数智时代企业档案工作创新路径探析

数智时代企业档案工作创新路径探析

田红威1 段晓红2

北方联合电力有限责任公司 内蒙古 010000 2. 内蒙古华夏朱家坪电力有限公司 内蒙古 010399

摘要：为了更好地步入信息化时代，紧跟数字化发展浪潮，企业需要构建起信息化的档案管理工作形式。数字化时代的企业档案管理工作为企业带来了新任务、新挑战以及新机遇。本文将围绕数字化时代下企业档案管理转型发展进行研究分析，以期为企业档案管理转型工作提供一定的参考和借鉴。

关键词：数智时代；企业档案；创新路径

引言

在信息化时代，数字档案成为档案建设管理的重要形式。基于管理和服务的实际需要，我国企业在档案馆的数字建设方面有许多成功做法，而且数字档案馆建设上非常重视业务驱动作用，使档案在服务企业发展上取得显著成效

1数字化时代下企业档案管理信息化建设的重要性

1.1能够顺应时代发展新要求

随着信息化时代的到来，各项信息技术不断创新，信息化时代下的行业变化也日新月异。在这一背景下，企业档案管理工作的开展也渐渐向着无纸化的办公形式转变，企业档案管理工作的信息化建设程度逐渐加强。在现有形势下进行企业档案管理工作的信息化建设有着较为重要的价值和实际意义。站在企业角度进行分析，企业档案管理工作，主要含义是企业在进行生产经营以及管理活动开展的过程中，管理工作中所形成的文件资料。这些文件资料往往具有较高的价值，并且形式各不相同、样式繁多。近年来，我国社会向着智能化和信息化的方向改变，大数据、云计算等技术得到了更多行业的青睐，现有时代下的企业信息化建设工作得到了良好发展。

1.2有效提升企业核心竞争力

对于企业来说，信息化工作建设涉及较多的数据。这些企业数据是企业的数据资产，可以在未来为企业带来较为可观的经济效益。因此，务必要引起企业的重视和关注，良好保存企业数据资产。通过对企业档案信息化管理工作进行分析，可以发现数字化档案是企业发展中的一个重要部分，能提升企业的核心竞争力。因此，企业应该充分利用大数据、云计算技术等进行数据分析，为企业自身带来更多的价值。另外，加强企业档案信息化建设工作，也能够更好地让企业档案管理工作与互联网技术平台进行有效融合，使人工档案管理中的一些不足与弊端得到改善或弥补，更好地实现自动化生产作业，节约企业以及工作人员的时间和精力，使档案管理工作中的有关操作更加便捷、省力。

2数智时代企业档案工作存在的问题

2.1编研工作内容大幅增加

企业档案编研工作需要通过对各种资料的收集、整理、筛选、分析和编写来形成有价值的编研成果。随着信息时代的到来，信息来源逐渐多元化，企业档案编研工作的内容和形式也随之变化。除了传统的纸质档案，还有电子档案、网络信息、移动端信息等多种形式的数据需要处理。与传统的纸质档案不同，当前的企业档案大多以电子档案的形式存储，意味着编研工作者需要更多的技术支持，相关人员需要掌握更多的技术工具来处理这些数据，如需要掌握文本识别、数据挖掘、人工智能等技术来提取有价值的信息和资料。此外，电子档案、网络信息等非结构化数据的处理难度较大，不同类型的数据需要采用不同的处理方式和技术工具，既要求编研工作者具备更高的专业知识和技能，也需要编研工作者花费更多的时间和精力对相关数据进行处理和分析。

2.2档案信息安全风险增大

应用大数据技术进行企业档案编研工作，随之而来的一个问题就是档案信息安全风险的增加。随着数据量和种类的增加，企业的档案信息数量激增，档案信息的规模和复杂度不断扩大，也带来了新的安全风险。大数据技术处理的企业档案通常包含商业机密、财务数据等机密信息，如果未能采取必要的安全措施，这些信息可能会被人恶意窃取，导致企业产生巨大损失。在大数据技术处理企业档案的过程中，如果数据被篡改，将会对企业造成不可估量的损失。例如，财务数据被篡改可能导致企业税收问题，员工信息被篡改可能会导致人力资源问题。由于企业档案数量庞大，尤其是合同、协议等重要文件一旦丢失，可能会产生法律问题，将会对企业的运营和管理造成严重影响。

2.3数字化技术应用区间与传统管辖行为之间的摩擦问题

档案管理有固定的管理框架，在传统管理层面，这一框架不曾得到根本性的改变。数字化技术的应用让智能档案管理框架尽可能多地取代了传统框架，最大限度地完成了管理空间的跨越式发展，但摩擦问题也由此而来。智能化档案管理系统提供给企业更强的集约保障，它突破了人力资本的限制，以较少的虚拟空间取代了较多的人力输出，以扩大单位应用面积的方法优化了管理效率。然而，框架从建设到应用，新旧两代之前绝不是取而代之的关系。该如何正确处理传统档案管辖行为成了重要问题。

3数智时代企业档案工作创新措施

3.1明确企业对档案管理行为的应用要求

为保证电子档案与传统档案管理行为之间的平衡，企业需要先对管理对象的应用要求进行分析。企业运行阶段、组织阶段、筹划阶段的档案信息层次不同、内外承接关系不同、所具备的资本应用价值和增值效果也不同。所以企业需要控制资源流向，借助智能管理系统对档案资源进行验证、记录和储存。由于信息层次低，因此承接内容有了一定的保障，其增值效果虽然无法在第一时间内凸显出来，但是通过智能技术的汇总和压缩，能够从低到高对档案信息层进行智能排列。信息数据不再惧怕断层和丢失，利用行为和参数捕捉，能够做到长久的内外承接，这也是实现企业档案管理标准化和一体化的最好做法。

3.2提高对档案管理信息化建设的重视程度

企业档案管理工作的创新需要以管理理念的创新作为开端，以发展的观点看待档案管理信息化建设，提高对该项工作的重视程度，并以理念的创新促进信息化建设工作实践的有序落实。一方面，企业管理层应建立企业发展大局观，并坚持以人为本、服务先行的档案管理工作基本方针。另一方面，应结合企业发展实际情况及未来发展需求，全面梳理与革新当前的档案管理工作内容，为信息化建设的落实奠定良好基础。

3.3提高档案管理人员综合素养

通过对内定期培训、对外吸收优质人才的方式促进管理人员综合素养的全面提升。一方面，企业应定期组织档案管理人员开展系统性的专业技能培训，在基础工作技能培训的基础上加强信息化管理技术的应用，包括计算机处理技术、信息化档案系统应用技术等，使管理人员掌握信息化的档案管理理念与技术方法，这样才能充分发挥出信息化档案管理体系的优势。另一方面，企业应对外吸收优质的档案管理信息化人才，要求他们在熟练掌握档案管理知识的前提下，也要知晓信息技术，并对相关法律法规具备一定的认知，以此进一步优化企业档案管理人员结构，并带动全体工作人员的共同成长与进步。

结束语

综上所述，数字化时代下，企业开展档案管理转型工作是其发展的必经之路。在档案管理工作中制定科学有效的企业档案管理工作制度，能提升核心竞争力，为企业谋求一个良好发展。对于企业来说，档案管理工作已成为数字化时代下的一种必然趋势。因此，企业应该勇敢面对各项挑战，提升管理模式，在进行档案信息化建设工作时实现现代化的企业档案管理。

参考文献

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[3]陈望.大数据时代企业档案数字化管理的研究[J].情报科学,2020,38(5):149-155.