推进城建档案信息化提升为民服务效率

推进城建档案信息化提升为民服务效率

兰岚

玉溪市城建档案馆，653100

摘要：“政府数字化改革”的背景下，全国城建档案领域信息化正在有效推进，可提升为民服务效率。在“互联网+”等新技术新模式的支持下，当前要基于智慧城市建设、全国住房城乡建设行业信息化的有关要求，持续加快推进城建档案信息化。加快档案电子接收、加快馆藏档案信息化、加快档案业务管理系统建设均是加快推进城建档案信息化的重要举措。

关键词：城建档案；信息化；为民服务

一、引言

记录城市建设和管理历史这一方面，一个重要载体是“城建档案”，做好城建档案管理工作至关重要。目前来看，在信息化技术的支持下，城建档案领域信息化已经取得较好成效，且有较为完整且完善的城建档案信息化流程，主要是电子档案技术、大数据技术、BIM（建筑信息模型）技术、电子签章技术、人工智能技术发挥重要作用。为更好提升为民服务效率，现阶段依然要加快推进城建档案信息化，关键之处是优化和创新其中的策略措施，确保和提高城建档案信息化的有雄性与实效性。

二、城建档案的定义

城建档案中包括城市的规划、建设、管理、维护、改造等多个方面的档案资料，是指对城市建设和管理历史进行记录的一类档案。应该说，城建档案具有种类繁多与内容丰富的显著特点，可以包括技术性档案、非技术性档案，前者主要包括施工图纸、工程设计，后者主要包括城市经济文献、城市规划方案、人口文献、城市管理文件。在价值方面，城建档案的两种价值非常值得肯定，一是城建档案有效且全面地记录城市发展的历史进程、不同阶段的变迁与特点，有显著的学术价值、文化价值、历史价值；二是城建档案促进了城市建设和管理历史的整理、利用、保护、开放，同时有助于城市形象、城市文化的传承发扬，对增强城市发展的软实力有重要意义[1]。正是因为如此，城建档案的保护与管理得到政府部门的高度重视，当前的一种重要思路是促进城建档案信息化与数字化。

三、推进城建档案信息化对提升为民服务效率的意义

城建档案信息化有多方面的价值或意义，比如能够更好地为民服务，并提升为民服务效率。具体来说，推进城建档案信息化对提升为民服务效率主要有三方面的重要意义。首先，城建档案信息化有利于人民群众更快地查询和利用城建档案。在传统的纸质档案管理模式中，人民群众查询相关信息时有费时费力的问题，甚至是查询效果不理想，但在实现城建档案信息化之后，人民群众借助互联网便可以进行城建档案的远程查询，能够达到随时随地查询城建档案的效果。当前的城建档案系统有便捷且强大的查询功能，且各种操作较为简单有效，便于人民群众进行操作，所需要的档案文件还可以下载或打印。其次，推进城建档案信息化的过程中强调建设“工程电子数据平台”，建设单位在项目建设推进过程中便需要生成规范性文件，并分阶段分批报送城建档案系统。基于此，城建档案管理人员可以在线上便全方位进行电子档案的验收审核，若验收审核通过，则电子档案、意见证明材料会被接收入库，若验收审核未通过，则会形成项目一次性出具整改意见书，要求建设单位按照要求进行整改。应该说，依托电子档案线上流转这一方式，能够有效实现建设工程档案多个流程的网上管理，主要是验收、移交、入库，可以达到“企业少跑腿、数据多跑腿”的效果，因此提升为民服务效率[2]。最后，城建档案信息化可有效提高城市管理水平，对增强政府的公信力和形象有重要意义，在此基础上可以更好地为民服务。从城市管理部门的角度而言，通过城建档案信息化可以拥有准确有效的数据支持，一方面是可以帮助政府部门更好决策，另一方面是为人民群众提供更为高效与优质的服务，能够使人民群众更为满意城市管理部门的服务。目前来看，政府部门在推进城建档案信息化的过程中已经将“提升为民服务效率”视为目标导向，使城建档案信息化可以更好地服务于人民群众。

四、推进城建档案信息化提升为民服务效率的举措

（一）加快馆藏档案信息化

在加快推进城建档案信息化的过程中，政府部门的一个重要举措是加快馆藏档案信息化。一方面，对馆藏档案的基本情况进行调查，要充分摸清馆藏档案的类型、数量、利用率这些基本情况，在此基础上制定与完善城建档案信息化的工作方案。另一方面，尽快完成城建档案的调查分类，可以分为四大类，一是重点档案，二是珍贵档案，三是特色档案，四是利用率高的档案，对于这四类城建档案他也要尽快实施信息化，按照具体要求有效实现重要馆藏档案信息化。

（二）加快档案电子接收

地方政府部门需要高度重视城建档案信息化，结合具体情况确定出当地建设工程电子档案的接收管理办法，有效加快档案电子接收。在建设工程项目完成竣工验收之后，要求建设单位报送纸质档案与电子档案，所报送的电子档案必须符合既定标准规范，主要是《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）、《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180）、《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187）。目前来看，多地已经建立起完善的

“纸质和电子接收双套制”，建设工程资料电子归档取得良好成效，对推进城建档案信息化有重要意义。应该特别注意一点，即加快档案电子接收时，各职能部门必须注重沟通合作，且要主动接受城建档案信息化单位或部门的领导，确保有效配备必要力量与落实专项经费，为推进城建档案信息化奠定坚实基础。

（三）加快档案业务管理系统建设

推进城建档案信息化的整个过程中，政府部门要极力凸显建设档案业务管理系统的重要地位，严格按照国家及行业的具体要求建设城建档案管理平台和数据库。在城建档案管理平台和数据库的建设中，需要着重关注信息集成管理功能，一方面是城建档案收集、整理、著录、加工的信息化，另一方面是强调城建档案检索、查询、调阅、利用的信息化。与此同时，在档案业务管理系统建设过程中应该注重大数据技术的应用，主要是大数据采集技术、大数据分析技术、大数据挖掘技术，且应该在数据录入、数据管理、数据输出中应用好各种信息技术手段。在城建档案业务管理系统中，需要实现城建电子档案的两种接收方式，一是在线接收方式，二是离线接收方式，还需要坚持对外公布电子文件。为更好依托城建档案信息化提升城建档案信息化，当前的一种成熟尝试是建设市一级的城建档案业务管理系统、县一级的城建档案业务管理系统，且彼此间要实现信息共享，当前及后续要在“电子档案数据异地备份”这一方面做好尝试[3]。档案业务管理系统的资源共享这一方面，当前及后续应该强调档案业务管理系统、应急管理平台、城市管理数字化平台等信息系统的资源共享，以求发挥出城建档案的最大价值。在城建档案数据的共享和开放中，一是强调安全性，二是强调合法性，始终遵守既定的法律法规，避免出现数据违法行为。除此之外，档案业务管理系统建设过程中要关注风险管理，意识到保护城建档案的重要性，持续优化城建档案的安全保密管理制度及措施，始终确保城建档案信息安全。

五、结束语

要高度重视城建档案信息化建设，且将城建档案信息化建设与提升为民服务效率紧密联系起来，持续提高城建档案信息化的实效。当前在城建档案信息化建设中取得良好成效，对于所积累的成熟经验做法要注重在后续进行推广应用，同时要意识到城建档案信息化建设具有长期性与专业性的特点，后续要进一步加快推进城建档案信息化。

参考文献

[1]吴林君.大数据时代城建档案信息面临的挑战及对策研究[J].城建档案,2021(10):137-138.

[2]王兰.城建档案信息开发利用思考[J].城建档案,2021(06):66-67.

[3]王文娜.城建档案信息化现状与发展方向探索[J].城建档案,2021(04):14-15.