企业人员及管理系统构建与维护研究

企业人员及管理系统构建与维护研究

赵凯兵

中铁十一局集团第二工程有限公司, 湖北十堰  442013

摘  要：企业信息化发展已成为提升企业核心竞争力的重要因素。本文以企业的人员与管理系统为例，从系统的构件设计与安全维护为主要方向，从系统模块的分类、定义及设计出发，探讨了具备多功能的人员与管理系统的构建技术，该系统的建立不仅提升了企业人员的工作效率，同时也为企业的信息化建设提供了新途径。此外，从系统的安全性和应用性两方面入手，详细论述了系统企业人员及管理系统所面临的安全及应用性问题，并针对性地提出了相应的应对措施，以期为类似企业系统的建立提供参考。

关键字：模块定义；专家库；人员与管理系统；系统维护

0 引    言

在“互联网+”时代背景下，企业信息化建设已成为制约企业核心竞争力和良性发展的关键，越来越多的企业逐渐向信息化、数字化和智能化过渡。企业信息化建设不仅扩大了企业的竞争范围和力度，同时能够便于企业人员协同管理，确保企业发展的信息化管理和智能化决策。因此，企业的信息化建设是信息全球化时代企业发展的重要目标。

管理作为企业发展的根本，只有不断顺应信息化潮流，建立更为完善的信息化管理系统才能使企业得到长久发展。目前大多数企业均建立了信息化管理系统，但部分企业的管理系统并未得到充分应用，造成了企业无形资产的浪费。此外，部分未建立信息化管理系统的企业仍采用传统的管理模式，不仅费时费力，而且容易出现管理人员掌握的信息与实际信息不对称的情况。基于此，部分学者针对企业信息化管理系统开展了广泛的研究[2-6]。陈磊[7]建立了企业人员信息管理系统，实现了企业人员信息的登录、录入、编辑和查询等功能。尹杰[8]从企业信息管理系统的安全性入手，深入探究了管理系统潜在的安全问题及相应的应对措施。周奇慧[9]提出了企业信息管理系统的整体框架，并分别论述了系统建设及运维的不同阶段所面临的问题及对策。黄振华[10]从企业办公管理信息化系统的必要性、特征及潜在优势等方面深入探究了所提出的管理信息化系统的优越性。尽管上述学者已从不同角度对企业管理系统开展了广泛研究，但大多仍停留在对信息化管理系统宽泛介绍的层面，尚未深入探究企业人员及信息化管理系统的具体构建框架和方法。为凸显信息化技术在企业管理系统中的优越性和实用性，本文以某综合建筑国企单位企业人员及管理系统为例，分别从企业信息化管理系统的设计、实施和运维等阶段出发，详细论述信息化管理系统模块分类、定义和设计，提出了一个较通用的企业人员及管理系统的通用框架，以期更好地服务于企业精细化协同管理，同时也可为类似企业提供参考和借鉴。

1 系统模块定义及设计

1.1  系统模块分类

为充分发挥企业人员与管理系统的优势，通常情况下需要将系统模块进行合理地分类。以某综合建筑国企为例，如图1所示，其人员与管理系统分为人员系统和管理系统两类，其中人员系统包含专家库、管理人员以及先进个人信息，管理系统包括制度文件、奖励文件以及平台建设等内容，各模块分类下又分别包含对应的拓展项，例如专家库模块下包含不同级别的专家信息。通过系统模块管理不仅能显著提升企业的信息化建设进度，同时也能实现企业关键人员信息的同步共享，全面提升企业人员与管理系统的精细化管理水平和精准化服务能力。

图1. 人员及管理系统分类

1.2  系统模块定义

考虑到系统各模块中包含的信息类别较多，通过对不同模块进行定义能够极大提升管理人员的工作效率，例如人员系统中专家库包含的信息类别可大致分为基本信息项、拓展信息项和附件项三类，各类别下又包含其他类别信息，具体见表1。基本信息项中主要包含专家的个人基本信息，由于各专家个人基本信息间不存在共有信息或共有信息量极少，因此基本信息项中不设置拓展项；拓展信息项是将各专家信息间的共有信息进行合理分类并划分为不同等级，通过在各模块中设置拓展项不仅能合理划分不同专家所属类别，同时也更有利于管理人员对专家库的管理。附件项主要以文本和图片格式为主，可通过预览和下载功能对附件信息进行浏览。

表1. 专家库模板表

1.3  系统模块设计

根据企业实际需求，企业人员及管理系统通常需包含以下几个功能：（1）登录功能。登录功能的目的是为了防止本企业以外的人员进入该系统，造成企业无形资产的泄密等问题，仅当用户输入名和密码均输入正确后，方可进入企业管理系统内部；（2）录入及编辑功能。该功能主要目的是实现对企业人员及相关管理条例的录入、修改及删除等操作，以确保企业人员及条例信息完整性及质量满足系统要求；（3）浏览功能。该功能主要是通过对关键词或相关信息进行索引从而查询到相关信息，查询到的信息以列表形式进行展示，若未查询到相关信息则提示用户未检索到相关信息。（4）下载功能。对于人员系统中的个人信息可借助于导出功能实现对信息的下载功能，对于管理系统中涉及的相关条文规定及政策可通过系统模块中的预览及下载功能来实现。为防止企业关键信息泄密，在预览和下载时均需保存相应的回溯记录。此外，为防止通过截屏的方式造成企业关键信息的泄密，在预览界面会加设加密水印以确保信息安全。图2简要的给出了该系统框架的主要组成部分。

以某综合建筑国企建立的人员与管理系统中的专家库为例，详细说明专家库的具体构建流程及应用方法。首先，为确保企业关键信息的安全，登录功能主要是通过在登陆企业人员与管理系统设置相应的用户账号信息和密码来实现，仅当用户信息和密码匹配时方可进入系统内部。

图2. 企业人员及管理系统框架

录入和修改功能是确保专家库信息及时、有效的关键，新增、修改或删除等操作均可借助于上述功能实现。在进入系统后通过工具栏中的创建知识模块进入相应的专家库拓展项，在该选项下可进行上述操作。在录入专家信息时通常有两种方法，第一种为新增单个专家信息，此时可在该模块按表1中的模板信息单独输入信息即可完成录入操作，但当新增专家信息较多时，第一种方法操作便费时费力；第二种方法通过在该系统中嵌入Excel模板可实现信息的批量化输入，同时Excel模板中已依据表1中的模板信息将部分专家信息变更为拓展选项，仅需选择相应信息即可完成录入操作，，具体图3所示，修改和删除等操作流程与录入流程类似，找到对应专家信息后对信息进行类似操作后即可完成对专家库信息的修改与删除。

图3. 企业专家人员信息表

实现专家库信息的索引及浏览是建立专家库系统的主要目的，当需要企业专家对重点专项工程问题进行答疑或探讨时，可通过在系统类别中筛选该专项工程所需专家级别及专业便可快速实现对专家信息的获取，较于传统的企业人员管理方法，专家库信息化 建设极大地提高了企业管理人员的工作效率。在该专家库模块里对应的类别中输入关键信息进行搜索可实现专家信息的快速索引，如图3所示，当输入单个信息无法直接筛选出所需信息时可通过联立多个类别信息同步搜索以便更快索引出所需信息。当找到对应专家信息后，通过点击专家信息即可进入浏览界面，浏览界面以表格的形式详细列举了专家的所有信息。

图4. 专家信息索引界面

专家库信息的下载功能通过系统界面中的导出功能来实现，如图4所示，在确认好需要下载的专家信息后点击导出即可下载Excel格式的专家信息。若未通过条件筛选专家信息，即可通过导出功能下载专家库系统中所有的专家信息。

2  人员与管理系统的维护

通过企业人员及管理系统的建立，企业人员可通过远程办公完成对人员及管理制度的协同应用与管理，相较于传统的线下管理模式，显著提高了企业人员的工作效率。此外，通过线上操作可快速、便捷地实现对企业人员及制度信息的更新，保证了共享信息的时效性。然而，在系统正常运营期间，受潜在的安全隐患的影响，必要的维护措施是确保系统安全运行的关键。通常系统维护主要涉及硬件和软件维护两方面，前者是针对服务器、存储设备等硬件设备的定期维护和故障排除，后者主要包含对软件信息安全维护和解决员工使用软件所遇到的问题等。以系统软件维护为例，重点阐述当前企业人员与管理系统在应用时所遇到的问题及相应的解决措施。

在企业信息安全方面，随着信息化在企业中的广泛应用，企业间的竞争日益激烈，部分不法分子常会通过各种方法窃取企业的商业机密或破坏企业的系统安全，造成企业的严重损失；同时，部分企业缺乏对信息及制度管理措施的严格管控，并且未定期对系统进行检查和维护，也会在一定程度为不法分子提供可乘之机；此外，企业人员在正常应用系统时，由于受电脑病毒影响也可能会影响企业系统的安全，因此，必要的系统安全检查与维护是必不可少的。

为解决企业人员与管理系统的安全问题，通常可采取以下措施：（1）提升系统的安全性。在系统设计时可通过增设逻辑层和物理层提升系统数据的安全性，从系统的技术层面确保企业信息的稳定与安全。也可在系统中设置不同层级的保密制度及访问权限保障系统信息的安全。此外，在系统设计完成后定期完成对系统的检查与维护，及时修复服务器漏洞和更新防火墙。（2）建立健全的系统管理机制。可通过为企业管理系统安装杀毒软件，定期完成对系统漏洞潜在风险的扫描与修复，为系统提供安全的运行环境。（3）增强系统的保密性。在企业系统各部门间增设防火墙，对数据安全进行监测，以便于管理人员快速定位系统安全和故障，尽早发现系统安全隐患并及时排除。（4）建立系统应急体系。形成人员与管理系统的应急处置体系，当面临系统突发状况时可针对性的进行应急处置，并针对潜在故障制定相应的应急处置措施。

在企业人员与管理系统的应用方面，考虑到部分企业人员对该系统尚不熟悉，且较少接触此类管理系统，企业制定了相应的《人员与管理系统管理员操作手册》和《人员与管理系统暂行办法》，为企业管理人员熟练掌握系统的使用流程提供依据，同时企业定期针对员工开展系统使用方法培训，进一步提升企业人员对系统软件的应用程度。

3  结    论

本文以某国企人员与管理系统的构建与维护为例，从系统模块的分类、定义和设计等方面着手，提出了企业通用型人员与管理系统框架，并详细论述了系统登录、录入、编辑和修改、浏览和下载等功能的实现。此外，从系统的安全性和应用性两方面，详细介绍了企业人员与管理系统所面临的安全和应用问题，并针对性地提出了相应的解决措施，以期为类似企业人员与管理系统的建立提供参考和借鉴。

参考文献：

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[7]陈磊. 企业人员信息管理系统的开发与应用[J]. 船舶职业教育, 2019, 7(1): 78-80.

[8]尹杰. 浅析企业信息管理系统中的安全策略研究[J]. 网络安全和信息化, 2022(11): 124-126.

[9]周奇慧. 企业信息管理系统建设与维护研究[J]. 信息与电脑(理论版), 2021, 33(4): 208-210.

[10]黄振华. 企业办公管理信息化系统的应用与创新-以企业管理办公应用协同管理系统为例[J]. 企业改革与管理, 2021(19): 15-16.