信息化条件下机要档案保密工作研究

信息化条件下机要档案保密工作研究

张盟盟

河南能源化工集团鹤煤公司   河南省鹤壁市  458030

摘要：信息化条件下，机要档案的保密工作具有重要的意义和挑战。随着信息技术的发展与应用，电子档案的产生和传输越来越普遍，使得档案的安全性面临新的威胁和风险。因此，研究如何在信息化环境下加强机要档案保密工作，不仅是当前档案管理领域亟待解决的问题，也是保障国家、企事业单位信息安全的重要任务。本文旨在深入探讨信息化条件下机要档案保密工作的关键问题和对策，为相关机构和人员提供有针对性的指导和借鉴。

关键词：信息化条件；机要档案；保密工作

阐述了信息化时代,机要档案保密工作面临的新挑战，分析了机要档案保密工作在保密意识、保密管理、信息化技术、保密工作者业务素能方面存在的问题，并针对问题提出了优化策略，包括营造氛围，增加机要人员保密安全意识；完善制度，加强机要文档保密安全管理；立足实情，推进机要档案信息技术建设；深化改革，健全机要人才建设长效机制，以期对做好信息化条件下机要档案保密工作研究有所借鉴。

1.信息化条件下机要档案保密工作的主要问题

1.1保密意识相对薄弱

在信息化条件下，机要档案保密工作的主要问题之一是保密意识相对薄弱。机要档案管理人员和相关人员缺乏对于保密意识的培训和教育，对于机要档案保密工作的重要性和必要性认识不足，容易忽视保密措施的实施。在信息化的环境下，机要档案的共享变得更加频繁和便捷。然而，由于保密意识薄弱，部分人员可能没有意识到某些机要档案信息的敏感性和保密性，导致未经授权的信息共享和泄露风险的增加。由于保密意识薄弱，机要档案保密工作往往更倾向于依赖安全技术手段来保护信息安全，而忽视了保密原则和管理措施的实施，这样的做法容易造成技术防护的薄弱环节和漏洞，使得机要档案的保密性受到威胁。

1.2信息化技术发展滞后

信息化技术的发展日新月异，但在某些组织中，机要档案保密工作所使用的安全防护技术可能相对滞后。例如，网络安全技术、数据加密技术等方面的应用可能没有及时跟上最新的发展趋势，从而增加了信息泄露的风险。机要档案的安全存储和传输是保密工作的重要环节。然而，在信息化技术发展滞后的情况下，可能存在数据存储设备和传输通道的安全性不高的问题。例如，采用过时或不安全的存储介质，或者使用不加密或低加密水平的数据传输方式，容易导致机要档案信息被非法获取或窃取。信息化技术在保密工作中发挥着重要的辅助作用，例如通过安全审计和监控手段对机要档案的使用和访问进行监控和记录。然而，由于信息化技术发展滞后，一些组织缺乏有效的审计和监控手段，无法及时识别并应对机要档案的潜在安全风险[1]。

2.信息化条件下机要档案保密工作优化措施

2.1营造氛围，增加机要人员保密安全意识

在信息化条件下，要优化机要档案保密工作，需要营造良好的保密氛围，增加机要人员的保密安全意识。保密工作需要得到领导的高度重视和支持，在组织层面树立起保密工作的良好形象，领导要自觉遵守保密制度，亲自关心并指导保密工作，给机要人员树立榜样。开展定期的保密宣传教育活动，通过会议、培训、发布通知等形式，向机要人员传达保密政策、法律法规和管理要求，提醒他们不断强化保密意识。机要人员需要明确保密工作对国家机密和组织安全的重要性，认识到自己的保密责任，并保持持续的保密责任感，可通过签署保密承诺书、定期进行保密自查等方式，促使机要人员保持高度的保密意识。根据机要人员的不同层次和工作需求，开展有针对性的保密培训，培训内容包括保密法律法规、保密技术和知识、保密案例分析等，提升机要人员的保密能力和水平。另外应建立合理的激励机制与奖惩措施，激励机要人员积极参与保密工作并发挥主动性，对遵守保密制度、表现出色的人员给予奖励，对违反保密规定的行为进行严肃处理，以实现机要人员的积极参与和自我保密意识的增强。

2.2完善制度，加强机要文档保密安全管理

为了优化信息化条件下的机要档案保密工作，需要采取一系列措施来完善制度并加强机要文档的保密安全管理。应制定和完善机要档案保密的相关制度和规章，明确保密责任、权限和流程，规范机要档案的处理、传输、存储和销毁等环节，确保各个环节都得到有效的保密管理。还需要建立严格的访问控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问和使用机要档案，同时细分权限，根据不同人员的职责和需要进行权限控制，避免信息泄露风险。

对机要档案进行加密处理，确保在存储和传输过程中的数据安全，同时建立安全审计机制，对机要档案的访问记录、操作日志等进行监控和审查，及时发现和处理安全事件。最后需要组织定期的保密演练，模拟各种安全事件和突发情况，提高应急响应和处置能力，进行定期的风险评估，发现潜在的安全风险，并采取相应的防范和控制措施。

2.3立足实情，推进机要档案信息技术建设

信息化条件下，优化机要档案保密工作的关键措施之一是立足实情，推进机要档案信息技术建设。首先需要建立健全的信息技术基础设施，包括安全稳定的网络系统、高效可靠的数据存储系统和完善的文件传输通道，这样可以为机要档案的存储、传输和共享提供可靠的支持，确保档案信息的安全性和完整性。其次可以借助先进的信息安全技术，如网络防火墙、入侵检测系统、数据加密技术等，加强对机要档案的安全防护，通过合理配置和使用这些技术手段，可以有效预防和抵御来自内外部的安全威胁，降低机要档案信息泄露的风险。随着技术的不断发展和突破，可能会出现新的安全漏洞和威胁。因此，定期进行信息技术的更新和漏洞修补是至关重要的。及时跟踪和应用信息技术新动向，确保机要档案信息系统的安全性和稳定性

[2]。

结语

在信息化条件下，机要档案的保密工作面临着日益复杂和严峻的挑战，本研究通过深入分析信息化环境下机要档案保密的关键问题，提出了一系列应对策略和措施，这些策略包括建立科学的机要档案保密管理制度，加强技术手段和安全设备的投入，加强人员培训和教育，健全机要档案的审计与监控机制等，同时应积极推动信息化与保密工作的有机结合，为机要档案保密工作提供了理论与实践指导。相信通过不断深入的研究和实践，能够进一步提升机要档案保密工作水平，为国家和组织的信息安全做出积极贡献。

参考文献

[1]刘霞.信息化条件下机要档案保密工作研究[J].内蒙古科技与经济,2021,(17):36-37.

[2]吴娜.新形势下机要文书档案保密工作研究[J].兰台内外,2019,(15):68-69.