档案信息安全面临的风险及对策

档案信息安全面临的风险及对策

邬彩桥

准格尔旗人力资源和社会保障局 内蒙鄂尔多斯010300

摘要：档案信息承载着重要的历史记忆和凭证价值，是国家和社会的重要瑰宝。2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，将依法治档、保障档案安全提到了国家治理能力和治理体系现代化的高度。而且档案信息安全是档案事业发展的前提和基础，如何有效保证当前档案信息管理安全，是提高档案管理效率、服务水平和公众信息生活品质的有力保障。基于此，本文通过对当前档案信息安全的重要性、存在问题进行分析，提出了档案信息安全工作应遵循的原则及如何强化档案信息安全建设，以进一步促进档案信息化安全管理工作。

关键词：档案信息安全；坚持原则；面临挑战；措施

引言

随着社会管理信息化的推进，档案信息数字化、网络化已成为高校档案管理工作的主流模式。当前档案信息管理是应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。传统的档案管理模式大多关注的是档案搜集、整理、保管、统计、鉴定等环节，其实随着技术的进步，档案信息是一个非静止过程，它随着社会发展和信息的更新而不断发展，同时档案信息是一个多种因素综合的过程，不仅以信息技术的运用为前提，还包括非技术因素，如档案管理标准规范、政策体制、人才环境等。因此，档案信息安全是一项系统的工程。

1 档案信息安全的重要性

档案管理目的在于引导人们正确地利用现代信息技术对各种档案进行高效管理，并为此建立一套有规范作用的信息化档案管理的标准流程。档案信息化在档案管理和利用等方面有着非常重要的意义。

1.1 有利于提高档案管理效率

由于档案信息使用了精心设计的档案管理系统，不仅从档案的收集归档、鉴定保管等方面可以实现档案管理过程的自动化，而且还简化了实体档案管理，减少了档案工作人员的手工劳动，提高了工作效率。同时由于计算机信息技术的利用，还可以通过网络实现以电子的方式查看历史档案数字化复制件，从而减少对档案原件的翻阅，不仅可以提高档案利用效率，还可以实现对档案原件的保护。

1.2 有利于提高档案服务水平

档案工作的中心任务是为提供利用，满足档案用户的各种要求。在手工管理模式下，档案的检索不仅繁琐、费时，还要到档案保管实地现场查询，而且查全率低。在信息化背景下借助档案管理检索系统，可以实现各种数据的一次输入、多次输出，可以从多个角度查检目标档案，满足档案用户的各种需求。同时档案工作者还可以将档案信息以图文、音视频等多媒体的形式，通过超链接、超媒体、电子邮件、手机彩信的方式呈现给档案用户，使档案用户获得更加全面、立体的档案信息内容。

1.3 有利于提高公众信息生活品质

档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案来源的广泛性决定了档案内容的丰富性。通过信息技术搭建档案信息化平台，人们不仅能够查阅研究重大历史事件和珍贵文献，而且还可以通过档案信息化平台享受反映百姓生活情趣的点点滴滴，满足群众追根溯源的心理需求，提高百姓对民族文化的认同感，提升公众的信息生活品质。

2 档案信息安全面临的挑战

影响档案信息安全的因素有很多，不仅有档案信息系统安全的因素，而且还有档案信息内容因素、自然环境因素、技术因素和管理因素等。

2.1 档案信息系统层面

随着计算机技术的发展，档案管理系统也在不断升级改进，档案管理系统的结构越来越复杂，功能也在不断多样化，使用起来更加方便快捷，但是也带来了一定的风险。由于设计不可能完美，系统的严密性也就越来越难以保证，可能会存在不少设计漏洞，系统也可能遭受病毒感染或者是黑客的攻击等。

2.2 档案信息内容层面

由于档案信息系统设计可能存在缺陷，或者是设备故障、软件错误、人为攻击、计算机病毒等原因，档案信息有可能泄露给非授权对象；在传输过程中，档案信息也有可能存在偶然或者蓄意被删除、修改、乱码等破坏或丢失数据的现象，造成档案信息的不完整、不可用或者不可控等。

2.3 自然环境层面

不同的档案制成材料需要的保存环境不同，不适宜的保管条件可能导致档案信息的破损或丢失。因此存放档案的库房温度、湿度、电磁环境等保管条件和环境必须符合相关的技术指标。另外水灾、火灾、地震等自然灾害也是影响档案信息安全不可抗拒的环境因素。

2.4 技术层面

虽然现代化的信息技术为档案信息化工作提供了信息技术支撑，但是也存在一些想象不到的漏洞。在软硬件方面，尽管硬件设备为档案电子信息管理提供了存储介质、传播通道等，但是也可能发生物理连接错误或中断、信息载体老化等问题。软件方面也可能存在漏洞，出现档案管理系统遭受网络黑客攻击，档案信息失密，拒绝档案服务甚至系统崩溃等问题。

2.5 管理层面

尽管当前档案信息安全管理层面总体上是完善的，但是也存在着一些问题。事实已经表明很多信息泄露、非法使用、窃听、假冒等安全事件的发生都是因为各种因素管理不当引起的。我们必须正视当前有些档案管理人员安全意识、技能水平还有待提高，相关技术标准规范、法律制度还不完善的事实。

3 档案信息安全措施

    档案信息安全是档案管理工作中至关重要的一环，涉及到档案的保密性、完整性、可用性等多个方面。为了有效保障档案信息的安全，各类机构需采取一系列措施，从而确保档案数据不被泄露、篡改或丢失。

首先，建立健全的档案信息安全管理制度是保障档案信息安全的基础。这包括明确档案信息管理的责任部门、人员和制度，规范档案信息的采集、存储、传输和处理流程，建立档案信息安全管理制度体系，制定相关政策和规范，加强对档案信息安全的监督和管理。

其次，加强对档案信息的访问控制是保障档案信息安全的重要手段。通过制定权限管理机制，设定不同级别的访问权限，限制不同人员对档案信息的访问范围和操作权限，确保只有经过授权的人员才能查阅、修改或删除档案信息，避免未经授权的访问和操作。

此外，加密技术在档案信息安全中也起着重要作用。采用数据加密技术可以有效保护档案信息的机密性，防止档案在传输或存储过程中被非法获取；同时，加密技术还可以保障档案信息的完整性，确保档案数据在传输和处理过程中不被篡改，提高档案信息的可信度和可靠性。

另外，备份和恢复机制也是档案信息安全的重要措施之一。定期对档案信息进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止因意外事件导致档案数据丢失或损坏；同时，建立相应的数据恢复机制，确保在出现数据丢失或损坏时能够及时恢复档案信息，避免对机构运行和服务产生重大影响。

最后，加强员工培训和意识教育也是保障档案信息安全的关键。通过加强员工对档案信息安全的培训和教育，提高他们的安全意识和风险意识，使他们了解档案信息安全的重要性和相关规范，减少因人为失误导致的信息泄露和安全事故，从而全员参与保障档案信息安全。

综上所述，档案信息安全措施的实施需要全面考虑各方面因素，并结合具体情况制定相应的措施和政策，建立起完善的档案信息安全保障体系，确保档案信息的保密、完整和可靠，为档案管理工作提供可靠保障，推动档案事业的健康发展。

结束语

    档案信息安全是一项重要的工作，但也面临着各种潜在的风险和挑战。信息泄露、数据篡改、系统故障等问题可能对档案信息的安全性造成威胁，因此我们必须高度重视档案信息安全工作，并采取有效的对策来应对这些风险。

通过建立健全的档案信息安全管理制度，加强对档案信息的访问控制，采用加密技术保护档案信息的机密性和完整性，建立备份和恢复机制，加强员工培训和意识教育，可以有效提升档案信息的安全性，保障档案信息不受损失和泄露。

最终，档案信息安全工作需要各级机构和相关人员共同努力，密切合作，共同维护档案信息的安全和完整，确保档案工作的正常开展和信息资源的有效利用。只有不断加强档案信息安全保障工作，才能更好地保护档案信息的安全性，促进档案事业的发展，为社会进步和发展提供坚实的信息基础和支撑。让我们携手并肩，共同努力，共同守护档案信息安全的底线，共同为档案事业的蓬勃发展贡献力量！

参考文献：

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