浅析企业电子档案的保护

浅析企业电子档案的保护

段晓红

内蒙古华夏朱家坪电力有限公司 内蒙古 010399

摘要：信息网络技术现代企业中的应用已经非常普遍。各个企事业单位每天都在不断产生许多电子数据及文档，其中具有保存利用价值的电子数据和文档，经过鉴定整理，最终留存下来成为电子档案。与传统的纸质档案相比，电子档案的保护具有许多不同之处。本文从档案归档、档案保存、档案利用三个方面，就电子档案的保护提出问题并进行分析探讨。

关键词：企业；电子档案；保护措施

引言

随着增值税电子发票的试行，电子发票开始逐渐取代传统纸质发票，财务记账方式也由此发生变化，推动了会计档案保管方式变革。电网企业通过优化会计档案管理，应用电子会计档案，可以在原有的基础上降低企业财务管理成本，规避资源浪费问题，大幅提升整体工作效率，做到信息资源共享最大化，进而增强电网企业核心竞争力。

1企业深化落实电子会计档案的重要性

1.1促使财务信息呈现方式更加多元

在企业以往采取的传统纸质会计档案模式下，由于财务数据具有独立性，找到财务数据之间隐含的内在联系，需要投入大量人力与物力资源，不仅会耗费过长时间，还非常容易出现误差。电子会计档案是以大数据和云平台为基础，能够快速捕捉财务数据之间的联系，并与非财务数据建立良好关系，自动生成带有图表的财务报表，十分清晰直观地反映企业财务会计信息，为企业的财务管理决策提供重要支持。

1.2提高档案管理流程规范化水平

企业落实电子会计档案管理，可实现会计凭证数据数字化，利用大数据技术准确匹配电子凭证和原始附件，完成会计账簿和财务报表的自动化编制。合理应用电子会计档案，能够使企业传统的人工会计信息分类方式向信息集成系统管理转变。在信息集成系统中，财务人员只需要操作计算机即可高质高效地完成电子会计档案从装订到存储的所有工作步骤，完整的档案会均匀地分散在管理系统中，计算机可以在指令下合理调整工作目标设置和类目调整，使财会工作从传统密集型向现代化转型，使档案管理流程更加科学化与规范化。

1.3减少信息传递成本投入

在传统纸质档案管理模式下，企业内部组织结构中每一部门使用财务信息需要提交纸质书面申请，通过审批后才可去找财务人员，财务人员则需要在大量繁杂的库房中寻找其所需财务信息，不仅工作量巨大，而且易出现误差。企业通过采取电子会计档案管理模式，只需要在互联网中的电子会计档案云平台中输入所需财务信息，就可以快速自动检索出所需资料，大大节省信息检索时间，并且可以为财务信息在企业中各个部门间的传递与分享提供便利，由此会计信息的经济价值被不断强化，能够为企业的长远稳定发展提供服务。

2企业电子档案管理中存在的现实问题

2.1缺乏对于档案信息安全的重视

对于企业电子档案建设工作来说，一些工作人员和部门领导对档案信息化建设重视程度不足，没有真正意识到电子档案建设的重要价值。例如，一些档案工作人员受以往档案管理观念的限制，缺乏电子档案安全意识，在工作中不能及时更新工作理念和方式。加之电子档案建设资源的需求量较高，需要企业领导和部门管理者的大力支持。目前，在档案信息化建设中投入的支持力度不足，这制约了企业电子档案的管理成效，不利于档案信息安全措施的深入推进。

2.2档案信息安全管理体系不健全

目前档案信息化建设处于起步阶段，相关的体制机制内容较为有限，企业在电子档案管理中，大多是结合电子档案建设的基本流程和档案管理中的通用性制度进行建设，尚未结合企业实际设置详细的实施细则。在制度建设上存在一定的缺陷，这也会造成后续电子档案归档中的文件格式难以统一、归档细节不明、归档范围模糊等问题。

2.3电子档案管理的安全性较差

在电子文件管理中，安全性是一个关键性要求，网络技术在给电子文档提供方便的同时，也存在着很大的安全风险。电子档案的安全风险包括以下几点：第一，电子文件的使用范围很广，但缺少可靠的技术支撑。第二，网络攻击会给电子文档资源带来损害，例如，黑客就是通过不良的手段获取口令侵入档案网络，窃取机密文件与信息、篡改档案的内容。黑客的入侵给档案信息的安全性带来了极大的风险。

3浅析企业电子档案的保护措施

3.1建立健全的档案管理制度

要想提升企业的档案管理水平，推动企业档案管理活动的有序开展，就必须制定健全的档案管理制度。因此，有关部门要加强重视，不断优化。首先，管理者要对档案管理制度进行分析，以此为依据制定合理的措施。其次，档案管理者要加强自主学习、积极参与培训，主动了解档案管理制度，并结合本企业的情况建立合理的档案管理制度，为企业档案电子化管理的开展提供保障。再次，管理者要学习《档案法》的规定，确保制度制定符合《档案法》，保证各项管理措施的有序开展。最后，为了提升档案管理质量，相关部门不仅要建立合适的制度，更要完善监督制度，确保工作者依照规定落实有关要求，助力企业的发展。

3.2提升电子档案资源建设水平

建设一种内容多样的数字化档案信息资源，以适应时代发展的需要。第一，具备广泛的收集渠道。当前，网络的发展速度较快，因此，在进行档案管理的过程中，必须与网信等部门进行配合，运用云计算技术来获得一些公共需求比较高的信息资源，从而建立网络资源的主体数据。第二，资源形式要丰富多样化。在传统的档案检索方式下，文档检索主要针对纸质，而视频、音频和图片的利用效率很低。在多媒体技术不断发展的今天，短视频和高清图片也越来越受到人们的重视。第三，资源互联要加速整合速度。拓展电子档案的体量来促进档案资源的转型，构建数字档案室能够保障各种电子档案应归尽归、应收尽收，并且对重要的文档可以通过语音和文字识别。建立专用的电子文件库，实现信息资源的最优整合。促进档案部门与业务部门系统数据的互联互通，实现特色电子档案资源的聚集效应。

3.3提升对电子档案管理的重视度

要想推动档案电子化管理的有序开展，将其价值发挥到位，工作人员必须对档案信息有明确的了解，包含它创办的目的、发展历程、属性等，以此为基础为企业下一步发展计划的制定提供依据。不仅如此，还要建立健全的管理制度。因此，企业管理者要从思想上重视档案管理，通过投入资金、人力、物力等，强化管理人员对档案信息管理重要性的认识，促使他们主动参与到档案信息管理中来。当然，有关部门还可以开展宣传活动，转变员工陈旧的思想。比如，将企业的发展史、人才成长事迹以及和档案有关的信息制作成宣传片，在屏幕上来回滚动。还可以开展以“公司发展”为主题的座谈会，让学生意识到档案管理的重要性，为企业档案管理水平的提升提供保障。

结束语

通过对企业电子档案的归档、保存、利用过程中对电子档案保护进行综合的研究可以看出，对于电子档案的保护应全方位、多层次综合考虑过程中的各个环节和因素。应该对于电子档案在其生命周期内进行每个阶段都进行深入研究并制定相关规范标准，综合运用技术手段和管理手段相结合的策略，为企业电子档案的安全保护撑起一把保护伞。使电子档案充分发挥其资源优势，服务企业的科研生产。

参考文献

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