数字化时代事业单位档案管理转型发展探讨

数字化时代事业单位档案管理转型发展探讨

李凯丰

天津市市区不动产登记事务中心

摘要：事业单位档案管理数字化转型符合时代发展要求，也满足事业单位的发展需求。因此应当充分了解数字经济时代大背景下，档案管理的未来发展出路及具体转型目标。档案资源实现数字化、信息化发展是大势所趋，单套制档案管理系统是未来的主流管理内容，事业单位当从管理手段开始转型，进而牵动管理模式和管理制度，实现整体的数字化发展，体现事业单位在数字化时代下的实体驱动力。

关键词：数字化；档案管理；转型发展

引言

档案数字化建设与管理在事业单位中所起到的重要作用毋庸置疑。从实际情况来看，纸质档案至数字档案的转换，可将档案利用效率与质量进一步提升，进而帮助事业单位提升自身的市场竞争力。为此，需切实落实相应的档案数字化建设与管理措施，进而为事业单位的发展奠定坚实基础。

1数字化档案管理的必要性

事业单位档案存在的意义即在内部形成一个共享信息的网状布局，以事业单位档案管理资源为网络中心向各个信息需求部门的载体扩散，高效、快捷地向每个团体传递其所需要的档案信息，实现全覆盖式的档案资源共享。而图书馆式的档案管理方式，对于追求快速、高效的信息时代，显然已经无法满足其需求，因此事业单位档案管理逐步向数字化档案管理转型是十分必要的。

2档案数字化建设优势

2.1 高效的档案信息处理

单位日常运营过程中所产生的数据量极为庞大，其中包含了组织各类活动的时间、内容、手段以及文件资料等，若依旧选择使用纸质文件对内热用进行来记录，则在难以保证保存长久性的同时，也极容易由于填写不规范等原因导致后续使用较为困难。而在对纸质档案进行数字化转换后，将进一步提高档案信息的使用有效性，在短时间内即可将档案信息高效传递给各个部门，充分发挥其信息价值。事业单位需要针对设备展开更新与技术改造，过程中往往会产生较多图纸，在对图纸进行CAD数字化转换后，可确保每一项变动记录的及时性，并可根据日期进行分类存储，方便工作人员随时进行调用。从实际情况来看，相较纸质图纸，数字化图纸的灵活性更强且生命力更为旺盛，全面提高了事业单位的工作效率，并基于数字化信息提供给了单位更高的档案使用价值。

2.2 档案分类科学合理

从以往的实际档案管理情况来看，由于工作人员不具备科学整理档案信息的意识，工作过程中强制性的规范制度始终处于缺失状态，使得即使有该部分工作人员根据标准进行了纸质档案整理，档案可用性仍较弱。而在展开档案数字化建设工作后，可以使用计算机中的软件自动对档案进行分类整理，简单操作下就可对大量数据进行批量转移与统一命名，为后续档案信息的使用提供方便条件，所有展示的档案信息更为透明与清晰。若工作人员有查阅需求，只需要输入关键词即可进行档案检索，高效化的档案获取更有利于单位维持高质量生产与经营状态。

2.3 及时更新业务知识

档案数字化建设工作的展开，促使档案管理人员能够主动学习更多的计算机云端管理技术，持续夯实自身的知识基础并提高信息化处理、档案维护管理水平，确保档案信息能够在有效的管理流程中维持实时更新状态，进而确保收纳档案数据的真实性与可靠性。对于单位来说，不断学习先进管理内容并及时对自身的知识储备进行更新的档案管理人员，是维持单位高质量发展状态的重要后备力量之一。

3数字化时代单位档案管理的转型发展内容

3.1 基础业务转型

基础业务包括档案管理制度、档案管理模式、档案管理业务流程等内容。基础业务就是帮助实现单位档案管理系统有序运转的框架式内容，也是传统管理风格最鲜明的部分。基础业务是单位基于自身发展情况和当下发展环境构建起的管理框架，在这个框架内部，单位可以实现档案管理的有序运转，不同的档案内容都可由框架汇总进行分类管理。而以上这种较为简单的基础业务执行手段，适合传统的业务形式。数字化时代，基础业务也需要具备数字化转换能力，以保障单位能够为更多的数据资源提供储存和管理的空间。基础业务转型需要考虑两点：（1） 基础单元改革，最需要“大刀阔斧”斩断的通常是业务管理程序，很多不必要的传统管理流程应当集中去除，全面肃清基础业务，保证业务执行效率；（2） 档案管理制度，需要按照单位的实际发展需求，实行双套制或单套制管理。制度的改变以单位数字化业务的执行能力为基准，单套制是未来单位档案管理转型的必然，但在完全实现单套制之前，单位需要保证数据资源和传统的文件档案资源均得到有效的保护。

3.2档案数字化转型

（1） 要在传统档案管理模式构建基础之上对传统的文件档案进行分类整理，先行确定文件档案的准确性、完整性，后连接数字化档案管理制度，按照数字化档案处理标准，以原有档案分类的形式完成对其扫描、上传、刻录、整理等工作，在联网系统中顺序性编号，并对应留出查阅端口，第一步实现档案数字化后查阅便捷、取用便捷、管理便捷；（2） 要遵照档案管理制度的要求，按照档案文件的应用价值、情报价值来先后信息化处理文件档案，原本为电子档案的信息应该浏览和查阅信息的完整性，并获取信息本源，后统一按照传统文件数字化后的形式进行保存，不必刻意划分传统文件与电子文件信息，除非是在系统更新后出现的直接性数字化信息，则直接交由数字化档案处理系统进行保管，不必遵照档案转型这一程序。

3.3 数字化档案管理体系建设

电子档案管理信息系统是数字化档案管理体系的最终形成模式，也是数字化经济大背景下单位档案管理转型的最终落脚点。管理信息系统的建设需要单位能够运用现代科技手段，完全实现档案管理数字化，保证线上运行能力。体系建设为单位提出的硬性要求是要实现完全数字化管理，当单位档案管理转型到这一阶段，完成体系建设之后，就代表转型成功。传统管理形式的影子将不复存在，取而代之的是完全数字化系统管理。在此，单位需要具备：（1） 数字化管理软件系统，操作系统可享受一体化信息服务；（2） 智能信息传输系统，操作系统可充分接触到任何部门的任何项目，实现数据资源的及时储存；（3） 数据信息共享平台，可将数据信息上传平台，完成单位内部完全共享，扩大档案资源的管理价值，实现数据的共享利用。

3.4建设档案目录数据库

依照国家档案局有关档案数据库的建设标准，建设并持续完善档案目录数据库极为关键。档案管理人员首先对档案进行分类，依据档案的名称与具体内容，将关键数据输入计算机进而形成相应目录数据库。员工可基于此类数据库进行快速的资料检索，并提供给管理人员更多的便利条件。档案目录数据库的建立对于单位来说同样十分重要，可借助网络传输模式将单位的状态变化记录于数据库，进而起到信息资料实时更新的作用。单位档案管理人员可确保所查阅数据的更新及时，保证其使用方面的有效性，整个管理流程也更为有序。

结束语

互联网信息技术的优势已经融入各行业，并进一步提高工作效率。单位档案管理工作融入互联网信息技术，可助力单位实现档案数字化建设，并为庞大的档案信息提供全面管理的方便条件。因此，部门和领导要重视档案数字化建设，加大推动互联网信息技术的应用力度，奠定单位持续发展的重要基础。

参考文献

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