做好档案保密工作的对策思考

做好档案保密工作的对策思考

白一茹

陕西城际铁路有限公司

摘要：信息技术的发展推动了档案信息的载体从纸质向电子转变，在提高档案工作效率同时也带来了新的安全保密风险。在当前环境下，企业存在传统载体档案和电子档案的双重安全风险，企业档案管理人员根据《保密法》《档案法》等国家法律法规的管理要求，梳理文件材料从产生、收集、传递、保存、利用等方面的保密风险，并根据风险点提出具体的防范措施，从微观层面提升档案保密管理的规范化水平。

关键词：企业；档案管理；保密工作；对策措施

中图分类号：F457

文献标识码：A

引言

随着数字技术的不断发展，档案数字化已经成为一种普遍的趋势。数字化的档案具有存储容量大、检索便捷、复制精确等优势，同时也面临着质量控制和安全保密的挑战。在数字化过程中，如何确保档案质量的准确性和完整性，以及如何保护档案信息的安全性和机密性，成为了需要解决的重要问题。建立科学有效的质量控制措施和安全保密策略对于保障档案数字化的可靠性、完整性和安全性具有重要意义。

1档案数字化过程中质量控制与安全保密工作的意义

1.1保障数字档案的可靠性和完整性

质量控制是确保数字档案准确性和完整性的关键环节。通过严格的质量控制措施，可以确保数字化过程中的扫描、转换和索引等步骤的准确性和一致性，从而保障数字档案的可靠性和完整性。

1.2提高数字档案的检索效率

数字档案的检索效率直接影响用户的使用体验和工作效率。通过质量控制，如正确的标注和分类，可以提高数字档案的检索效率和准确性，使用户能够快速找到所需信息，提高工作效率。

1.3保护档案信息的安全性和机密性

档案中可能包含敏感信息，如个人隐私、商业机密等。在数字化过程中，必须采取严格的安全保密措施，防止未经授权的访问和泄漏。这包括物理安全措施（如安全存储和访问控制），以及数字安全措施（如数据加密和权限管理），以确保数字档案的安全性和机密性。

2做好档案保密工作的对策

2.1持续更新档案管理设备

随着技术的不断发展，新一代的数字化设备不断涌现，具有更高的扫描分辨率、更快的扫描速度和更精准的图像处理能力。机构应定期评估和更新扫描仪、图像处理软件等设备，以提高数字档案的质量和效率。档案管理机构还需要引入自动化处理技术和智能识别技术，如自动图像校正、自动数据提取等，提高数字档案的处理效率和准确性。自动化处理技术还可以降低人为错误的风险，并提供智能识别技术，如光学字符识别（OCR）、语音识别等，自动将图像或音频转化为可编辑的文本信息。物联网和云计算技术是当前数字技术中的一个重要发展分支，也能够应用于档案数字化的建设中，物联网和云计算技术可以实现设备之间的互联和数据的集中管理。通过将数字档案管理设备连接到云平台，可以实现设备状态的实时监控和远程管理，提高设备的稳定性和可靠性。

档案数字化建设需要进一步强化安全管理的能力，更新的档案管理设备应具备强大的安全保密功能，包括数据加密、用户权限管理、安全审计等。同时，设备应有防火墙、入侵检测和防病毒等安全防护机制，以确保数字档案的安全性和机密性。此外，要定期对更新的档案管理设备进行评估和监测，及时发现问题并采取相应的改进措施；要与供应商保持沟通，获取最新的技术支持，以不断提升设备的性能和功能。

2.2建立健全的制度

（1）相关部门需要明确质量控制与安全保密的目标和原则，制定相关政策文件与制度，确保全体人员了解和遵守。（2）设立质量控制与安全保密责任部门，进一步明确质量控制与安全保密工作的责任部门，制订工作职责和权限，确保质量控制与安全保密工作的专门管理和监督，制订数字化工作的质量控制和安全保密的具体流程，明确各个环节的工作要求和责任，并确定详细的质量控制与安全保密标准，确保数字档案的质量和安全性符合标准。（3）建立监督和检查机制，对质量控制与安全保密工作进行定期检查和评估，确保质量控制与安全保密制度的有效执行和工作质量的持续改进。

2.3创新管理，实现涉密信息资源精细化管理

创新过程涉密文件管控方式，通过存储统计、监视测量，有效对涉密人员本地存储大量涉密文件进行了管控，降低失泄密风险。同时通过载体系统和数字档案馆集成，打通涉密档案与涉密电子文件之间的壁垒，使档案实体管理与电子文件管理无缝衔接，通过系统管理平台的“全收集”“全管控”，强化了涉密信息资源建设，构筑了涉密信息资源一体化管理。结合保密和利用最大化的原则，细化档案利用权限，在确保不失密、不泄密的前提下保障档案信息共享，发挥档案价值。

2.4提升工作人员的整体素质

（1）提供定期的培训和教育，使人员了解最新的质量控制和安全保密技术、法规要求和最佳实践。培训内容可以包括数字档案处理技术、安全意识培养、法律法规等，以提高人员的专业知识和技能。（2）积极鼓励人员进行持续学习和专业发展，及时了解行业的最新趋势和技术发展。通过参加研讨会、培训课程、专业认证等方式，提升人员的专业水平和素质；通过建立团队合作的机制，促进人员之间的合作和沟通；通过定期组织团队会议、知识分享和经验交流，提高团队的协作能力和问题解决能力。（3）加强人员的安全意识培养，提高对数字档案安全保密重要性的认识，鼓励人员积极参与质量控制与安全保密工作的改进和创新，提出新的想法和解决方案；建立反馈机制，听取人员的意见和建议，以不断改进工作流程和提升工作质量。（4）培养人员的综合素质，如沟通能力、问题解决能力、团队合作精神、责任心等。这些素质可以通过培训、培养和激励机制来发展，以提高人员的整体素质和能力。

2.5顶层策划，构建涉密档案全生命周期管理

做好档案工作中的保密管理，首先就要顶层策划，构建一种全生命周期管理的理念和机制。以信息化平台为基础，流程管控为抓手，建立“全数字、全管控、全智能”的环境，从涉密档案的产生到销毁全过程开展精准控制。同时将涉密档案与载体管理深度融合，创建涉密档案的二维码“身份”，做到涉密档案状态的实时掌握。在制度建设方面就是通过梳理管理环节的薄弱点，完善制度，并将保密要求全面落实到档案业务管理中，让我们的档案保密管理有法可依，有规可循。

2.6过程管控，完善涉密档案风险防控措施

通过建立涉密档案风险评估机制，研究分析涉密档案各个业务环节的保密管理风险，确定风险种类及危害，提出针对性防范风险的有效措施，制定档案风险管理方案。通过二维码身份，实现涉密档案的元素化管理，运用大数据技术和智能AI分析技术，分析涉密档案业务数据链，实现涉密档案安全隐患智能预警，更好地服务于科研生产，实现了涉密档案从被动管理向智能管控的转变。

结束语

综上所述，为了进一步提升档案数字化的质量和安全性，需要制订创新的策略来推动工作的改进和发展。只有在高质量和安全的基础上，档案数字化才能更好地满足用户需求，为社会进步和发展提供更好的支持，档案管理机构要不断提升档案数字化的质量控制和安全保密工作的水平，为数字档案的长期保存和可持续发展提供有力支撑。

参考文献

[1]马雪雯.我国纸质档案数字化工作研究[D].南京:南京大学,2021.

[2]杨俊杰.数字化转型背景下的档案信息安全问题研究[D].郑州:郑州航空工业管理学院,2023.

[3]聂茜茜.人事档案扫描图像的自适应增强研究[D].郑州:郑州大学,2022.

[4]门亮,魏琳,王旭飏.互联网背景下事业单位档案数字化建设策略[J].造纸装备及材料,2023,52(8):181-183.