探析事业单位文书档案管理效率的提高

探析事业单位文书档案管理效率的提高

高翔

延安市安塞区城乡居民社会养老保险经办中心  陕西省延安市  717400

摘要：在国家经济建设水平不断提升的带动下，事业单位的发展进程日益加快，作为事业单位中的重要组成部分，文书档案的管理工作尤为关键，真实的文书档案，能够准确记录单位的发展历程以及各项事宜，进行档案的合理化运行，能够为推动事业单位的健康发展奠定坚实的基础。下文首先分析了事业单位进行文书档案管理的重要性，之后对目前影响事业单位文书管理的因素展开了讨论，最后根据事实制定了事业单位文书管理的效率的主要措施，仅供参考。

关键词：事业单位；文书档案；效率

引言

在事业单位发展的过程中，文书档案具有不可替代的重要作用，能够为领导层进行决策的制定提供有力依据，为事业单位的发展指明正确的方向。特别是时代不断发展和科技不断进步的推动下，必须要制定科学的管理措施，提高事业单位文书档案管理工作的效率水平。

1事业单位文书档案管理的必要性

1.1能够提高文书档案处理效率

现阶段，事业单位在开展文书档案管理工作的过程中，想要提高文书档案的管理效率，就需要不断赶紧传统的文书档案管理模式，紧跟时代发展的步伐，合理应用先进技术。比如说，比较常见信息化技术，能够为事业单位的档案文书收集、存储、检索等多项工作提供便利，只需要输入关键词，就能够找到所需要的信息资料，不仅提高了文书档案资料的处理效率，同时还减轻了人员的工作压力。并且，在信息技术的作用下，还能够实现文书档案资料的自动化采集与共享，在工作平台上自动记录档案信息，同时完成后续的处理工作。另外，通过搭建档案共享平台，能够实现各项资源的优化配置，明确标注重点档案资料，为档案需求或者提供具有针对性的服务，完善的档案使用环境，实现了文书档案作用的最大化发挥[1]。

1.2实现文书档案的安全传递

对于事业单位来讲，传统的文书档案管理工作主要是以纸质档案为主，存在容易损坏、容易丢失等缺陷，此时就需要合理应用先进的信息技术优势，解决传统管理工作所存在的问题，实现文书档案的安全传递。在局域网建设的过程中，能够更好的限制不同工作人员的具体权限，不仅保证了文书档案的使用安全，同时还能够完成档案资源的及时共享。同时网络技术还可以免受时间和空间的限制，能够为档案的传递提供极大的便利保障，根据要求完成档案资料的备份处理，降低了人为劳动的工作压力，提高了文书档案传递的安全性和有效性。

1.3拓展文书档案管理途径

对于事业单位来讲，开展文书档案管理工作的过程中，需要根时代的发展需要制定科学的管理办法，充分发挥信息技术优势，提高档案管理工作的效率水平。具体来讲，为了实现档案资料的及时整理、灵活查阅、科学存储，提高管理效率，就必须要合理应用现代化的管理设备。特别是在网络技术不断发展的过程中，应当合理应用先进技术，创新管理办法，真正的实现事业单位文书档案管理工作的与时俱进，为后续档案资源的顺利应用奠定基础[2]。

2影响事业单位文书档案管理效率原因

2.1文书档案管理不标准

对于事业单位来讲，文书档案管理并做的标准化水平直接影响到了此项工作的开展学效率。现阶段在部分事业单位中，还存在文书档案分类混乱的问题，没能严格按照行业标准进行单位内部组织结构和职能的划分，另外不同区域的管理方法、规定之间也存在一定的差异，为此就在造成事业单位在开展文书档案管理工作的过程中出现了不规范行为，影响了档案信息资源的标准化水平。另外，由于缺少完善的档案管理制度作为榆树，造成一些事业单位档案管理工作人员进行档案保管、存储等工作的过程中出现了规范性不足的问题，特别是一些工作经验优先的人员，还能够受到自身工作方式的应造成档案的缺失，严重的影响了文书档案的完整性[3]。另外，先进技术是一切工作顺利开展的重要推动力，事业单位在进行文书档案管理的过程中，由于技术先进性不足，设备缺失等问题，就会影响到档案管理人员工作的顺利开展。

2.2文书档案管理与实际脱节

文书档案管理工作的开展需要与实际情况相结合，了解具体的工作需求，避免由于脱节问题而影响到文书档案的管理效果。但是现阶段一部分事业单位无法真正的实现协调统一，比如说存在文书档案获取难度大的问题。事业单位开展文书档案管理工作的难度较大，需要进行大量档案的分析和整理，一旦缺少科学的档案管理方法作为指导，就可能出现分类混乱等情况，无法实现对文书档案的科学存储和灵活运用。另外，还存在档案处理存档工作效率低下的情况。文书档案的管理会涉及到纸质档案的整理工作，但是一些事业单位的文书档案保存工作存在不规范的问题，受到环境等因素的影响，造成档案保存过程中出现了损坏、丢失等问题。再次，文书档案筛选不科学。由于事业单位的档案数量较多、内容复杂，在完成常见文件整理、筛选的同时，可能忽视了比如说机构核心数据、决策依据等特殊类型文书档案的整理，对事业单位的发展产生了不同程度的影响。并且由于专业人员数量不足，技术支撑不到位，就会长造文书档案管理工作无法灵活应用先进的档案管理技术，最终就制约了事业文书档案档案管理工作的高效开展

[4]。

2.3文书档案管理技术落后

事业单位文书档案管理技术的先进性，直接影响到文书档案管理工作的质量和效率，目前管理技术落后问题体现在以下几个方面：首先，缺少对数字技术的合理化运用。事业单位在开展档案管理的过程中，存在过度关注安全性的情况，咩能充分应用数字技术优势进行档案的管理和备份工作。其次，缺少科学先进的数据处理方法。一些事业单位在开展档案管理工作的过程中，由于过度依赖纸质档案，缺少对管理系统先进性的正确认识，无形中增加了档案维护的工作难度，无法进行大量文书档案的科学分类存储[5]。传统陈旧的数据处理方法，一旦出现了系统漏洞等情况，就会影响到数据的安全，增加了信息泄露的风险，同时受到人工操作主观因素的影响，还可能出现各类事物问题，而降低了档案数据的准确性。

3提高事业单位文书档案管理效率的主要途径

3.1完善基础建设并优化管理体制

为了提高事业单位文书档案管理工作效率水平，就需要有完善的设备设施和管理体制作为约束。伴随着时代的进步和科技的发展，事业单位的文书档案管理工作也需要打破传统思想的桎梏，正确认识信息化技术设备的重要性，这也是工作创新的重要支撑，应当根据需求适当加大资金投入，逐渐利用信息化管理方式取代传统的人工文书档案管理模式。现阶段，为了完成文书扫描和自动检索录入，就需要投入一定的资金进行基础设施的建设与完善，为事业单位文书档案管理工作的顺利开展提供设备和人员保障。并且，还需要配备比如说防火、防尘、防盗等设备设施，并制定网络盗窃应多措施和防病毒安全保证措施，提供充足的资金支持，加大软硬件建设力度，实现文书档案管理工作的创新和优化。

并且，事业单位还需要积极改善文书档案管理体制，秉承人机结合的原则，进行自动化管理系统的构建，实现对档案资料的集中管控，为后续档案的使用提供便利。高度关注目前存在的管理档案管理分散问题，制定相应的解决措施，通过对管理制度进行完善和改建，并统一技术标准，来实现对事业单位文书档案资料的统一化管理。另外，还应当根据事业单位的实际发展情况，对文书管理工作制度进行及时的优化，保证制度的全面和创新性，保证制度条款能够满足现阶段的文书档案管理工作要求，调整不合理的管理措施，为事业单位带来文书档案管理工作的有序开展提供指导参考[6]。

3.2规范文书档案管理方法

事业单位在开展文书档案管理工作的过程中，提高文书档案管理工作的规范化水平尤为关键，并且需要落实到具体的工作环节当中。首先，在进行文书档案归档处理的过程中，必须文件的标准化和完整性进行保证，了解具体的稳健性形式，根据时间先后顺序进行文件的分类整理和存储，对于其中所出现的重复或者作为档案情况，再经过比对调研后进行科学处理。另外，开展文书档案归档工作的过程中，需要进行档案内容的严格检查，及时发现其中所存在的问题，提高档案存储工作的有效性。其次，根据不同的档案用途，进行零散档案、保密档案、修复方案等不同类型档案的分类管理工作。再次，加强文书档案总和检查力度，对与档案资料的整理、借阅、提取、收进等情况进行及时的记录总结，降低各种突发问题的影响。最后，了解不同的档案类型和使用性能，实现对文书档案的高效开发和利用，在经过了申请批准后，才能够进行文书档案的借阅或者复制，保证文书档案安全[7]。

3.3提高文书档案管理信息化水平

现阶段，在信息技术水平不断提升到带动下，事业单位的文书档案管理工作也需要紧跟时代发展的不发，积极开展信息化管理工作，以信息技术为支撑，开展全面的文书档案信息化管理工作。首先，合理应用先进的软件系统和网络技术。传统的文书档案管理工作无法进行信息资源的共享，此时事业单位进行软件系统和信息技术的科学运用，不仅能够提高文书档案管理工作效果，同时还能实现不同部门之间的信息共享和运用，提高实际工作效率。其次，加强基础设施建设。为了实现文书档案信息资源的安全、高效传输，就必须要开展网络基础设备设施的建设与完善工作，加大硬件设备设施的投入力度，并根据使用情况开展日常的管理和维护工作。再次，提高档案工作人员的专业素质水平。事业单位文书档案管理工作的信息化管理，需要由相关工作人员的支持，必须要针对现状进行文书档案管理人员的培训工作，提高人员的责任意识，确保能够胜任自身工作。最后，加大文书档案设备设施的安全检查力度。设备设施是文书档案信息化建设的重要实诚，事业单位在开展文书档案信息化管理工作的过程中，必须要做好相关设备设施的定期检查和维护工作，尤其是应当重点进行服务器、操作系统的检修，一旦发现异常情况，制定科学的解决措施，实现设备的安全稳定运行，避免出现文书档案信息损坏、丢失的问题[8]。

3.4培养高素质的文书档案管理人员

对于事业单位来讲，文书档案管理工作效果与人员素质能力具有直接的关系，人才是第一生产力，也是各项工作开展的最终决定因素。从事相关档案管理的事业单位工作人员，必须要具备扎实的知识理论基础和丰富的工作经验，熟练使用计算机设备。具体来讲，培养高素质的文书档案管理人员可以从以下几个方面入手：首先，应当进行文书档案复合型管理人才的积极引进，这部分人才不仅掌握了先进的档案管理知识，同时还具备了丰富的工作经验，信息意识水平较高，能够熟练的完成计算机操作，为各项工作的顺利进行提供便利。其次，开展既有档案管理人员的针对性培训工作，将档案管理人员的培训纳入到年工作计划当中，并将档案管理人员的学习成绩与年终绩效相挂钩，提高人员工作的积极性和主动性，为档案管理工作的顺利开展提供人才支持。比如说，通过邀请专家学者授课，或者是开设档案管理培训班的形式，鼓励员工进行积极的参与，另外利用网络及时的优势，能够更加灵活的学习相关档案管理知识，提高管理人员的文书档案信息化管理水平。最后，定期开展档案管理人员的思想政治教育工作，提高文书档案管理工作者的责任意识，严格要求自身，提高工作的规范化水平，将个人利益与单位利益相挂钩，不断提升自身的工作能力水平。

结束语

总之，社会不断进步的过程中，事业单位想要顺应时代发展的不发，就必须要全面提升事业单位文书档案管理工作质量，保证工作效率，为单位的发展提供有力的支撑。相关工作人员需要从实际情况入手，针对所存在的问题，制定具体的事业单位文书档案管理办法，充分利用档案的作用，为管理人员制定发展决策提供依据，推动事业单位实现健康发展。

参考文献

[1]石建芸.基层事业单位文书档案管理质量提升路径探究[J].档案，2022（08）：62-64.

[2]王建香.大数据时代背景下档案工作管理体制变革与创新发展[J].产业与科技论坛，2022（19）：150.

[3]罗娅.文书档案整理归档存在的问题与优化路径[J].兰台内外，2022（12）：25-27.

[4]韩冰.事业单位文书档案的管理实践探讨[J].卷宗，2022，9（15）:153.

[5]魏蓉.大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究[J].投资与创业，2017（12）：237-238.

[6]王殿利.提升事业单位档案管理核心竞争力的路径研究[J].城建档案，2020（02）：81-82.

[7]岳海燕.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].经济学，2019（1）:14-15.

[8]黄珊珊.探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J].人力资源，2020（08）：24-25.