企业综合办公管理系统研究

企业综合办公管理系统研究

梁成

天津泰达电子工程有限公司  天津市  300450

摘要：为了全方位实现企业的智能化管理,为企业员工打造安全、便捷、规范的工作环境,为企业管理者提供高效、可靠、综合的管理手段,通过信息化、高效化和实时化,最终实现全面智能化管理。 本文对企业综合办公管理系统进行研究分析。

关键词：企业；综合办公；管理系统

引言

信息技术的飞速发展与快速迭代、移动终端的普及，使中小企业跨区域、跨时间的办公需求成为现实。在系统设计开发过程中，综合企业实际的数据量，采用Java平台、B/S模式、SQLServer数据库平台等，服务器自备或者托管均可。成熟的技术、平台和模式、预留功能扩展，使系统开发和调用效率提高，维护快捷、方便。

1系统功能构架

企业综合办公管理系统是统一的办公平台，面向日常运作和管理，主要实现全公司的信息资源共享、线上审批、企业职能部门管理电子化等功能。

1.1科技信息管理模块

科技信息管理模块主要针对全公司的IT基础设施运维管理，包括计算机、服务器硬件设施的资产管理、计算机故障的处理和记录、网络运行状况的处理和记录以及全公司公共文件资料的电子化管理。科技信息模块另一个重要功能就是对综合办公管理系统进行日常维护、板块授权以及人员授权。

1.2党办管理模块

党办管理模块将平常的党群管理电子化，系统包括各党支部的基本状况、党支部下属人员基本状况，其中包括入党积极分子状况、党费缴纳状况、党员活动管理等等。除了党员管理，系统还针对民主党派和团支部、团员信息进行了管理，所有人员信息与人力资源模块对接。

1.3总院办公室管理模块

总院办公室日常管理事务繁多，其电子化管理也包括众多事宜。收发文件管理模块主要负责企业从外部收文件，对企业内部拟稿的文件予以审批，在企业公共信息栏发布公文，子公司和总部之间报送公文，以及对外部行政机构发送红头文件等。会议管理模块通过日程表的形式管理会议室使用，并发布会议内容简报。印章管理模块负责管理印章的使用、刻制和更换。规则制度管理模块根据企业内部的树结构，按部门添加删除规章制度，公司职员在自己的权限内查看规章制度。公共管理模块用于维护企业的上级部门、兄弟单位、政府部门、供应商、客户之间的关系，负责登记企业间来往记录。协会管理模块负责企业在有关协会中的活动和会费缴纳状况。

1.4财务管理模块

财务管理是企业的核心管理，关系到上级审计、企业盈亏、资产状况等，综合办公管理系统包含了财务的3个业务板块：①固定资产管理模块负责固定资产的采购、内部转移、出售和报废，由申请人发起申请流程，领导线上审批后，交由财务部门处理完成；②借款及发票申请模块也是通过线上审批完成，借款范围涵盖差旅费、投标保证金、履约保证金、转账支票、税费等，发票申请在对应的款项到账后予以冲销；③报销模块涉及到公司所有员工，均由线上申请报销差旅费、餐费、医疗费等。

1.5计划经营管理模块

计划经营管理模块负责企业的项目管理、项目分包、分支机构之间产值划拨等。企业分支机构向总公司提出项目对外分包，需要线上提出申请，由领导审批完成。分包涵盖了勘察、设计、监理、咨询及总承包5大类。同时，对外支付分包费用，也需要事先通过计划经营管理员的审批才能提交财务部门支付。部门费用涉及到分支机构之间的项目归属以及产值划拨，由计划经营管理员处理完成。

1.6人力资源管理模块

人力资源模块包含3部分内容：问卷调查、工程借证管理以及培训管理。问卷调查发自于人力资源部，企业所有员工在线测评后，系统自动生成统计结果供分析。工程借证模块主要针对企业投标使用，采用电子化图书馆管理方法来管理各种工程证件。培训管理由发起部门线上申请培训，经领导审批后由人力资源部组织人员培训，也可由人力资源部直接发起培训。

1.7车队管理模块

车队管理模块对企业所有公务车辆实行电子化管理，登记车辆信息、车辆维修记录、驾驶员信息，采用电子时间表模式，对用车日程进行线上管理。公司人员可以在线查看公务车辆的预定情况，根据时间和车辆类型提交车辆预约申请，领导审批通过后，完成车辆预约。

1.8流程审批

综合办公管理系统的大部分模块功能，需要通过线上审批后，转移至相关部门处理。公司一般员工对某一事项发起申请后，提交至部门领导审批：如果审批通过，该申请会附上部门领导的数字签名，转至相关职能部门处理；如果审批没有通过，申请将退回至发起人；如果申请需要进一步审批，将转至上一级领导审批。领导的权限级别分为3级，级别高的领导可以直接提交申请至相关职能部门。

企业内部流程审批的电子化和无线化，可随时随地通过电脑或手机无线审批，对于经常出差的领导来说极大地提高了办事效率。与此同时，各项事宜的审批流程以及退回记录均可随时查看和调阅，方便历史追溯以及宏观统计。

2系统实现

综合办公管理系统采用Browser\Server体系结构，数据处理集中在服务器端，用户界面统一为浏览器。系统基于Windows Server2008平台的Web服务器和数据库服务器运行，相应支持软件包括IIS7.0\ IIS7.5、．NetFrameword4.0以及SQL Server008R2。

2.1数据管理与接口

企业数据库为SQL Server2005/SQL Server2008企业版，数据库需要每周备份，每月进行磁盘阵列容灾备份。对于系统上传的文件采用NTFS格式保存，上传文件若有重名，系统可自动修改。系统日志包括程序日志、数据库日志、事务日志，均根据固定时间自动清理。系统的配置文件、策略、常量、系统变量均可根据用户要求更改和调整。综合办公管理系统需要与已有的网络矩阵、财务用友系统、人力资源系统、档案管理系统和经营管理系统对接，相互之间能够读取和修改数据，实现多系统兼容。

2.2软件测试

测试包括边界测试、黑盒测试、白盒测试。每个模块测试完成后，需要递增集成测试，并测试系统整体指标，如系统响应时间、延迟时间、系统吞吐量、稳健性、易移植性等。系统上线之后，根据用户反馈仍会继续对系统修改，反复修改几轮之后方可完成软件测试。

2.3系统安全

综合办公管理系统是企业的核心系统，信息安全和数据保密性要求较高。从安全基础设施角度考虑，通过防火墙、监控检测、防病毒系统和容灾备份几个方面来保证系统平台不受外部攻击。采取用户身份鉴别、强制访问控制、系统安全审计等措施来保证系统内部安全性。同时，建立一套安全管理保障体系，通过规范安全标准、规章制度、系统运维规程，明确组织机构和人员权限以保障系统安全。

3结语

实时的线上审批流程和无线审批加快了信息流通，提高了办事效率，使得异地各分支机构和总部之间通信更加流畅。各种办公模块的电子化和网络化，进一步规范了办公流程，消除了信息传递中的阻塞和延误。随着企业的进一步发展，综合办公管理系统还需要根据企业结构和部门职能的变化进一步调整，这些将会在系统的二次开发、三次开发中具体体现。

参考文献：

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