企业新形势下提升办公室行政管理的思考

企业新形势下提升办公室行政管理的思考

朱振亚

中国船舶集团有限公司第七一六研究所  江苏省连云港市  222061

摘要：企业的运营管理工作中，办公室的行政管理，作为其中重要的组成部分，直接关系到整个企业的日常运营与未来发展走向，在市场竞争日益激烈的情况下，企业也相应的将会面临多重挑战，因此现阶段，不断提升办公室整体行政管理水平，完善企业运营管理，成为一件及其重要的事情。在提升整个办公室行政管理水平的方式方法上，企业应当主要考虑行政管理的必要性、当前企业发展存在的问题等，根据具体问题具体分析，来为企业的持续发展提供一定的想法和策略。

关键词：企业发展；行政管理；思考

一、办公室行政管理工作的主要特点

1.办公室行政管理的服务性

企业的办公室行政管理由于其主要的工作内容是为企业内部管理层人员以及基层人员服务，因此行政管理工作的主要特点就是具有服务型。其中最主要的就是为领导服务，行政管理的主要工作内容就是协助各部门领导之间的沟通与交流，确保相关工作的顺利开展。其次行政管理工作者还需要为各部门开展服务，确保部门之间的相互协作、相互配合，从中协调好各部门之间的关系，以此来保障整个公司的工作状态。因此，行政管理岗在企业内部的作用十分显著，对于各部门之间的协调发展格外重要，企业内部的长期稳定发展，离不开行政管理工作者的高度协调。在企业员工的日常工作需求上，行政管理也需要为此考虑，不断保障公司员工的日常需求，帮助员工解决工作中遇到的各种问题，充分调动员工的工作积极性，为员工创造良好的工作氛围，不断引导员工对公司产生归属感，使办公室行政工作真正落实到位。

2.办公室行政管理的复杂性

在企业开展一系列的工作过程中，行政管理部门人员需要从中不断的协调规划，例如企业需要开一场全公司参与的重大会议，行政管理人员从准备阶段开始，就需要完善考虑各方面因素：会议地点选在哪里？到时真正到场的员工领导有哪些？会议现场需要准备哪些东西？等等事情，或复杂或琐碎，都需要经过行政部门的手。如果过程中某些事情处理不到位，可能直接影响到企业的日常工作效率和质量，从而阻碍了企业的发展。因此，企业应当格外重视行政管理部门工作。行政管理人员在处理事件时，需要格外注意解决问题的方式，坚持以人为本，具体问题具体分析，根据企业的全局发展战略来保证各项工作的有序进行。

3.办公室行政管理的困难性

在企业行政管理工作方面，办公室工作具备一定的系统性和开放性。相关行政人员不仅需要处理好各种事务的关系，同时还要了解不同领导之间的处事风格，根据不同的领导给出不同的解决措施。因此，行政管理工作存在任务重、时间紧、困难大等方面的问题。行政管理部门在工作期间，需要格外关注工作的时效性，紧急事物紧急处理，应当对各类事物有一个基本的判别标准。在和公司内部各个员工之间的交流上，行政管理人员需要注意协调企业内部的关系，了解领导的诉求给出切实可行的解决办法。为了确保公司内部各项工作的顺利开展，不论是行政管理部门员工还是公司其他人员，工作过程中都需要考虑全面，认真对待工作。总之，行政人员要做好上传下达的工作，增加企业内部的凝聚力，塑造良好的企业形象。

二、企业办公室行政管理工作现状

1.行政管理工作缺乏制度规范

由于行政管理岗的工作内容较多，事物较为繁杂，在日常工作中很容易因为工作事项的遗漏或是疏忽而出现问题，再加上大多数企业内部的行政管理部门缺乏相应的管理制度，使得行政管理工作无法有序开展。除此之外，由于企业内部各部门之间的管理较为混乱，许多时候部门之间的工作职责划分不明确，导致最终出现问题时，找不到人解决，从而影响整个公司的工作进展。部分企业运营过程中缺少较为合理的行政管理制度，无法确保行政管理工作的顺利开展，从而严重影响到企业的整体发展。

2.部分行政管理工作人员能力素质偏低

部分企业在工作开展过程中，可能由于内部员工较少，企业刚刚成立尚不稳定，会选取公司内部企业岗位的员工兼任行政管理岗，但往往由于兼任人员对于行政管理岗位的认知缺乏，专业素养不够，从而导致行政管理工作效率低下，公司内部管理混乱。甚至还有部分企业，选择新入职的、没有社会经验的员工担任行政管理部门，这部分员工由于刚入社会，缺乏一定的工作经验，因此在处理事情时很难面面俱到，导致员工在工作中力不从心，难以获得很好的效果。

三、新形势下改进办公室行政管理的措施

1.企业办公室行政管理工作内容

企业的行政管理工作主要有三方面组成：文件管理工作，会议管理，以及内部事物管理。在文件管理工作内容上，行政人员主要负责文件的接收、整理与发送，由于行政人员接收的文件较多，因此需要工作人员自身具备良好的工作习惯，有序整理各类文件，合理保存文件内容，以方面领导或其他同时能够及时找到相应的文件信息。其次在会议管理方面，行政管理人员需要合理安排会议的准备工作，包括其中的会议流程报批、会议现场记录以及参会人员的安排等，除此之外还需要接待客户、对各部门的工作进行督查，以确保大家工作的顺利完成。因此，办公室行政管理工作有着非常重要的辅助作用，为企业的领导人员科学安排各类文件的处理，相关数据的分析和汇总等工作，并且要协助领导合理地安排相关工作。

2.完善行政工作管理系统

制定完善的工作管理制度，是保障行政管理工作顺利开展的重要因素，因此在行政管理工作开展中，可以根据企业的内部发展方向制定切实可行的管理制度，同时引进其他企业先进的行政管理办法，结合企业自身发展现状，完善行政管理体系。在工作开展中，工作人员需要格外明确自身的工作职责，员工之间各司其职，避免出现工作内容交叉的情况，从而影响整个部门的工作效率。最后，学会制定合理的办公物资管理制度，行政人员应当首先严格规定办公物资的购买、保存和发放，减少不必要的企业流水。

3.加强行政管理人才的培养

无论是在那个企业进行工作，工作人员的个人能力都是非常重要的，部门领导也格外看重员工的工作能力，因此对于企业来说，应当加强企业人才的管理，积极引进高精尖人才，不断培养行政人员的综合素养，增强行政管理人员的专业素质，可以通过培训的形式，加强行政人员的行政管理专业知识，不断提升行政人员的工作能力。在对于员工的培养上，还需要充分调动员工的工作积极性，制定评级考核标准、奖惩机制等，来不断激发员工的热情。

4.培养团队意识，加大企业内部合作力度

行政管理工作的工作效率提升，不仅需要行政管理部门内部的努力，对于整个企业来说，都应当积极配合行政部门的工作，作为企业的领导者，更应当看到行政管理部门的重要性，加强行政部门的队伍建设，制定合理的管理制度，明确企业规范，引导企业不断向前发展进步。

四、结论

总之，在社会经济持续发展的进程下，企业规模的不断扩大，势必伴随着行政管理工作难度的加大，因此，各个企业应当格外重视行政管理工作的重要性，在企业发展的进程中不断提出改进措施，以此促进提高办公室行政管理工作的效率，为整个企业的发展壮大奠定基础。

参考文献

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[2]陈琳.新形势下办公室行政管理工作初探[J].才智，2018，（35）：367.

[3]刘翠贤.浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务，2017，（19）：33-34.