试论企业费用报销管控方法

试论企业费用报销管控方法

吴佳珊

云南工程建设总承包股份有限公司 昆明 650000

摘要：企业发展环节，资金作为企业发展的命脉，需要相关人员加强对其的重视。而大型企业一般规模较大，企业的费用支出就较为复杂，费用的报销就经常出现一些问题，制约企业资金的使用。此背景下，就要求企业管理者加强对企业费用报销的重视，根据使用实际进行管控，及时地了解报销环节存在的难点，并且针对性地进行管控，以保证相关报销作业的顺利落实。这就要求企业管理者加强对费用报销的重视，结合需要制定专业的管控方法。

关键词：企业管理；资金成本；费用报销；内部控制

企业发展环节，随着企业规模的扩大，企业需要使用资金的方面较多，资金使用较为复杂，容易出现一些问题。企业费用报销作为针对公共业务的报销作业，是对业务花费的解决，直接影响业务人员的经济利益，还关系到企业的发展。由于报销规范还存在一些问题，为了规避可能出现的资金问题，就需要对费用报销进行管控，针对费用报销环节存在的问题进行解决，保证报销作业的落实。所以企业发展环节，就要求相关人员结合费用报销的实际状况，深入分析费用报销存在的难点，阐述其原因，从而针对性地进行解决。本文就从企业费用报销入手，分析报销存在的问题，根据实际探究报销问题的成因，然后针对性地制定管控方法，保证报销作业的落实。

一、企业费用报销概述

（一）概念

企业费用报销是指员工在工作中发生的与企业相关的费用，在符合企业制度和政策规定的前提下，向企业申请报销的过程。常见的企业费用包括差旅费、交通费、餐费、住宿费、通讯费、办公用品费等。一般来说，员工需要按照企业的相关制度和流程，正确填写费用报销单，并附上相关的费用凭证，如发票、收据等。费用报销单需要注明费用的性质、金额、时间等详细信息，并经过相关审批程序后提交给财务部门进行审核和核销。在审核过程中，财务部门会对费用报销单进行审查，核实费用的真实性和合理性。如果符合企业制度和政策规定，费用将会被核销，并按照企业规定的方式返还给员工。

（二）内容

企业费用报销涵盖了各种与企业运营相关的费用项目，主要包括差旅费、交通费、餐费、住宿费、通讯费、办公用品费、培训费用、会议费用以及其他费用等。

二、企业费用报销管控的意义

首先，有效的费用报销管控可以帮助企业管理和控制各项费用，确保企业的支出在合理范围内，并且符合预算计划。通过对费用的审批和核实，可以避免不必要的费用支出和浪费，提高企业的财务效益；其次，费用报销管控可以有效防止内部欺诈和违规行为的发生。通过建立严格的审批流程和审查机制，可以及时发现和阻止虚假报销、滥用费用等违规行为，维护企业的财务安全和声誉；之后，良好的费用报销管控可以简化和优化企业内部的流程和程序。通过使用数字化的报销系统和自动化审批流程，可以减少繁琐的手动操作和纸质文件，节省时间和资源，提高内部流程的效率和响应速度。所以实际作业环节，费用报销管理就十分必要，需要相关人员加强对其的重视。

三、企业费用报销管控存在的难点

企业费用报销虽然有很多好处，但也存在一些难点和挑战，需要相关人员加强对这些难点的分析，方便后续的解决。

（一）复杂的流程和政策

企业费用报销涉及多个环节，包括费用申请、审批、报销和核销等，每个环节都有一定的规定和政策，这些复杂的流程和政策可能增加了员工和财务部门的工作负担。

（二）审核和核实困难

对于一些特殊费用项目或大额报销，财务部门可能需要进行更加严格的审核和核实，以确保费用的合理性和真实性。这可能需要耗费大量的时间和精力。

（三）报销凭证的管理和保存

企业费用报销通常需要提供相应的报销凭证，如发票、收据等。对于大量的报销凭证的管理和保存可能是一项繁琐的任务，特别是对于企业规模较大或者报销频率较高的情况。

（四）费用归属问题

在企业中，有时费用产生的归属不够清晰，例如某笔费用既涉及多个部门，这可能导致费用归属的纠纷和处理困难。

（五）报销标准的一致性

不同部门或不同员工对于费用报销标准的理解和执行可能存在差异，这会导致报销标准的一致性问题，增加了管理难度。

四、企业费用报销管控方法

（一）政策流程规范

政策流程的规范是保证管控作业落实的关键，需要相关人员结合实际对政策流程进行设计，以保证相关作业的落实。首先是政策的制定，企业需要制定明确的费用报销政策，包括费用的范围、限额、审批权限、报销要求等内容。政策应当符合相关法律法规，并根据企业的需求和特点进行定制；其次是费用申请，员工需要按照费用报销政策的要求，填写费用申请表或通过数字化的报销系统提交申请。申请中需要包括费用项目、金额、支持文件等信息；之后是审批流程的确定，费用申请需要经过相应层级的审批，审批人员根据费用报销政策的规定进行审核，确保费用的合理性和符合预算计划。不同类型和金额的费用可能需要不同层级的审批；然后是费用核实，审批通过后，财务部门或相关部门会对费用进行核实。核实包括对支持文件的真实性和合规性进行验证，如发票、合同等。需要确保费用的支出与核实的文件相符；此外是报销处理，经过费用核实后，财务部门会将费用报销记录在企业的财务系统中，并办理相应的报销手续。这包括支付费用、记录报销凭证等；最后则是反馈和纠正，如果发现费用报销中存在问题或违规行为，需要及时给予反馈并采取相应的纠正措施。这可能包括警告、罚款、调整政策等

【1】。具体的流程可以根据企业的实际情况进行调整和完善。重要的是确保流程的明确性和规范性，以减少混乱和漏洞，并保障费用报销的合规性和管理效果。

（二）审批授权机制的完善

完善的审批机制是确保费用报销管控的关键，也需要相关人员加强分析。一是要设立清晰的层级审批制度，明确规定不同金额和性质的费用报销需要经过的审批层级。通常情况下，较小额、日常性的费用可以由部门主管或负责人审批，而较大额或跨部门的费用则需要更高层级的管理人员或财务主管审批。这样可以确保对高额费用的审批具有更严格的控制；二是强调责任与义务，审批人员应当清楚自己的责任和义务，审批时要仔细核实费用的合理性和真实性，确保符合公司政策和预算安排。对于违规审批造成的损失，应当追究相关人员的责任；三是强化员工培训和意识提升，对审批人员进行相关的培训，使他们了解公司的费用报销政策和程序，增强他们的风险意识和审批水平。同时也需要加强对员工的宣传教育，提醒他们严格按照规定程序进行费用报销申请，不得私自越级或变相报销【2】。通过以上措施的落实，可以有效强化企业费用报销管控的审批授权机制，确保审批过程的合规性和透明度，减少违规行为的发生，保障企业资金使用的合理性和效益。

（三）数字化技术的引进

引进数字化技术设备可以帮助企业更加高效地管理费用报销流程，需要相关人员加强对其的重视，合理地引进数字化技术与设备。一是费用报销管理系统，该系统可以帮助企业自动化费用报销流程，包括费用申请、审批、核实和报销处理等环节。员工可以通过手机或电脑进行申请和查询，审批人员可以快速地进行审批和意见反馈，财务部门可以实时监控费用支出情况；二是移动报销APP，移动报销APP可以让员工随时随地提交费用报销申请，无需前往财务部门或主管处进行审批。审批人员也可以通过手机进行审批意见反馈，提高审批效率和便捷性；三是云存储与共享平台，企业可以使用云存储和共享平台，将费用报销相关的支持文件和数据进行存储和共享。这样可以方便员工上传和下载文件，避免了纸质文件的堆积和遗失，同时也提高了数据安全性和可追溯性；此外还有智能化报销审核机器人，智能化报销审核机器人可以帮助企业快速地进行费用报销的审核和核实【3】。该设备通过OCR识别技术将支持文件中的信息自动化解析出来，并对费用支出的合规性和真实性进行判断，提高费用核实的速度和准确性。以上是一些可能的数字化技术设备，企业可以根据自己的实际情况和需求进行选择和引进。

（四）重视内部控制

企业内部控制是保证费用报销管理的落实，需要相关人员加强对其的设计。一是要明确费用报销管理的责任岗位和职责，如财务主管、审计主管等，确保每个岗位在费用报销管控中承担明确的角色和责任；二是建立全面的内部控制制度，包括费用报销相关的流程、政策、规范等，明确各个环节的标准和要求，确保内控制度的完整性和有效性；三是建立审批制度，明确费用报销申请的审批流程和权限，确保审批人员按照规定进行审批，并记录下审批意见和结果；四是利用数字化技术，建立审批系统，对费用报销的审批过程进行自动化管理，记录下每一步的审批意见和结果，提高审核的透明度和准确性；五是定期进行内部审计和抽查，对费用报销管控的内部控制措施进行检查和评估，发现问题及时纠正，并提出改进意见；六是建立风险管理和预警机制，对费用报销中的潜在风险进行识别、评估和监控，及时采取措施进行防范和控制。此外还需要建立匿名举报渠道，应鼓励员工发现和举报违规行为，对发现的违规行为进行调查和处理，形成有效的惩处机制【4】。通过上述措施的落实，可以加强企业费用报销管控的内部控制监督，确保费用报销的合规性和准确性，减少风险和损失，维护企业财务的安全和稳定。

结语

企业只有通过科学有效的手段进行管理，才能让预算管理与费用的控制不再是纸上谈兵，才能更好地推动企业更快发展。实际作业环节，就需要企业管理者加强对费用报销管控的重视，结合实际需要制定专业的解决策略，通过数字化技术设备引进、内部控制的重视、审批授权的完善、政策流程的制定等手段，保证报销管理作业的落实，实现公用费用的报销处理，推进企业的发展。

参考文献

[1]李洁. 基于内部控制的图书发行企业费用报销信息系统建设和实践探索 [J]. 中国产经, 2022, (18): 85-87.

[2]张剑君. 财务共享模式下P财险公司H省分公司费用报销流程优化研究[D]. 东北财经大学, 2022.

[3]鲁云鹏. 财务共享模式下Z商业银行费用报销管理优化研究[D]. 中南财经政法大学, 2021.

[4]陈振盈. 国有企业财务信息化建设研究——以费用报销系统为例 [J]. 大众投资指南, 2021, (11): 195-196.