论软件需求的获取技术

论软件需求的获取技术

李万涛

交通运输部规划研究院  100028

摘要：软件需求获取技术对于准确理解用户需求、避免误解和偏差、提高软件质量、优化资源分配、支持变更管理以及增强用户参与和满意度都具有非常重要的作用。其是软件开发过程中不可或缺的环节，直接影响着最终软件产品的质量和用户体验。本文结合作者的实践，分析了用户访谈、问卷调查、现场观摩、联合需求计划等多种需求获取方法的特点，同时结合本项目特点，确定采用用户访谈、问卷调查和现场观摩三种方法的组合来获取需求，在项目过程中多轮使用上述方法获取、细化、完善需求，最终形成较为完善的需求规格说明书，项目按照需求规格说明书进行开发实施，系统如期成功上线，得到用户高度认可。

关键词：软件需求；需求分析；获取技术；需求规格

引言：近年来，国家明确提出迎接数字时代，加快建设数字经济、数字社会、数字政府[1]，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式的变革成为重要发展方向[2]。我院积极谋划实施院数字化转型战略，加快数字化转型步伐，并将院协同办公系统建设项目作为院数字化转型工作的重要抓手。项目重构现有的内控门户、协同办公系统、财务管理系统、生产管理系统、人力资源系统、档案管理系统、知识管理系统，统一数据资源整合规范，对数据进行统一接入、处理、存储及管控，建立项目、财务、人员、知识等基础数据资源库，形成“一数据库一门户四应用系统”的总体格局，建成了统一安全认证、统一待办提醒、统一权限管理、统一资源整合、统一应用集成、统一数据共享的内控办公平台。在实施院数字化转型战略的过程中，软件需求的获取技术起到了至关重要的作用。本文将介绍论软件需求的获取技术，包括用户访谈、问卷调查和现场观摩三个方面。通过深入研究这些技术，可以更好地理解如何有效获取软件需求，从而为数字化转型工作提供支持和指导。

一、项目需求获取的意义

需求获取阶段的工作直接关系到项目的成功与否。通过全面、准确地获取用户需求，可以确保开发的软件系统能够满足用户的实际需求，从而提高项目成功的可能性。对需求进行充分的获取和分析可以帮助识别和纠正潜在的风险因素。及早发现需求不清晰、冲突或者不一致的问题，有助于避免在后期开发过程中出现大的调整或重构，从而降低项目的风险。良好的需求获取工作可以避免项目中不必要的重复开发或者功能的过度设计，从而节约开发成本。通过准确定义项目范围和需求，可以避免在后期开发过程中频繁变更需求而导致的成本增加。通过充分了解用户的需求和期望，开发出符合用户预期的软件系统，可以提高用户的满意度和接受度。这有助于增强用户对软件系统的使用意愿，提升软件的市场竞争力。项目需求获取阶段产生的需求规格说明书是后续软件开发工作的指导文件。它为开发人员提供了明确的任务目标和工作方向，有助于在开发过程中更加高效地实现需求，提高开发效率[3]。

2021年8月，交通运输部规划研究院协同办公系统建设项目正式启动，笔者作为项目负责人，负责对项目的进度、成本、质量、风险、经费等方面进行整体管控，确保项目任务按照约定完成。笔者作为项目的直接管理者，清楚的认识到项目的需求获取及系统分析工作尤为重要，关乎项目的成败。该系统的目标是通过重构原有协同办公平台，满足协同门户、公文、行政、项目、合同、人事、资产、档案、知识等应用场景，提升全院对人、财、物的集中管理控制能力，实现组织内控管理水平的提质增效。

二、项目情况简介

交通运输部规划研究院积极谋划实施数字化转型战略，将覆盖全院的协同办公平台开发作为数字化转型战略的重点建设对象。协同办公平台通过构建“一门户、多应用、一支撑、一数据”的应用架构，提供协同门户、公文、行政、项目、合同、人事、资产、档案、知识等应用场景，打通人事、财务、项目、资产等数据接入和管控能力，为员工日常办公、线上流程审批、全院经营管控等提供信息化支撑，从而提升全院对人、财、物的集中管控能力，助力全院管理数字化转型升级。本项目从2021年8月开始实施，要求2022年3月份投产使用，项目周期为8个月，合同金额300余万。

在8个月完成需求分析、系统建设及系统投产，工期极为紧张，加上协同办公平台具有用户层次广、业务复杂等特点，这就要求项目的需求获取及系统分析能够在计划时间内高质量完成，避免返工的情况发生。本人在该项目中复杂项目直接管理工作，同时作为系统分析工程师参与项目需求获取和需求分析等工作，负责需求获取、需求分析、需求规格说明书评审等工作。作为管理者我清楚的认识到项目需求是决定项目成败的关键，是项目成功的基础，要形成完整的项目需求规格说明书，需要选择合适的需求获取方法，把项目的需求挖掘出来并进行体系化，才能在需求分析阶段识别客户的有效需求、整合与抽象业务需求，建立需求模型，并确定业务需求规格说明书。

三、案例项目需求获取方法的特点

需求获取是产品或项目开发过程中的重要环节，它涉及到从用户、市场、业务等相关方收集和理解需求。需求获取的方法主要有用户访谈、问卷调查、现场观摩、联合需求计划等。

（一）用户访谈方法

用户访谈方法主要在对用户分类的情况下，通过对不同类别少数典型的用户代表进行面对面访谈，记录访谈内容获取项目需求，深入了解他们的需求、期望和痛点，可以获取详细的、个性化的信息，有助于理解用户的真实想法和体验。此种方式需要访谈者具备较好领域知识和良好控制节奏的能力，访谈前需充分准备，确保问题具有针对性，访谈过程中要保持开放和耐心的态度，避免引导性提问，以确保获取到准确、全面的需求信息，并避免主观臆断或误解用户的意图[4]。

（二）问卷调查方法

问卷调查方法主要在用户众多，无法一一访谈的情况下，通过设计制定调查问卷，发放给用户填写答案，收集问卷后整理形成需求，此种方式可以覆盖更广泛的用户群体，收集大量标准化的数据，便于统计分析，但同时对问卷题目设计要求较高，问卷设计要简洁明了，避免歧义；同时要考虑样本的代表性和问卷的回收率。在设计问卷时，需求获取者应注意问题的清晰度和连贯性，避免出现歧义或引导性问题，以确保获取到的数据具有可信度和有效性。此外，需求获取者还应根据具体项目的特点和目标，合理设置问卷的长度和内容，以提高用户的参与度和回答质量[5]。

（三）现场观摩方法

现场观摩方法主要是针对业务流程或处理操作比较复杂，难以通过口头或书面完整表述的情况下，可以直接观察用户在实际场景中使用产品或完成任务的过程，了解他们的真实行为和需求从而获取业务需求，此方式有助于发现用户在使用产品时可能遇到的问题和困难，观摩过程中要保持低调，避免干扰用户的正常行为；同时要做好记录和分析工作。在进行现场观摩时，需求获取者应尊重用户的工作流程和隐私，避免干扰用户的正常操作。同时，需求获取者还应注重观察细节和记录重要的发现，以便后续的需求分析和整理。

（四）联合需求计划

联合需求计划主要是通过组织跨部门的会议或工作坊，邀请相关利益方共同参与需求讨论和制定，可以促进不同部门之间的沟通和协作，确保需求的一致性和完整性。但运用联合需求计划要确保会议的参与者和议程设置合理，充分讨论和协调各方利益；同时要做好会议纪要和后续行动计划。根据上述需求获取方法的适用场景、优缺点及注意事项，结合项目的具体情况进行对比分析，发现院协同办公系统的涉及的使用用户众多，有负责决策管理的高层（院领导）、有经营管理的中层（处所负责人）以及系统具体操作执行的基层人员（院各级职工），同时合同和项目管理系统流程复杂、操作繁琐、细节众多。

基于项目自身特点确定采用用户访谈、问卷调查、现场观摩三种方法结合开展需求获取的方式，首先通过用户访谈方法确定系统需求的主体框架，其次通过问卷调查完善、补充需求，最后通过现场观摩了解系统中复杂难以表述清楚业务环节的需求，直观发现用户在使用产品时可能遇到的问题和困难。

四、案例项目需求获取方法的实施策略

（一）用户访谈方法的实施策略

首先通过用户访谈方法，确定了项目需求的主体框架。在进行访谈前，访谈小组事先设计的访谈方案，主要包括明确访谈的用户，设定访谈的结构化问题和提出一些结构化问题的提纲等，访谈过程主要控制访谈的时间与节奏，准确识别重点问题，深入挖掘并做好访谈记录，访谈后续工作要及时整理访谈记录，抽象提炼业务需求，并且要注意识别不同访谈者冲突矛盾的观点等。本项目存在决策的高层、经营的中层以及执行的基层，通过对三个层面多人次的访谈，基本确定了项目的定位、管理层的意图以及基层人员的诉求等。如对院领导的高层访谈，明确了通过系统能够对全院的人财物进行一定程度的管控，系统流程审批时需要具备手写签批的功能，能够量化统计出项目的签约、回款，人员情况、固定资产等实时数据，为全院的事务决策提供辅助。对业务经营的中层进行访谈，不同部门围绕自己部门职责提出不同的需求，同时也明确了共性需求，例如系统能够支撑公文、项目、合同等全过程在线流转，具备便捷的审批会签、信息转发、消息提醒等功能，能够有强大的统计报表功能。访谈基层人员，明确了业务办理要处理的表单要素、用户信息采集、账务对账要求、系统便利操作需求、尽量避免数据重复录入等需求。同时由于本项目采用的迭代开发的方式，在项目过程用户访谈实际上根据项目需要进行了多次，渐进明细，持续进行需求的获取和确认。

（二）调查问卷方法的实施策略

其次通过调查问卷方法，对项目需求进行有效补充。在通过用户访谈确定了项目需求的主体框架后，项目的需求分析团队确定调查问卷的范围，通过问卷星设计创建用户调查问卷，并在规定的时间内收集问卷，最后归类汇总问题，通过定性和定量结合的方式归纳统计问卷答案，补充到项目需求中。本项目中用户调查采用了客观类问题与主观类问题相结合，既对需求实现方案进行确认，又有效的集思广益，发挥头脑风暴的作用，对项目的需求完善与纠偏起了很大作用。例如根据前期用户访谈的意见，内控办公的门户页面共设计3版不同的风格，第一版体现新闻宣传定位多一些，主要以信息发布的功能为主；第二版体现工作协同定位多一些，主要集成各办事系统和待办消息；第三版是对新闻宣传和工作协同两个定位做了充分结合。针对上述3个版式的确定，面向全院员工征集调查问卷发现90%以上的用户选择了第三版，最终经领导确认后门户页面选择使用第三版。另外通过调查问卷的主观类问题进一步收集用户的需求，例如用户普遍提出现有系统的合同和项目存在重复审批、操作繁琐的问题，人力资源系统缺少人员卡片的功能，资产到达报废年限缺少提醒，知识库管理应增加绩效排名等功能，对程序功能设计方向和实现方案进一步补充完善。

（三）现场观摩方法的实施策略

最后通过现场观摩方法，有效获取复杂难以表述清楚业务环节的需求。在进行现场观摩前，项目的需求分析团队先对需求进行深入讨论，带着问题和疑点进入用户的工作场所，一边听用户讲解、一边观察印证需求，甚至根据需求跟随用户工作一小段时间，详细了解其业务逻辑与流程，同时观摩过程记录要点，提炼补充项目需求。在对项目现状分析时，现场观摩科研处合同管理员对现有的项目合同系统全流程的操作，掌握参与角色、审批流程、数据同步等基本需求和存在问题，明确系统完善方向。在用户访谈后，为更好的了解基层用户提出的合同和项目存在重复审批的问题，现场观摩和用户面对面直接演示问题出现的环节与操作。合同统计报表需求需整合同步财务数据，项目组对财务科目数据掌握不足，统计报表数据一直存在偏差但无法定位原因，现场观摩财务处财务数据报表统计的全流程，同时深入与财务处的主管同事反复沟通寻找数据偏差原因，项目组最终在较短时间定位到问题，同时对该业务流程的优化处理及后续的改造完善方案了然于心。

五、总结

经过8个月的设计开发，最终系统于2022年3月顺利上线，系统如期成功上线，得到用户高度认可。项目交替使用了用户访谈、问卷调查、现场观摩等多种需求获取方法，为项目的最后成功提供了保障，但也存在一些不足，主要表现在：一是用户访谈的对象较少，需求人员需要有足够经验和技巧才能发掘深层次的需求；二是问卷调查过程中，被调查对象易敷衍了事，数据容易失真，后期的去伪存真、提炼抽象难度较大；三是现场观摩容易陷入现状即是需求的陷阱。针对以上提出的不足，本人认为通过以下措施可以改善：一是用户访谈时需事先做好准备，最好能在摸清项目背景与痛点并经项目组思考之后，精心准备相应的访谈问题，让访谈能在部分重点问题上聚焦；二是通过辅助的系统工具进行问卷调查，能提高效率且能辅助决策，消除数据失真的噪点；三是现场观摩一定还要立足现状高于现状，在观察的同时要总结规律，进行业务需求的高度抽象，才能适应后续需求扩展的需要。总的来说，本项目使用合适的需求获取方法，挖掘出了用户的需求，形成了较为完善的需求规格说明书，确保项目能在需求的指引下开展，项目最后也取得成功如期投产，得到全院职工认可。

参考文献

[1]郑磊.数字治理的效度、温度和尺度[J].治理研究,2021,37(02):5-16+2.

[2]田秀娟,李睿.数字技术赋能实体经济转型发展——基于熊彼特内生增长理论的分析框架[J].管理世界,2022,38(05):56-74.

[3]苏珂,李大帅,张伟.产品设计中用户潜在需求获取方法研究综述[J].计算机集成制造系统,2023,29(04):1284-1300.

[4]李晓英,程帅,周大涛.基于计算美学的实体界面美度评估方法[J].包装工程,2023,44(14):41-51+82.

[5]刁雪桦,朱学芳.基于用户群体画像分析的慕课平台知识服务策略研究[J].数字图书馆论坛,2023,19(12):11-20.

作者简介：李万涛（198903-），性别：男，籍贯：山东，民族：汉，单位：交通运输部规划研究院，单位邮编：100028，单位所在地：北京，学历：本科学士，职称：工程师，研究方向：信息系集成管理方向，电子邮箱：1170276658@qq.com