提升质量体系内部审核工作有效性的实践探索

提升质量体系内部审核工作有效性的实践探索

刘家义

二重(德阳)重型装备有限公司质量管理部  618000

摘要：

公司根据国际质量管理标准ISO9000族标准建立了质量管理体系，经过近年来的外部审查和认证，总体上是满足标准要求的。但从实际落实过程控制要求、追求效率和有效性角度来看，还存在诸多影响质量的因素和环节，不利于质量体系的建设与维护。本文作者通过长期在质量管理中的实践和提升公司内审工作有效性方面做了一些探索和尝试，取得了一定的成效。

关键词：审核  有效性

1内部审核工作的简介及特点

ISO9000标准中对审核的定义：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。从定义中看出审核是获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足准则的程度的过程。审核是一个系统的，独立的并形成文件的过程。“系统”、“独立”、“形成文件”体现了与审核有关的原则，也反映了审核过程的方式和特点。 “内部审核”是ISO9000标准“质量管理体系要求”之一，是企业构筑质量管体系的要素之一，也是企业质量体系自我观察、自我监测、自我改进与完善的重要手段。

2公司内部审核工作现状及影响因素

内部审核工作做得好与不好，是否有效，与是否遵循了审核的原则和特点紧密相关，这些原则有助于使内部审核成为支持管理和控制的有效与可靠的工具，并为企业提供可以改进其绩效的信息，以持续改进企业的质量体系运行效率和有效性。针对审核公司主要面临以下问题：

2.1对内部审核工作重要性认识不充分，重视程度不够

内部审核对一个企业的质量体系改进和产品质量的提高都具有重要的作用，也是企业自我发展的需求，各相关人员需要充分认识内审工作的作用和意义，达成共识，才能真正为内审工作打好基础。

2.2  将内部审核纳入质量考核项，加深审核双方“敌我对视”

将内部审核活动发现的不符合项作为各部门的质量考核项，严重不利于审核工作的开展，主要原因是加深了企业各部门对内部审核工作的抵触、消极情绪，促发了审核方和受审核方对立态势；干扰了内审人员独立、公正地开展审核工作；内审工作失效也将直接影响企业外部审核或认证结果，降低用户和认证机构对企业质量体系的信任程度。

2.3内部审核程序或管理制度的缺失或不完善

审核的“系统性”意思是不管内部审核还是外部审核都是组织、有计划并按规定程序进行的，因此内部审核需要相应的程序做支撑，明确内部质量体系审核的目的、范围、执行者的职责以及具体的实施方法。

2.4  内审人员结构单一，能力不足，水平不高

内部审核工作的主体是参与审核的内审员们，他们业务能力和专业素养直接决定着审核水平的高低和审核的有效性。

2.5内部审核发现问题整改力度、充分性不够

在内部审核中如果审核组发现了不符合项，向被审核部门提出采取纠正措施的要求，并实施整改。然而在实际的整改过程中发现，问题整改效果或多或少存在达不到预期的要求，究其原因有以下几种情况：（1）责任部门不太清楚如何去整改，问题整改的流程和要求不清楚；（2）原因分析不到位，纠正措施实施敷衍了事；（3）不符合项报告的整改由责任单位的质量部门全权负责，有些问题可能涉及技术、生产、管理等部门，如果得不到相关部门的深入参与，系统考虑，杜绝类似问题的发生也不太可能。

3提升内部审核工作有效性采取的措施

面对公司内审工作的现状及影响因素，多年来公司提升内审工作有效性方面进行了探索，采取一些措施，取得了一定的效果。具体措施如下：

3.1  提高内审工作重要性的认识

加强对内审工作重要性的宣贯，用内审工作取得的实效证明内审工作开展的必要性，使公司各相关人员意识到内部审核工作是帮助、改进本部门工作的方法和手段，强调领导作用，让领导层对内审工作促进公司体系建设给予支持和肯定。

3.2构建和打造一支合格、称职的内审人员队伍

公司对原有内审员进行了较大的、结构性的调整。主要以从事采购、生产、技术、质量、管理等岗位的人员构成，改变以往内审人员结构单一的状况。同时公司内审员必须经过内审员的培训，取得内审员的资格证书后，才能从事质量体系的审核工作。

近年来公司加大了对内审人员培训投入，除标准换版时必须开展的换版培训外，还外聘资深的审核专家对内审员进行了专项培训，极大地帮助内审人员加深了对质量管理标准的认识和理解。

3.3  强化审核前的准备工作

3.3.1 收集与审核活动有关文件

在内审工作准备阶段，扎实做好文件收集、查阅工作。收集与受审部门的质量活动有关程序文件、作业指导书、合同及有关的法律、法规要求，了解受审核部门产品质量特点、管理控制要求。

3.3.2 了解审核对象的历史和现状

审核人员实施审核好比医生给患者看病，既要检查身体的现状，也询问了解曾经出现的问题。因此在审核前有必要查问一些历史资料，了解被审核部门曾经或容易出现的问题。

3.3.3 规范检查表的编制，定制过程专业检查表

编制好检查表是提高内部审核有效性的重要保障，总结公司内审工作的经验，逐渐明确和规范了检查表所包含的内容以及编制检查表的要点，形成了编制检查的通用要求，对编制检查表起到很好的指导作用。另外，针对公司产品特点及制造流程，召集有经验的内审人员及技术专家编制了专项业务的检查表等，实践证明运用这些专项检查表对提升公司内审活动有效性，促进了这些过程的持续改进，得到被审核部门的响应和认可。

3.3.4召开审核前会议，开展重点审核要素的讨论

多年的实践经验告诉我们，开展审核前重点审核要素的讨论有助于内审工作的深入开展。审核组团队在实施现场审核前召开内部会议，共同讨论如何具体地开展实际内审工作，可以说就是正式审核前预审核，既明确了审核方向，又找到了完成审核的途径和方法，保证了内审活动达到策划的效果。

3.4  在审核过程中强化过程方法的运用

“过程方法”是公认的质量管理原则之一，ISO9000标准告诉我们，将过程方法运用到体系建设，有助于企业有效和高效地实现其预期结果。在实施审核工作时，倡导审核人员运用“过程方法”思想去开展审核工作，始终围绕过程的输入、过程控制及过程输出，可按以下思路关注、审核、验证过程活动的实施及效果：（1）过程的实施有无相关规定，规定是否适宜？（2）相关人员是否理解规定要求，资源配置是否充分？（3）是否按规定执行并达到预期效果？（4）是否形成必要的记录，以证实执行效果？在审核工作中通过不断倡导和强化过程方法的运用，能一针见血地指出公司体系运行过程中存在症状，提出改进要求。

3.5及时总结审核经验，查找审核遗漏

在审核结束后，及时召集审核人员召开审核汇报会。讲述了实施审核的具体思路和方法，分享审核实战经验，提出审核发现问题，同时共同查找是否存在审核遗漏，确保审核工作的完整性。

3.6  重视、加强审核后的整改工作

针对以往内部审核发现问题整改力度、充分性不够问题，引导责任部门运用8D、5WHY等质量管理工具开展原因分析和制订整改措施。同时要求内审人员对实施效果进行现场验证、检查和评价。

5结束语

通过多年的实践以及在实际工作中不断完善，我们已经形成了一套相对完整、有效的开展内部审核工作的模式，严格按这套工作思路和模式开展工作取得了令人满意的效果，但持续提高内审工作只有开始没有结束，随着公司内审工作的深入开展，我们或将面临一些新的问题和新的课题，在提升内部审核工作有效性的道路上我们将一直思考和探索下去，为推动公司的质量体系建设不懈努力。

参考文献：

管理体系审核指南 （GB/T 19011—2013）