互联网背景下城建档案信息化建设的思考

互联网背景下城建档案信息化建设的思考

叶晓松

成都市城市建设和自然资源档案馆     610000

摘要：在互联网环境下，工程建设档案信息的收集、保存和利用等工作正处于由“离线”向“网上”、由“封闭式”向“开放式”转变的时代要求。文章通过对工程建设档案工作新动向和工程建设档案工作新任务的分析，谈谈对工程建设档案工作的几点思考：

关键词：互联网；工程建设档案；信息化建设管理

随着互联网和现代信息技术快速发展，办公自动化的广泛应用及普及，工程建设档案正在逐步迈入数字化和信息化。各部门的信息系统通过互联网等载体，实现了工程立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等准备阶段的电子化文件网上流转和业务办理，记录了工程建设活动的全过程，具有保存价值；在满足工程建设业务需要的同时，电子档案的普及和应用，使得档案的存储、查询和利用更加便捷，推动了工程建设领域数字化、智能化转型，促进工程建设领域高质量发展。

1 互联网+工程建设档案工作新动向

1.1档案数字化和信息化：互联网技术的发展使得档案数字化和信息化成为可能。通过互联网技术，可以将传统的纸质档案数字化，实现档案的在线查阅、管理和利用；档案资源电子化，是工程建设档案电子化和档案资源数字化的必然产物。其原因有三：一是在网络政务不断发展的今天，越来越多的行政工作都是通过网络业务系统（网上行政服务大厅）进行的；二是在工程建设项目的管理工作中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件的信息化已经得到了普遍的应用，生成了大量的电子档案；三是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件均可成为丰富的电子档案资源，这不仅提高了档案的利用效率，还减少了档案的丢失和损坏风险。

1.2档案在线传递和接收：通信网络已经成为档案传递和接收的主要渠道。根据项目审批体制改革的需要，一方面，可以直接从业务系统或电子证片库中抽取的资料，不再需要重新提交；对电子档案的采集和存档，主要是通过业务系统进行网络推送。另一方面，在工程建设项目档案电子化进程中，新《档案法》将电子档案与纸质档案等同，因此，在网上接受电子档案，已经是一种“让数据多跑路，让群众少跑腿”的趋势。

1.2.1档案的验证模式：为推进全流程数字化报建审批，优化完善工程建设项目审批管理系统功能，精减审批流程，加强全流程审批数据流通，推广应用电子材料、电子签章、电子证照、接入统一电子印章和电子证照管理平台，在工程规划许可、施工图审查、施工许可等环节应用电子签章和电子证照。基于工程建设档案具有数据量大、数据量多和数据量杂等特点，在进入档案馆之前，电子档案的真伪主要靠电子印章或电子签名来保证，但是，仅仅依赖电子印章或电子签名来验证电子档案的真伪是不够的，因为电子印章和电子签名本身也可能被伪造或篡改。因此，还需要结合其他验证手段，如数字证书、时间戳等，来确保电子档案的真实性和合法性。

1.3档案大数据分析：通过互联网技术，可以对大量的档案数据进行采集、整理和分析。针对档案数据量越来越大，涉及面越来越广的特点，大数据分析可做到快速处理大量数据，实现数据全面共享，推动跨部门的业务协同；且每一件档案都具有独特性和唯一性，具有凭证价值和信息价值，因此档案大数据分析的价值密度较高，能及时获取有价值的信息，有助于发现档案中的规律和趋势，为工程建设提供更加科学、准确的数据支持。总之，档案大数据分析是一项重要的工作，有助于提高档案管理水平，为决策者提供更有价值的参考。

1.4档案智能化管理：通过互联网技术，可以实现档案的智能化管理。工程建设档案是城市规划、发展和管理的基础，也是城市规划管理中的一种信息资源。互联网+时代，人们对档案工作的“智能化”提出了更高的要求。一方面，档案部门要具备打破时间和空间的局限，为档案提供稳定、高频、高精度的档案信息服务，以支持档案管理的前端信息化运营体系的高效运转。另一方面，大数据思想正在改变人们使用档案信息的模式，大量的档案信息经过统计、综合分析和加工处理之后，将推动用地、规划、设计、施工、竣工全过程的协同应用和管理。

2 互联网+工程建设档案工作新使命

2.1任务定位，即合理地确定信息化建设所要达到的功能和目的，保证建设方向的正确性，适应“互联网+”时代的新变化和新需求。

2.1.1 建立数字化档案管理体系：建立数字化档案管理体系是工程建设档案信息化建设的基础。这包括建立数字化档案的分类方案、归档范围和保管期限表；建立档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和共享等功能，制定数字化档案的整理、鉴定、保管和利用等业务流程，以及建立数字化档案的安全保障体系。

2.1.2 实现档案数字化采集：实现档案数字化采集是工程建设档案信息化的重要环节。这包括对传统纸质档案进行数字化扫描、对电子文件进行收集和整理等。通过数字化采集，可以将工程建设过程中的各种文件和资料转化为数字化档案，方便后续的利用和共享。

2.1.3 建立档案信息共享平台：建立档案信息共享平台可以促进工程建设档案信息化的建设。通过共享平台，可以实现对数字化档案的统一管理和利用，提高档案管理效率和利用价值。

2.1.4加强档案管理人员的培训：档案管理人员的技能水平和管理能力是影响工程建设档案信息化建设的关键因素之一。因此，需要加强对档案管理人员的培训，提高他们的数字化档案管理技能和管理能力。

2.2 建立“最终的电子档案保存基地”，为电子档案提供集中、统一、安全和持久的保存空间。

2.2.1 设施建设：电子档案保存基地需要具备符合规范的设施和设备，包括库房、档案架、空调系统、消防系统、监控系统等。这些设施和设备需要满足电子档案的保存要求，确保电子档案的安全性和可靠性。

2.2.3 安全管理：电子档案保存基地需要建立完善的安全管理体系，包括门禁系统、巡查制度、应急预案等。这些措施可以保障电子档案的安全性和保密性，防止档案被窃取或篡改。

2.2.4 电子档案备份：电子档案保存基地需要采用多种方式对电子档案进行备份，完善档案数字资源备份机制，实现全部档案数字资源完整备份和异地异质备份，包括在线备份、离线备份、近线备份等。这些备份方式可以保障电子档案的安全性和可靠性，防止档案丢失或损坏。

2.3 建立电子档案自动化处理平台，把各形成单位、各个信息化业务系统生成的电子档案转化为一种统一的、标准化的电子档案形式，按照标准收集、检查各项参数、接受、保存和管理。

2.3.1 电子档案的收集和整理：电子档案处理平台可以自动收集和整理各种来源的电子档案，包括电子邮件、文档、图片、视频等。这些电子档案可以通过平台进行分类、标记和索引，以便后续的检索和利用。

2.3.2 电子档案的存储和管理：电子档案处理平台可以提供安全的存储和管理环境，确保电子档案的安全性和可靠性。平台可以支持多种存储介质和存储方式，包括硬盘、光盘、云存储等。

2.3.3 电子档案的检索和利用：电子档案处理平台提供了强大的检索和利用功能，用户可以通过关键词、日期、文件类型等方式快速检索到所需的电子档案。同时，平台还支持多种格式的输出，方便用户对电子档案进行利用。

2.3.4 电子档案的安全性保障：电子档案处理平台采用了多种安全技术，包括数据加密、访问控制、身份认证等，确保电子档案的安全性和保密性。

2.3.5 电子档案的共享和协作：电子档案处理平台支持多人同时访问和编辑同一份电子档案，方便用户之间的协作和共享。同时，平台还支持在线讨论、注释等功能，提高了用户之间的沟通效率。

2.4 建立电子档案业务运作平台，使档案人员能够进行档案验收，接收，管理，使用，鉴定，统计等业务。

2.4.1全面的档案管理功能：电子档案业务运作平台具备全面的档案管理功能，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节。平台可以根据不同的业务需求，提供定制化的档案管理方案，满足需求。

2.4.2智能化的档案管理流程：电子档案业务运作平台采用智能化的档案管理流程，通过自动化的数据处理和检索技术，提高档案管理的效率和准确性。同时，平台还支持多渠道、多终端的访问方式，方便用户随时随地进行档案管理和利用。

2.4.3强大的档案利用功能：电子档案业务运作平台提供强大的档案利用功能，支持多种形式的检索和利用方式，如关键词检索、全文检索、图像检索等。利用人可以根据自身需求，快速找到所需的档案资料，提高工作效率。

2.4.4完善的安全保障机制：电子档案业务运作平台具备完善的安全保障机制，采用多种安全技术手段，如数据加密、访问控制、身份认证等，确保档案信息的安全性和保密性；建立健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系，完善备份机制、服务外包安全工作监管机制等，支持多级权限管理，从而满足不同用户的访问需求。

2.4.5良好的可扩展性和可定制性：电子档案业务运作平台具有良好的可扩展性和可定制性，可以根据不同的需求进行定制开发，满足特定的档案管理需求。同时，平台还支持与其他系统的集成和数据共享，提高档案管理的整体效率。

3 结语

在互联网背景下，城建档案信息化建设对于城市建设和规划具有重要意义。通过信息化建设，可以更好地管理和利用城建档案，提高工作效率和决策水平。总之，在互联网背景下，城建档案信息化建设需要注重数字化、信息化、数据共享和安全保障等方面的工作，以提高城市建设和规划的效率和质量。