关于东莞市市场监管档案库房管理工作的实践与思考

关于东莞市市场监管档案库房管理工作的实践与思考

李玉珍 

东莞市市场监督管理局  广东东莞  523000

摘要：档案是人们在各项社会活动中直接形成具有保存价值的原始记录。档案具有凭证和参考作用。档案库房作为保存档案的场所，对档案工作发展具有至关重要的作用。本文针对东莞市市场监管档案库房管理现状与存在问题，探索创新思路与管理模式，力求建立健全档案库房管理体系，保证档案库房管理工作顺利、高效开展。

一、市市场监管档案库房管理工作的历史与现状

1993年以前，原东莞市工商局的档案主要有注册登记档案和文书档案两类。由于档案管理制度不完善、档案库房容量和设备不足，两类档案分散管理。1993年，原东莞市工商局设立综合档案室，归属办公室领导，负责管理各门类档案，综合档案室设注册登记档案和文书档案库房，总面积约50平方米。1995年，原东莞市工商局档案室对个体工商户和私营企业逾8万卷档案进行整理，并全部录入电脑，初步实现注册登记档案电子化管理。1999年4月，制定《东莞市工商行政管理局档案综合管理制度汇编》明确库房管理相关要求。2000年9月，原东莞市工商局办公楼迁至东城中路，设置文书档案库房20平方米、业务档案库房600平方米，档案的收录和保管工作有了较大提升，但除注册登记档案和重要文件外，其他档案归档保管情况仍不规范。2003年4月，原东莞市工商局档案室根据广东省工商局的统一部署，正式接收各业务科室形成的档案，实现档案集中统一管理。同年，启用办公自动化系统文书档案管理模块和注册登记档案扫描录入软件，加快提升了档案数字化整理水平。2007年4月，原东莞市工商局对外开放电脑触摸屏自助查询电子档案业务，方便群众自助查询注册登记信息，降低纸质档案受损率，提高档案利用率。2009年，东莞市工商局办公地点迁至南城街道东莞大道112号。同年，档案库房安装温湿度智能控制监测系统，实现库房温湿度智能化管理。2015年1月，启用注册登记档案移交管理系统，系统具有档案查询、移交、接收、催办、统计和管理六个模块，有效解决注册登记档案移交入库管理不规范的问题。同年6月，东莞市全程电子化工商登记管理系统上线，无纸化档案的出现大大减轻档案库房容量压力。2016年8月，采用真空档案袋打包存放新设立内资注册登记档案，进一步缓解档案库房容量不足问题。

2019年1月，东莞市市场监督管理局正式组建成立，原工商局、原食药监局、原质监局三局合一，市市场监管局现有档案库房6个，其中自建库房2个约1600平方米，借用基层分局库房4个约3700平方米。2020年，逐步开发应用新档案综合管理平台，利用信息化手段优化档案库房管理方式。但随着我市市场监督管理事业的发展，各种档案数量不断增加，档案库房容量压力日益增大，档案库房管理工作面临新的挑战。

二、市市场监管档案库房管理工作存在的问题

(一)实体档案管理不完善

目前，仅注册登记档案使用档案移交管理系统，其他类型档案还是按照传统的方式用移交清单、人手清点的方式进行移交，致使移交入库过程不规范，迟交、漏交、资料错乱等问题时有发生。再者，部分借用基层分局库房管理人员人手不足，档案存放条件较差，设备简陋，空气质量差，容易发生档案受潮、虫害等风险，影响纸质档案保管安全和存放寿命。新形势下，市市场监管局档案数量增长与库房容量不足的矛盾日益突出，在有限的库房场地上对实体档案的科学管理尤为重要。

（二）电子档案管理不规范

机构改革后，市市场监管局制定了新档案管理制度，对各类型档案的整理方法和业务标准进行了统一和规范，但三局合一后档案系统不能兼并使用，档案类型多样，数据标准不一致，电子管理系统功能升级速度与电子档案增长速度不同步，导致目前各类型电子档案还未真正融合，市场主体监管大数据尚未建立，很多业务完成审批后，不能在系统自动生成电子档案，需要人工排序、设密级等步骤才生成对外查询的电子档案。另外，虽然全程电子化工商登记的推广应用为档案信息化利用提供便利，但电子档案生成、归档过程中经常发生数据缺失、数据错乱、格式异常等问题，影响了档案资料对外查询及企业迁移业务办理进度。

（三）档案人员素质待提高

机构改革后，档案种类繁多，数量与日俱增，档案人员对部分档案业务认识不足、学习不深、技能不熟悉，加上档案库房人员工作时间长，思维模式固化，缺乏创新意识，对档案库房管理工作的理解还停留在手工管理的层面，不能与时俱进，影响电子档案的管理、利用等工作，档案库房管理质量有待提高。档案人员的基本素质直接影响档案工作质量及档案信息化管理发展。提高档案人员素质与专业知识逼在眉睫。

三、加强市市场监管档案库房管理工作的建议

（一）建立健全工作机制

档案库房管理是档案管理工作的重要方面，是档案安全体系建设一项重要内容，市市场监管档案库房管理工作按照统一领导、分级管理原则，严格落实档案安全责任，完善各项档案库房管理制度，

规范档案收集、移交、入库和保管流程，建立包括库房管理人员岗位职责、档案安全保密、档案出入库管理、设备检查与维护、库房日常检查等规章制度，制定意外突发状况的紧急应对方案，开展档案安全事故应急处置演练，确保实体档案和电子档案的安全。

（二）完善档案室库设施

按照办公、整理、阅览、库房“四分开”要求，结合本单位实际，合理规划使用现有档案库房，利用率高的纸质档案就近存放，方便调取，降低档案管理成本，新增档案采取真空档案袋打包方式存放，压缩档案存储空间，缓解档案库房容量不足。定期开展档案鉴定销毁，经鉴定确认为无保存价值的案卷予以销毁，腾出库房空间存放新增档案。大力改善档案保管条件，优化档案库房管理系统功能，实现档案进出库智能化管理，对部分条件不佳的借用基层分局库房，安装远程监测温湿度智能控制系统，实现科学化、智能化管理。

（三）强化库房精细化管理

规范档案出入库管理，档案入库前先检查清理，防止被污染的档案入库；档案出库要详细登记案卷件数、卷件号、页数、事由、时间、利用人等信息；已入库档案原件非必要不出库。合理规划档案存放，避免档案柜、密集架上的档案存放过挤、过松，以免造成档案损坏或变形。加强档案库房日常检查，定期对档案安全、环境卫生、设备等进行检查，发现危及档案安全现象及时整改。库房出入口安装监控，推行“双人进库制”，进库档案人员要详细记录进出库房时间、事由等且不能携带任何私人电子产品。

（四）加强档案信息化建设

推进数字档案室建设，按照国家标准和相关规定建立档案管理系统库房管理相关功能，完善电子档案管理系统，实现电子档案自动生成归档，对全程无纸化审批业务电子档案归档实施全程监测，实时掌控归档情况，未及时归档的档案自动发出警告提醒归档，解决电子档案归档滞后的问题。完善档案移交系统，数据异常、移交或接收不及时，自动提醒，实现对各类业务档案全流程跟踪管理。优化电子档案库房管理系统，增加条码识别功能。档案入库先扫码再上架，入库、上架错误，自动发出报警提示。做好电子档案利用权限控制，切实把好电子档案利用安全关。

（五）提升档案管理人员水平

积极宣贯新《档案法》、《机关档案管理规定》，增强档案库房管理人员的档案安全意识，加强档案风险防范管理教育，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想。与时俱进，加强培训，定期组织培训学习活动，提高档案人员专业理论能力、信息化处理能力、信息判断能力、综合分析能力、沟通协调能力。落实档案管理人员轮岗制度，建立AB角模式，将档案人员纳入考核范围，建立激励与约束的工作考核机制，推进档案专业人员职称制度改革，全面提高档案人员的理论水平、业务技能和专业素质。

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