重大活动和突发事件档案专题数据库建设策略

重大活动和突发事件档案专题数据库建设策略

侯晓亮

宁津县档案馆

身份证号码：371422198211280016

摘要：重大活动和突发事件档案专题数据库建设，符合数字化的时代特征，整合反映重大活动和突发事件的档案内容，为国家决策、科学研究活动提供数据资料支持，对于档案部门以及社会公众都有重要意义，最终助力全社会的协同发展进程。本文关注到重大活动和突发事件的档案专题数据库建设过程。简要分析了数据库建设的意义，并从建设战略规划、明确功能等角度，探索了数据库建设策略。

关键词：重大活动；突发事件；档案专题数据库；建设

引言：重大活动和突发事件档案，记录了此类活动事件的经历以及处理方式，在社会治理、科研活动等过程中发挥重要作用。积极推动重大活动和突发事件数据库建设，促进档案资源的高效利用，对于社会发展具有现实意义。

一、重大活动和突发事件档案专题数据库建设概述

重大活动与突发事件档案专题数据库的建设，立足于重大活动或者事件组织应急管理过程中产生的记录或者凭证，反映活动的开展情况，为后人总结经验、研究规律提供充足的资料依据。在国家治理、科学研究进程中，都能通过档案专题数据库获取最有效的资料，还能为社会用户提供记忆空间，帮助用户回想重大活动与突发事件的经历，更好地体现档案机构自身的价值。

二、重大活动和突发事件档案专题数据库建设策略

1．重视战略规划建设。重大活动和突发事件档案专题数据库的建设，要适应民众在档案利用层面的实际需求，进而增强国家治理能力。相关部门要紧扣重大活动和突发事件档案管理的具体要求，围绕档案专题数据库的建设任务，形成战略规划，指明档案专题数据库建设的时机、部门、渠道，分配数据库建设责任，真正实现共建共享的效果。档案馆、学术机构与相关单位要准确把档案学科的最新的动态，提升认识层次与能力，并将数字化要求融合其中，制定档案专题数据库建设规范，确保规范内容吻合顶层决策的要求与公众需求。基于数据库建设规范，形成专业性的数据库建设评估机制，将评价环节前置，将监管环节覆盖档案专题数据库建设全过程，数据库建设与评价的主动性更强，更符合时代要求。

2．明确数据库的功能。档案专题数据库建设工作的综合性较强，在分析数据库建设可行性以及预期效益的基础上，保证数据库建设的科学性。档案专题数据库的建设涉及到多个功能层面，建设效果与资金、专业人才等要素关系密切。建设单位需要综合评价各方面要素，找到数据库建设的合理目标，明确数据库类型和功能。比如公共卫生事件的档案专题数据库，涉及到事件的发生、发展等多个阶段，与医疗诊断、资源调配、项目建设管理等多项任务有关，具有主体多元、媒介多元的特征。档案专题数据库建设前，要明确主导者以及建设的目标。随后明确数据库的具体类型，可选项包括全文数据库、文献专题数据库、多媒体数据库、事实性数据库、综合性数据库等等，同时设定数据库的开放度。明确档案专题数据库类型后，确定数据库的建设内容与具体手段。

3．立足用户角色转变，推动档案专业数据库建设的创新。数字化背景下，档案数据库用户角色发生悄然转变，不再是纯粹的资源数据索取者与利用者，而是更多参与到数字资源的建设进程中，成为提供者与分享者。在用户角色多元化、社会公众需求愈发丰富的背景下，档案部门要创新工作模式，吸引更多主体参与到档案专题数据库建设进程中，拓展数据库建设范围。档案部门积极主动策划数据库建设过程，借助互联网的优势，将档案专题数据库建设任务划分为多个功能模块，让建设任务更细致。同时借助数据库平台，推动数据库功能模块建设任务的外包进程，让更多用户参与到建设进程中，真正做到广纳百川，体现集体智慧的优势，为档案专题数据库建设带来更丰富的资源，档案专题数据库建设进程中，充分吸收国内外同类文化部门的先进经验，扩展信息资源收集面，发挥多元主体合作的优势，让文献资料内容更真实，推动专题数据库建设。

从档案内容应用的角度出发，要加大档案资源内容级管理与数据级管理的开发力度，协调档案专题数据库与其他数据库之间的关系，无需收集大量实体档案，借助分散管理模式，设置统一性的检索入口，也能检索不同类型的资源数据，档案信息检索覆盖面更大，促进档案资料应用。数据库建设中，借助知识管理体系，捕捉数据库用户行为，分析用户行为特征并形成用户画像，掌握用户检索、评论的习惯，定位用户的个性化需求，推送用户最关注的内容，档案知识服务质量更高，还能促进社会经验的整合。

4．增强智慧服务能力。档案资源管理与数字化模式的结合，意味着数据管理要求更高。重大活动和突发事件具有数据容量大、类型复杂等特征，通过数据资源的整合，让档案资源的组织更加规范，保证全部数据完整规范，符合用户群体多元化的需求。将先进技术与操作模式融合在数据管理层面，增强专题数据库的智慧服务能力。根据档案资源中的著录和内容，构建元数据体系。档案资源著录的编制要科学细致，题名、题名说明和附注要详细。关于档案资源的内容，首先保证档案资源的完整性与准确性，还要增强数据的可识别性。对于现有档案资源，借助OCR技术，将其转化为数字格式文档，让档案资源数据“可计算”。对于新增的档案资源，要保留电子文件特性，顺利挂接到数据库，保证数据识别效果。利用先进技术，组织分析档案资源数据，让档案资

源在科研、国家治理等场景中发挥更大作用，为处理关键事件提供智力支持。

档案资源管理要符合安全要求，明确现有安全风险后，采用数据加密、病毒防护等多种措施，保证档案资源数据安全，让档案资源在安全的环境中广泛利用，档案资源信息服务更健全。若要实现档案资源数据库建设目标，需要构建评价体系，设定评价指标与权重，综合采用定量评价、定性评价模式。评价过程中，要吸收档案资源利用者的意见，将其作为优化数据库建设的需求，进而调整档案数据库的架构与著录结构，同时关注到数据库的稳定性，确保数据库建设吻合时代要求，使得档案数据库在国家治理、社会发展、科研等领域发挥更重要的作用。

结束语：建设重大活动和突发事件档案专题数据库，将各类文献资源整合在综合性平台中，让档案资源在诸多社会领域体现应有价值。在今后的档案专题数据库建设进程中，需要提升思想站位，不断探索建设策略，让重大活动和突发事件档案专题数据库更完善，应用范围更广阔。

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