数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析

数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析

钟菲菲孙园园

安陆市普爱医院  432300

摘要：随着数字信息化技术的进一步发展，其在人们工作、生活中的应用越发普遍。医院人事档案管理是医院管理活动的关键构成，医院必须要认识到这一工作的关键作用，并明确当前人事档案管理过程中的不当操作，将数字信息化技术和人事档案管理各阶段相结合，在缩短开展档案管理需要花费时间的同时，满足医院各项工作对于信息需要。

关键词：数字信息化；医院；人事档案管理；应用

    目前，各类信息化技术的发展、应用，为人事档案管理工作的转型提供了条件。医院人事档案管理有着信息资源众多、进行统计比较困难、人员具有较强流动性等特征，将数字信息化技术应用其中，能够简化人力资源管理流程，使人事档案管理更加高效、优质，为医院的稳定发展提供支持。

一、数字信息化在医院人事档案管理中的应用优势

（一）可以在医院内部及时地进行信息传输

    数字信息化最为显著的特征在于可以实时传输各项信息资料。因此，医院在借助于数字信息化技术开展人事档案管理工作时，能够对于不同人事资料进行汇总，使人事信息的存储更加有序。借助于人事档案数字信息化软件以及系统平台，可以将医院各项资料展现在系统内，为各部门的信息沟通提供支持，确保各部门能够获取到所需信息。借助于这一操作，能够提高医院的智能化程度，使医院所开展的工作更加有效、精准，避免信息难以被传递所引发的问题。人事档案数字化管理，能够满足对于各项信息精准传输需要，为医院的信息化发展提供条件。

（二）能够使人事档案管理更加高效

    原本所运用的人事档案管理工作，需要投入大量的时间，而且进行信息搜集、查找的困难程度较高，难以从整体角度出发分析各项数据资料，在一定程度上阻碍了相关工作的高效开展[1]。而将数字信息化技术和医院人事档案管理相衔接，可以借助于计算机实时了解到员工在岗状态，并获取到各项信息资料，减轻人事管理困难程度。只需要将各个人事档案上传到平台内，就能够通过查询找到所需信息。

（三）为医院人事档案的长期保护提供支持

    在传统模式下的档案管理需要被存储在档案室内，占地面积较大，而且原始档案很可能会受到损害。比如说，人们多次进行查阅、翻找档案，就有可能会导致档案遗失或者是档案无法正常应用。数字化档案管理可以将各项档案资源上传到终端内，进行无纸化存储。并且，这一操作能够使档案的查找、应用更加便利，缩短找档案需要花费的时间。从某种角度来说，还能够避免人工变动档案资料的情况，为档案的长期存储提供保障。

二、提高数字信息化技术在医院人事档案管理中应用效果措施

    可以从以下几点出发将数字信息化技术和医院人事档案管理工作相融合：

（一）认识到人事档案数字化管理重要性

在新时期，数字化技术的应用更加广泛，已经变为了今后行业的主要竞争力之一。医院人事档案管理仍有时存在大量重复操作、纸质材料过多等情况，需要借助于数字信息化技术大力开展人事档案管理工作。这需要医院领导层认识到这一工作重要性，并出台完善规章制度，在企业内部营造适宜环境，为档案管理人员提供了解、学习、应用数字信息化技术的机会[2]。

数字化建设需要有软件、设备以及高质量人才作为支持。因此，医院要在增加相关资金花费、购买现代化软件、硬件的同时，组织员工参与到培训活动中，增强档案管理人员对于数字化技术理解能力，确保档案管理人员可以在数字化思维支持下应对所产生的诸多问题

（二）增强人事档案管理人员各项能力

    在信息化建设环节，人力资源有着不容忽视的作用。当前，大部分医院的人事档案管理人才构成并不科学，信息化素养较高的人才较为稀缺，在一定程度上阻碍了医院数字信息化建设工作的有序实施。因此，医院要做好相关人才引进工作，确保这一工作的开展具有充足人才作为保障。此外，医院还需要提高招聘门槛，在保证人才具有较高人事资源管理水平的同时，确保其可以灵活、规范地应用数字信息化技术，并深入解读各项政策，主动创新，展现出医院人事档案管理最大化作用，在增强医院医疗服务水平的同时，提高医院的知名度。

（三）提高人事档案数字化管理规范程度

医院想要展现出人事档案数字化建设最大化作用，就必须要增强人事档案数字化管理规范程度。当前，医院所开展的数字化建设仍然处在发展环节，但是会随着数字化技术的进一步发展而逐渐趋于完善。想要保证数字化系统的稳定运行，需要设置相关规章制度，做好档案信息存储、变更、删除等操作。在推动纸质档案数字化建设过程中，需要细致分析、核对各项档案资料，防止不真实信息被上传到平台中的情况出现。在开展信息审核时，也需要严格遵循公平、公正原则，避免随意进行档案变更的行为。

如果在录入环节，部分档案信息出现了变化，就必须要通过数字化技术，按照相关要求对于个人档案资料内容做出调整。医院要对于所用档案管理审核制度进行补充，确保所开展的信息审核包含内容较为全面，尽可能地避免违法违规操作。如果人事档案管理所存在的问题较为严重，就需要分析人事档案管理和其他行业的不同之处，优化所用的管理制度。医院要尽量防止档案管理环节出现问题，一旦某些档案出现问题，就要及时溯源，对于相关责任人进行惩处

[3]。

（四）保证档案信息安全

    数字信息化技术是把双刃剑，虽然这一技术能够使人们的生产生活更加方便，使相关工作更加高效、优质，但是也出现了信息安全得不到保障的情况。

    新时期，随着医院数字化信息建设的进一步深化，更多人事档案资料被上传到了平台中，如果遭到了黑客入侵或者是存在病毒，就会使人事档案信息丢失或者是被随意修改，阻碍医疗工作的顺利开展。为了将信息安全风险造成的威胁降到最低，医院要在信息管理安全观念指引下，运用不同方案确保信息处在安全状态下。比如说打造完善的档案信息保密机制，保证档案人员可以根据我国规章制度做好档案信息加工、应用。医院还需要定期地对于所运用软件、设备进行维修、养护，确保其有一定能力抵抗病毒入侵。此外，医院还需要做好对于重要信息的备份，借助于统一存储、异地镜像备份等操作，提高人事档案信息的安全、可靠程度。

（五）充分应用各项档案信息

    进行医院人事档案管理数字信息化建设最为显著的优势在于其可以使医院档案信息处理更加实时、高效。因此，医院要将充分使用信息化人事档案，挖掘出其最大化价值作为关键任务。第一，医院要调整人事档案建设流程，并将数字化技术应用到搜集、查阅、存储各阶段中，保证医院的人事档案信息能够被及时处理，降低档案管理信息化建设难度。医院在搜集相关资料时，需要细致分析，确保档案信息是可靠的、实时的，防止信息遗漏所引发的问题。在这个过程中，医院还需要合理划分各个类型的信息，并细分各个员工的工作任务，确保档案资源能够被有效应用[4]。除此之外，医院在搜集获取档案信息时，必须要确保信息是安全的，可以适应相关工作需要。

三、总结

随着数字信息化技术的广泛应用，原本所开展的人事档案管理已经无法为人们提供高质量的信息服务。医院必须要认识到数字化背景下的新要求，主动将数据信息化技术融入到人事档案管理中，推动人事档案管理创新，确保各项工作的开展具有精准数据作为参考，为医院的可持续发展提供良好条件。

参考文献：

[1]郭淑娟. 医院人事档案管理信息化的必要性及其应对措施 [J]. 经济师, 2022, (11): 269-270.

[2]何帆,曾明. 医院人事档案管理中数字信息化的应用进展 [J]. 人才资源开发, 2022, (08): 27-28.

[3]蔡晓静. 新时代医院人事档案信息化管理研究 [J]. 兰台世界, 2021, (10): 115-117.

[4]秦杨. 大数据时代下实现医院人事档案电子信息化管理的思考 [J]. 经济师, 2019, (06): 237-238.