浅谈数字化环境下声像档案的管理

浅谈数字化环境下声像档案的管理

肖雪梅

中铁大桥科学研究院有限公司  湖北省武汉市 430000

摘要：随着现代信息技术的迅速发展，声像档案管理的重要性日渐明显，数字化技术给声像档案管理带来了巨大的挑战，数字化保护已成为当今档案管理的重要任务。本文针对数字化环境下声像档案面临的挑战，探讨了一系列保护和管理声像档案的办法和策略。

关键词： 声像档案;数字时代;保护策略;

声像档案是单位在研发、生产和管理等活动中，以感光或磁性等材料为载体，直接形成具有保存和查考利用价值的照片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等各种形式的档案。   声像档案作为一种重要的信息资源，具有独特的历史、文化价值，随着社会的发展，数字化技术极大地促进了数字化档案的发展。《DAT 52-2014 档案数字化光盘标识规范》对数字化和档案数字化分别作出了明确的定义：数字化是指用计算机技术将模拟信息转换为数字信息的处理过程；档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式（录音带、录像带）的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。然而，数字化环境下声像档案也面临着诸多风险，如数据丢失、损坏、侵权等。因此，如何有效地保护声像档案已成为当务之急。

一、数字化技术对声像档案管理的影响

当前，数字化技术的飞速发展，不仅给声像档案管理带来了挑战，同时也带来了发展的机遇。在数字化技术的冲击下，对声像档案进行数字化处理，如：数字化采集，采用扫描仪、计算机完成照片档案的存储。再如，在管理录音档案时利用数字技术实现转录等，不仅可以把原有的模拟信号转换为数字信号从而方便备份、保存，还可以实现快速的数字化检索从而便于利用与管理。实践证明，与传统的胶片、磁带、光盘载体相比较，它具有更大的优势，在采集、管理、保管中更加高效、科学、合理。大数据时代下的声像档案数字化建设核心，就是充分利用“大数据、云计算”等现代信息先进技术成果，实现声像档案海量智慧安全存储、采集、管理、利用，真正使储存于各个电子设备和信息系统的声像档案数据资源实现充分挖掘和融合利用，真正使绝大多数沉睡的声像档案转变为可利用的宝贵财富。在信息化时代，对声像档案进行数字化处理对于声像档案的管理具有重要意义，将数字技术应用到声像中已经成为时代必然趋势，不仅突破了传统声像档案管理的局限性，而且进一步深化了声像档案管理方面的知识与理论。

二、数字化环境下声像档案的特点与挑战

（一）数字化声像档案的特点

存储容量大、传播速度快、复制方便等。

（二）数字化环境下声像档案面临的挑战

传统的声像档案不易长久保存与管理，存储声像档案的介质和设备可能变得过时，导致无法读取或播放,存储介质的寿命有限，可能受到物理损坏，如磁带断裂、光盘划伤等。存储声像档案的介质也可能会失效，如磁带消磁、光盘老化等。还有不适宜的温度、湿度和光照等环境因素也会对声像档案造成损害，在数字信息化时代网络安全威胁、版权保护等问题也给声像档案带来了巨大挑战。随着技术的快速发展，当前对声像档案进行数字化处理是较为有效的保护声像档案的措施。 

三、数字化环境下声像档案的保护策略

（一）、声像档案保护的重要性

1.声像档案记录了过去的事件、人物和文化，对于研究历史和文化具有重要价值。

2.声像档案可以帮助个人和社会传承记忆，记录重要时刻和历史。

3.声像档案在法律调查和证据收集、提供方面起到关键作用。

（二）选择合适的存储介质

声像档案的载体材料容易受到温度、湿度、光照等因素的影响，与纸质材料相比不具有稳定性，想要长久保存需要更高的条件要求，选用寿命长、稳定性高的存储介质，并定期进行数据迁移，这种方法主要是把数字化的声像档案定期从一个过时的技术环境向一个新的技术环境迁移，从而避免数据信息在技术更新换代中造成损坏、丢失，保证其可用性、可读性及完整性。

（三）加强网络安全防护

建立安全保障体系，就是要采取主动防御的策略，着力消除可能发生的各种安全隐患，防患于未然。

随着数字时代的来临，现代数字环境下档案信息保管利用所面临的安全风险很大，这些风险或“隐患”如果不加防范，在特定时空条件下就可能触发为安全事故。例如，对于“系统崩溃”或者“载体失效”的隐患，如果保存的数字档案没有加备份，则随时可能造成丢失。我们需要采取一系列策略，加强网路安全管理，如：采取加密、防火墙、入侵检测等措施，确保声像档案的安全性。加强防火墙技术，隔离风险区与安全区的连接，同时不妨碍人们对风险区域的访问；实行加密技术，在传输过程或存储过程中进行信息数据的加密；作为对防火墙有益补充的入侵检测技术，能够对网络活动进行实时监测，帮助系统快速发现网络攻击；对其进行数字化的处理与保存可以有效保障这些档案资料应用的高效与安全。

（四）建立版权保护机制

声像档案数字化后，通过验证用户信息等限制访问和阅读权限，对档案进行身份认证成为必要。 声像档案在数字化迁移后涉及的知识产权，如复制权、修改权、传播权等版权问题，以及如何解决版权纠纷，一旦数字化声像信息被破坏，在需要利用声像档案作为证据使用的时候，档案失去凭证价值，可能会被人钻法律漏洞，造成恶劣影响， 我们需要加强版权法的宣传与执行，打击侵权行为，保证档案的安全性。

（五）采用数字化技术修复与长期保存

利用专业软件进行编辑，对编辑后的声像档案文件及时编制独立档案号、分类号，运用数字化技术，将声像档案数字化，转换为数字格式，对受损的声像档案进行修复，以便长期保存和访问。

（六）培养专业人才

加强计算机软件、网络多媒体的学习，对档案管理人员业务素质的培养，培养专业的声像档案保护人员，提高保护和修复的专业技能，提高其专业素养，从而科学推进声像档案数字化管理质效的提升。

（七）加强合作与交流

档案工作者要不断学习新知识，经常和相关机构和专家进行合作与交流，分享经验和技术，紧跟时代步伐，与时俱进，与档案科技发展保持同步。

随着现代科技的不断发展，计算机、互联网、大数据等技术广泛应用于档案工作领域，不仅提高了档案工作的效率和质量，也促进了档案管理的自动智能化。与先前的模拟声像档案资料相比，数字化声像档案具有一定的优势，在保质、保真、高压缩率等方面遥遥领先。数字化声像档案因为具有特殊的运行机制与技术手段，所以，我们不仅要关注数字化声像档案的体制机制建设等宏观问题，还要使得数字化声像档案便于存储、查阅、利用。在具体实践档案工作中结合实际需要，高度重视档案数字化建设，通过档案管理系统和办公自动化系统，建立大数据资源平台，促进现代档案工作的进一步发展。

在数字化环境下，声像档案的管理工作和保护面临诸多挑战。只有采取科学有效的保护策略，才能确保声像档案的长期可用性、可读性及完整性。声像档案的保护是一项重要的任务，需要我们共同努力，确保声像档案得到妥善保护，以便后代能够继续受益于这些宝贵的资源，为人类社会留下宝贵的文化遗产。

参考文献：

仲亚红 数字时代声像档案管理策略 《管理观察》 2016（01）

作者单位：中铁大桥科学研究院有限公司