加强大数据时代人事档案管理工作的研究

加强大数据时代人事档案管理工作的研究

李千通

370921198811121836

摘要：在当今信息化洪流中，大数据的核心魅力在于能从海量数据中挖掘出隐藏的价值，其信息涵盖广泛且检索便捷。若能巧妙地融合大数据技术于人力资源档案管理的创新实践中，无疑将为管理工作注入新的活力。首先，作为数据汇聚与治理的重要环节，人事档案管理应积极引入大数据的管理模式。以传统的档案体系为基础，通过编程和智能算法，对信息进行深度转化和有序分类，构建出独具特色的档案管理系统和大数据资源库，旨在优化档案的整合与管理流程。这种新型系统不仅强化了事业单位档案的安全性，还实现了更为科学、高效的管理策略。同时，利用大数据的高效处理能力，能够迅速而精准地筛选和整理档案，提升工作效率。

关键词：大数据时代；人事档案；管理

1目前人事档案管理存在的缺陷

1.1保密性原则使档案无法实时更新

事业单位的人事档案作为核心保密资料，其保护等级被赋予极高的重视，首要原则就是确保其高度的机密性和安全性。通常，这些档案由专门的全职人员负责严谨的管理和整理，以确保所有信息的绝对安全和保密性。查阅权限极为严格，仅限于事业单位的高级管理层，甚至档案的所有者本人也往往无权随意查看。由于这种限制，个人档案的即时更新和维护变得困难，无法保证信息的即时准确。因此，档案的实时性和准确性受到挑战，无法作为全面评估员工工作表现的重要依据。为了提升信息质量，关键在于实施动态的信息更新策略，通过持续跟踪和更新，确保档案内容始终保持时效性和完整性。

1.2管理人员的整体素质有待提高

在数字化转型的大潮中，人事档案管理和审核趋向于高度依赖技术与智能，这促使信息处理和技术专家的角色愈发关键。以我所在的巴中市产品质量监督检验机构为例，除了常规的人事档案，其繁复的业务涵盖食品、药品、工业产品等多种质量检测报告，如抽样数据、检验报告、原始记录等各类文档，以及机构内部的行政文件，都亟待系统化管理。然而，目前面临的主要挑战在于，事业单位对于大数据潜力的认识不足，人员配置上仅对现有员工进行了基础培训，主要职责由原岗位人员接手，未充分考虑他们的技能匹配度和年龄结构等因素，也未引入专业信息处理和分析师。这导致了工作效率的受限。同时，机构缺乏定制化的信息数据库和配套资源，且在信息技术维护和人才队伍建设上存在短板，整体档案管理团队的专业素养提升空间巨大，亟需从全局视角进行改革。

1.3档案所有人缺乏重视

事业单位的人事档案堪称一份综合且敏感的资料库，它承载着个人详尽且私密的历史信息，被视为机构的核心保密资料。对于这类至关重要的文件，事业单位尤为强调其安全保管。档案不仅记录了员工从求学到职业生涯的全貌，其精确性和完整性需由具备专业知识的人员精心维护。外行人往往难以认识到档案的价值所在，更别提准确识别出需要重点保存的内容了。此外，档案的实时更新和同步对于事业单位运营效率至关重要，这有助于他们准确评估员工能力，合理配置资源。然而，遗憾的是，档案持有者往往忽视了档案更新的需求，鲜少主动提出更新请求，导致人事档案的有效时效性难以保证。

2加强大数据时代人事档案管理工作的具体措施

2.1建立可行的新型大数据管理模式

在迎接大数据浪潮的挑战中，人事档案管理面临着革新升级的需求。首要任务是创新构建适应新时代的档案管理策略。大数据不再是附加，而是档案管理的核心驱动力，它能整合并优化海量异质数据的处理与利用。以往的传统系统在处理大规模和多样化的数据时显得力不从心，因此，我们需要设计出更为灵活且具有扩展性的技术架构，比如云计算和分布式数据库，它们能高效地储存和管理数据，支持快速搜索和深度分析。借助先进的数据管理技术，我们能够精细划分和有序整理各类来源和类型的资料，从而构建出清晰的数据框架，提升数据的易读性和利用率。同时，新型管理模式不应忽视对个人隐私和信息安全的严谨保护。在大数据时代，数据安全和合规性问题日益突出。在构建新模式的过程中，必须融入高级加密技术和权限管理体系，确保档案信息的绝对安全。只有这样，我们才能在满足数据利用需求的同时，遵守严格的法律规范。最后，提升人力资源是关键。为了顺利过渡到大数据驱动的档案管理，我们必须强化人员的培训，增强他们的数据理解和分析技巧。这包括提供基础的大数据课程，教授数据分析工具的运用，以及引入专业的数据管理人才。通过这些举措，我们的管理人员将具备适应新时代所需的多元化技能，从而更有效地应对人事档案管理的挑战。

2.2树立大数据人事档案管理理念

行动源于理念，步入大数据纪元，要优化人事档案管理工作效能，首要的是植入大数据思维。为了全员共享这一革新观念，我们需采取以下策略：首先，设计以“大数据实践”为主题的专项研讨会，旨在深化企业内部对大数据的理解。通过专业研习，管理层将系统掌握数据收集、解析和挖掘的技巧，这不仅能填补知识空白，更能激发他们运用大数据革新人事档案管理的热情。研讨活动应紧密结合实际案例，让管理者能清晰地看到大数据在档案管理中的实用场景，以便于他们在日常工作中灵活运用；其次，强化宣传和战略规划同样关键。通过广泛的内外部宣传，企业需强调大数据时代人事档案管理的迫切性和价值，提升组织成员对此的认识。同时，制定详尽的战略规划，明确目标、任务和时间表，确保大数据在人事档案管理中的应用有序进行；再者，企业需深化对大数据理念的理解，并将其内化为企业文化的一部分，推动人事档案管理从传统的模式向数字化、智能化转型。

2.3加强人事档案管理人员的技能培养

步入信息爆炸的时代，人事档案管理的效能提升依赖于专业人员技能的升级。首要任务是将大数据技术融入日常操作，而非单纯依赖传统方式。首先，管理人员需积极适应技术变革，通过持续的学习，如掌握大数据平台的操作技巧、熟练使用数据分析工具以及理解人工智能在档案管理中的潜在价值，以确保他们在技术前沿具备实际操作的能力。其次，企业应倡导实践导向，鼓励档案管理者大胆运用大数据，挖掘隐藏在海量信息中的宝贵资源，从而实现更精准的人才评估和团队构建，提升效率。企业可设立激励机制，激发管理人员主动探索和创新大数据技术的应用，这将激发他们的学习热情。同时，强化思维创新同样重要，管理人员不仅要有技术素养，还需具备灵活处理复杂管理问题的洞察力。通过举办创新思维研讨会、知识分享会等活动，企业能培育出一支富有创新精神的管理团队，推动管理工作向更高级别发展。

3结论

大数据时代的洪流中，人事档案管理工作的革新应积极融入大数据技术，挖掘其潜在的全部效能。这不仅推动了档案管理方式的创新升级，也为提升工作效率和档案品质提供了强有力的推动力。面对这一历史性的转变，企业务必敏锐把握，勇于探索创新路径，通过大数据技术的巧妙融合，打造更为先进、独特的档案管理体系，从而显著提升档案管理的效率和资源利用率。

参考文献：

[1]邢莎莎.大数据时代人事档案管理创新与模式构建[J].黑河学刊，2023(05):99-104.

[2]冯海生.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].四川劳动保障，2023(03):14-15.

[3]王维.大数据时代流动人员人事档案管理的困境及对策分析[J].办公室业务，2022(15):163-165.

[4]陈晨.大数据时代高校人事档案管理的信息化建设研究[J].活力，2022(05):169-171.