提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径研究

提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径研究

宫晶

扎赉特旗疾病预防控制中心  兴安盟  扎赉特旗  137600

摘要：现如今，在互联网和信息时代的大背景下，事业单位的档案管理信息化已经成为必然趋势。本文将重点探讨事业单位档案管理信息化的必要性，以及提升档案管理信息化水平的合理途径，以供参考和讨论。

关键词：事业单位；档案管理信息化；信息化水平

事业单位档案管理信息化不仅是当前信息化环境下档案管理进一步高效化的大势所趋，同时也是国家档案事业发展的重要方面。我国在《“十四五”全国档案事业发展规划》中就明确提出，要深化档案信息化战略转型，强化科技和人才支撑，着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化。因此事业单位要顺应时代、响应号召，积极实现档案信息化，并不断提升档案信息化水平。

1事业单位档案信息化的意义

事业单位档案信息化的意义主要体现在以下几个方面：首先，事业单位作为为社会和人民提供服务的重要单位，承担着关键性的社会使命。而在长期运行和发展的过程中，会不断产生大量的档案。以某疾控中心的档案为例，该疾控中心档案包括永久档案、30年档案、10年档案，类型包括各类指令性文件和指导性文件，以及业务档案等等。1936年—2013年专业档案永久24卷549件，长期（30年）419卷823件，短期（10年）162卷，室存满10年以上档案911卷75件。2014年至2022年文书档案永久14卷257件，长期（30年）64卷931件，短期（10年）59卷1292件，体现出档案保存时间长且数量庞大的特征。而这一特征会导致以人工为主的档案管理方式，逐渐无法满足档案管理需求。因此，事业单位档案管理信息化是必然的，也是必要的。

2当前事业单位档案管理信息化水平存在的问题

2.1信息化人才缺乏

信息化人才缺乏是目前事业单位档案信息化所面临的主要问题之一，而这一问题产生的原因主要是因为信息化的档案管理工作与传统的档案管理工作不同，是一种具有复合性的档案管理任务。不仅涉及到档案管理的专业知识和能力，同时也涉及到对信息技术的理解和应用。而目前许多事业单位的档案管理人员，对信息技术的了解和应用并不深刻和熟练，从而导致事业单位的档案信息化转型难以实现或水平难以提升。另一方面，部分事业单位在人才开发上也存在一定问题，比如说人才开发投入不足、力度不大，重使用而轻培养。使档案管理相关人员难以适应信息化的工作环境。

2.2信息化转型速度慢

信息化转型本身不是一蹴而就的，特别是对于一些发展时间相对较长的事业单位而言。仍然以某疾控中心为例，其档案存储可追溯到1936年，且存在相对较多的长期档案，同时也包括部分实物档案。而如何将这些档案有效地进行数字化则成为了档案信息化工作的重难点。其保存状态、纸张质量和以及规范化也存在问题。除此之外，部分事业单位管理层在进行信息化转型过程中，缺乏统一的标准和规划，信息化转型过程存在一定的盲目性和随意性，这也导致事业单位档案管理信息化水平难以提升。

2.3缺乏对档案管理信息化的功能拓展

缺乏对档案管理信息化的功能拓展指的是目前许多事业单位在档案管理信息化方面，只用信息化手段来实现档案管理工作的基础功能，如收集、整理和保管。且档案管理理念相对滞后，不符合当前信息化时代的特征和需求，档案管理工作流程仍然趋于传统。而这些特征使得档案管理信息化整体水平落后，缺乏对档案的有效共享、分析和评估，难以满足事业单位日益提高的档案管理需求，无法成为事业单位发展的驱动力。

3事业单位档案管理信息化水平提升的路径

3.1加强高素质人才培养

加强高素质人才培养是事业单位提高档案管理信息化水平的必要手段之一，档案管理信息化需要一支既懂档案业务又懂信息技术的高素质人才队伍，才能够有效推动档案信息资源的开发，利用保护和服务。在具体措施上：一是要加强对已有的档案管理人员的信息技术培养，提升档案管理人员的信息技术操作能力，以及对信息技术的理解，同时定期组织信息化学习交流和考核评价。二是要加强信息化人才的引进和激励，通过引进具有良好信息化技术背景的专业人才，为档案管理提供基本的技术支持和智力保障，同时也能够促进档案管理人员内部的知识共享和信息共享。

3.2加快档案的信息化转型速度

只有尽早地完成档案的数字化转型，实现档案的全面化整理，才能够使档案管理信息化真正步入正轨，并充分发挥其应有的水平和效率。具体来说，事业单位首先要引入专业的档案数字化技术或服务，例如OCR技术、OMR技术、ICR技术等，实现档案的快速数字化，并结合人工录入的方式，确保档案信息化转型的速度和质量。同时也要建立专门的档案数字化工作小组，负责对档案数字化进行规划、组织和实施。另一方面也要建立完善的档案信息化规范和标准，并要求档案管理人员在档案信息化转型过程中严格按照规范和标准执行，以确保转型后档案的可读性和易用性，同时为档案信息化管理工作提供后续指导。

3.3加强对档案管理信息化的功能拓展

加强对档案管理信息化功能的拓展是一项持续性的改进措施，要求相关事业单位结合信息技术发展的趋势、单位自身的职能，以及人民的多样化需求来对档案管理信息化进行进一步的拓展，实现档案资源的全面开发和利用。包括利用互联网技术建立档案管理信息化的共享平台和服务平台，利用大数据技术实现档案信息深挖和档案数据汇总，建立档案信息化的监测平台和预警平台，实现档案信息资源的动态和安全监管等。以疾控中心为例，疾控中心的职能是负责疾病的预防控制和监测，因此可以根据自身需求建立档案信息化的共享平台和服务平台，促进疾控中心与其他机构的协作和交流，为疾病防御控制和监测提供数据支撑。

结语

综上所述，事业单位想要实现档案管理信息化水平的提升就要加强人才培养、加快档案信息化转型同时实现档案管理信息化的功能拓展，从而实现档案管理信息化效果的充分发挥和水平的持续升级。

参考文献

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