国企干部人事档案管理工作的实践与建议

国企干部人事档案管理工作的实践与建议

左培

中交二航局第一工程有限公司  湖北省武汉市  430056

摘要：本文从档案管理人员素质和技能培养、信息化技术应用、风险控制与保密措施等方面进行浅谈。首先，要加强档案管理人员的培训与素质提升，提高其专业水平和管理能力。其次，借助信息化技术，建立健全档案管理系统，实现信息共享和便捷查询。同时，应加强对档案安全保密的管理，确保档案不被非法使用或泄露。最后，需建立完善的风险控制机制，及时发现和解决档案管理中存在的问题。通过这些措施，可以促进干部队伍的健康发展，提高国企整体绩效。

关键词：国企干部人事；档案管理工作；实践与建议

国企作为国家经济的重要支柱和发展的重要力量，干部队伍的选拔、培养和管理对于国企的长远发展至关重要。而干部人事档案管理作为国企干部管理的重要组成部分，不仅记录了干部的基本情况和工作履历，还是对干部进行综合评价和选拔任用的依据。因此，加强和改进国企干部人事档案管理工作对于提高干部队伍质量、优化管理效能、确保国企发展具有重要意义。

1.国企干部人事档案管理工作的重要性

信息管理与决策支持，干部人事档案是国企对干部的重要信息资料，包括个人履历、职业发展、绩效考核等。通过有效管理干部人事档案，能够提供对干部的全面了解和评估，为决策者提供可靠的依据和数据支持，有助于精确把握干部队伍的结构、能力和潜力，从而更好地进行人才选拔、培养和使用。职业生涯规划与发展，干部是国企中的骨干力量，其职业生涯规划和发展至关重要。通过建立健全的干部人事档案管理体系，可以记录和追踪干部的职业发展轨迹、培训情况以及成长经历，为干部提供科学的职业生涯规划和发展路径，使其能够在适合自己能力和兴趣的岗位上发挥最大的价值。

人事决策的公正性与透明度，干部人事档案管理工作的良好运行可以保证人事决策的公正性和透明度。通过建立公正、客观、透明的干部人事档案管理制度，遵循一定的规则和程序，能够确保各项人事决策的公平性，杜绝人情因素和非理性的决策行为，增加人事决策的可信度和合法性。组织管理与知识传承，干部人事档案是国企组织管理和知识传承的重要基础。通过干部人事档案的记录和管理，可以准确把握干部队伍的结构和构成，避免因个别干部退休离职等原因导致组织缺失。同时，干部人事档案中记录了干部的经验、技能和知识，有助于知识的传承和积累，在干部交流、培训和继任等方面发挥重要作用[1]。

2.国企干部人事档案管理存在的问题

企业不重视档案管理，一些国企在人事档案管理中存在轻视和忽视的态度。可能认为档案管理只是一项繁琐的行政工作，不能创造实质的企业效益，缺乏对档案管理的重视和投入。这导致档案管理工作得不到足够的资源和支持，档案材料归档不及时或缺失、信息的不完整，进而影响档案的准确性以及参考意义。企业管理层随意地制定规章制度，一些企业管理层在制定档案管理相关的规章制度时存在随意性，缺乏科学性和专业性。这样就容易出现制度不完善、执行不严格等问题，进而导致档案管理混乱和失序。

监察方式陈旧单一，一些国企在干部人事档案管理中存在监察方式陈旧单一的问题。可能只依赖传统的纸质档案和手工记录，缺乏现代化的档案管理技术和手段。这种监察方式的落后性会导致档案管理效率低下、易出现遗漏和错误。思想教育僵化，一些国企在干部人事档案管理中存在思想教育僵化的问题。可能将档案管理仅仅视为形式化的工作，缺乏对思想教育和职业发展的重视。这种僵化的思想教育将使档案管理变得枯燥和无效，无法真正引导和激励员工的发展[2]。

3.国企干部人事档案管理工作的改进方法

3.1完善干部人事档案管理制度

规范干部人事档案管理流程，建立明确的干部人事档案管理流程和操作规范，从干部选拔、录用、培养、考核到任免等各个环节，明确责任人和时间节点，确保管理流程的规范性和高效性。强化档案信息的采集和记录，确保档案信息的全面和准确，包括个人基本信息、教育背景、工作履历、培训情况、考核评价等。采用数字化手段收集和记录档案信息，减少手工操作和人为错误，提高档案数据的可靠性和时效性。

档案存储方式的升级，利用电子档案管理系统或云存储技术，将纸质档案数字化，实现信息的电子化存储和管理。通过建立统一的档案数据库，方便查询和检索，减少文件丢失、损毁等风险，提高档案保存的安全性和便捷性。加强档案隐私保护措施，确保干部人事档案的机密性和安全性，建立起严格的档案访问权限控制机制。对档案信息的查阅、复制、修改等操作进行严格管理和记录，避免档案信息被非法获取或滥用。

建立档案信息共享机制，在保护隐私的前提下，建立档案信息共享机制，促进各部门间的信息共享和协同工作。可以通过建立跨部门的干部人事档案数据库，实现信息共享和流转，提高管理效率和工作协同性。档案管理制度的培训和宣传，加强对档案管理人员的培训和宣传，提高专业素质和意识。培训内容可以包括档案管理规程、信息采集技巧、档案数字化处理等方面的知识和技能，以及档案保密意识和法律法规的宣传教育。

3.2做好干部人事档案审核工作

建立规范的审核制度，制定明确的审核程序和标准，确保审核工作的一致性和公正性。明确定义审核的具体内容、审核流程和责任人，确保每一步都有明确的审核环节和操作规范。引入科技手段，借助现代科技手段，如人脸识别、身份验证等，提高审核的准确性和效率。可以建立电子人事档案系统，实现档案的数字化管理，避免了纸质档案的繁琐查找和存储问题，大大提升了审核工作的效率。

建立联动机制，与其他相关部门建立良好的联动机制，共同参与人事档案的审核工作。例如，与人力资源部门、业务部门等建立信息共享和协同工作机制，确保档案审核的全面性和准确性。审核结果追溯与反馈，建立档案审核结果追溯机制，对审核结果进行定期检查和回顾。同时，接受干部或相关部门的反馈意见，及时调整和改进审核工作的不足之处，保障审核结果的可靠性和有效性。

加强信息保密措施，对干部人事档案信息进行严格的保密管理，确保档案信息不外泄。加强信息系统的安全防护措施，采取必要的技术手段和管理措施，提高档案审核工作的安全性和保密性。

3.3加强档案室基础设施建设

提升设备水平，更新和提升档案室的设备水平，包括服务器、计算机、扫描仪、打印机等。科技设备的升级能够提高档案管理的效率和质量，比如数字化扫描档案、电子文件管理系统等。增加存储空间，确保足够的存储空间来存放档案资料。可以考虑使用云存储或外部数据中心等解决方案，以扩大可用存储空间，避免因存储容量不足而给档案管理带来困扰。

优化档案柜架布局，合理规划档案柜架的布局，使得档案可以有序地存放和管理。保证档案的分类、归档和检索等过程合理、便捷，减少人工寻找档案的时间和难度。

强化安全措施，加强档案室的安全防范措施，包括安装安全门禁系统、视频监控系统等。确保档案资料的安全性和完整性，防止丢失、被损坏或泄露的风险。建立电子档案管理系统，采用电子档案管理系统，将纸质档案数字化储存和管理。这样可以提高档案检索的速度和准确性，方便在需要时快速获取档案信息。实施定期维护和整理，建立定期维护和整理档案的制度，确保档案的持续管理和更新。进行档案借阅归还登记，及时归还和更新档案，防止档案堆积和混乱[3]。

结语

国企干部人事档案管理工作是确保国企干部队伍的健康发展和组织效能提升的关键环节。为了应对这些挑战，国企需要加强档案管理人员的培训，提高专业素养和信息化技能。只有通过科学规范的档案管理工作，国企才能更好地选拔任用合适的干部，推动干部队伍的高质量发展，进而提升国企整体的绩效。希望国企在干部人事档案管理工作中能够不断创新和改进，以适应时代的发展，并取得更大的成就。

参考文献

[1]何静.论国企任免工作中干部人事档案管理存在的问题与对策[J].中外企业文化,2023,(07):232-234.     

[2]罗芳.国企干部人事档案管理工作的实践与建议[J].现代企业文化,2023,(08):28-30.     

[3]赖晓文.《干部人事档案工作条例》专场解读同基层人事档案管理实践相结合刍议[J].兰台内外,2021,(09):12-13.