是工作效率和质量的基石，应当关注工作人员的心理状态，提供必要的心理辅导和支持，帮助他们缓解工作压力，保持良好的心理状态。同时，加强职业素养的培育，引导工作人员树立正确的职业道德观念，培养严谨的工作作风，以确保文书档案管理工作的质量和效率。此外，建立完善的考核机制和激励措施也是提高文书档案管理工作效率和质量的关键。制定科学合理的考核指标，对工作人员的工作绩效进行全面评估，确保考核的公正性和准确性。

结语

信息技术重构了文书档案管控环境，在提升文书档案管理质量的同时，更好地满足了用户对个性化和精准化档案的需求，极大地增强了办公室文书档案的处置能力，通过文书档案展示了单位发展建设取得的成果。新时代，要优化文书档案管理体制，加强信息技术的投入与更新，依托专业档案技术人才和良好的档案管理体系，发挥大数据在文书档案中的基础性作用。

参考文献

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[2]　李赫恩.探析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].四川劳动保障,2019(08).

[3]　王英.新时代文书档案管理工作的改革和创新[J].黑龙江档案,2018(04).