档案信息化建设与档案管理的探究

档案信息化建设与档案管理的探究

董大伟

肇东市城市管理综合执法大队

151100

摘要：随着社会的发展和信息技术的不断更新，计算机网络技术已广泛应用于社会各个领域，档案管理逐渐脱离了传统的档案管理模式，成为管理工作发展的必然趋势。在信息化发展的时代背景下，档案管理者必须重视档案信息化建设，运用新理念、新技术、新方法，从多个角度、各个层面完善档案信息化建设，提高质量。不断提高档案管理效率，满足档案服务社会发展的需求，为企业和社会提供优质可靠的档案服务。同时，档案管理部门要立足自身发展现状，运用多元化手段开展档案管理创新，打造良好的档案馆和档案信息化建设。

关键词：档案管理；信息化

引言：随着信息技术的飞速发展，传统的手工记录方式逐渐开始显现出其缺点。手动记录往往需要花费时间和精力，并且很难对大量档案信息进行汇总和量化，档案信息化的发展将给传统档案管理方式带来重大变革。与传统存储方式相比，信息时代的存储容量更大、速度更快、几乎没有存储错误，从而提供了更加高效、便捷的文件管理方式。因此，档案管理人员应密切关注信息技术的应用，积极学习和掌握相关信息技术知识和方法。

1 档案信息化建设的必要性

档案管理信息化的正确实施会给企业界和社会的发展带来好处，但是，由于以往的档案管理信息化存在很多差距，社会并不理解和支持。事实上，由于过去的工作失误，档案管理信息化进程现在越来越需要搞好，档案管理信息化人员在公众心目中的形象必须改善。做好档案管理信息化工作，有利于企业数据的长远发展和安全，有利于通过档案信息化实现档案管理更加自动化。

2 档案信息化建设的优势

2.1 存储主体正在变化，容量变小

信息档案主要采用硬盘、光盘、云存储等方式存储档案信息。这些现代存储设备比过去的手写账本更便携，但存储的内容呈指数级增长。存储卡允许您存储城市或地区的文件信息。

2.2 存储内容不易丢失

档案管理信息化可以及时归档存储的信息。所有房屋信息的登记和变更都可以通过互联网发送到档案部门，档案工作人员可以在线接收。由于电子锁的使用严格，每个电子文件都是分类的。因此，文件搜索和文件安全完整性比以前的纸质文件存储更有优势。通过使用这种在线存储、归档和检索方法可以避免用户文件丢失和文件损坏。

2.3 文件管理信息可实现多重备份

文件管理信息化的另一个重要特点是，人们在使用信息存储时，文件往往不是唯一的，人们可以随时复制并以其他方式存储，例如离线存储、云存储，从而避免了传统归档的可能性由于人为因素或不可抗力而造成损坏，因此唯一可能的不良后果是信息丢失。

3 档案信息化和档案管理发展现状

3.1 档案管理系统不够完善

在改革创新过程中，一些单位的档案管理工作没有对传统体制进行有效的调整和变革，没有与时俱进的档案管理模式和方法，导致档案管理失败。由于各单位发展规模和信息需求的差异，档案工作的水平也存在差异。大型企事业单位拥有比较全面、完善的档案工作制度，而中小型企事业单位受各种条件制约，档案工作制度的发展基本没有落实或仍处于初期阶段。

3.2 档案信息还不够标准化、规范化

档案信息化的发展可以为档案管理单位提供便捷的服务，提高档案信息的利用水平，档案信息标准化、规范化是档案信息化建设的重要内容。档案信息可以标准化、高效利用，为各部门人员服务。在档案数据处理方面，必须根据档案使用的需要，完成档案信息编码、分类、建档、归档等工作。但一些档案管理部门在工作中没有制定档案管理标准，缺乏检索工具，不能合理利用档案材料，降低了档案材料的利用价值。因此，档案管理必须注重管理方式，如果管理和控制方法不当，就会导致档案数据遭到破坏，导致档案数据不能充分体现档案数据的发展价值。传统的档案数据管理方法相对简单，仅存储较短时间的记录。此外，传统档案管理工作中记录信息的介质多为纸张，容易受到外界因素的影响，在存储过程中容易出现氧化问题。

3.3 档案管理人员专业能力仍然较低

许多单位在开发过程中注重业务活动和创收，对档案管理了解甚少。带着这样的理念，大部分档案管理工作还停留在档案资源存储层面，一些单位还没有采用信息网络等先进技术，发展档案信息化的管理方法也不尽如人意，无法提高管理质量。 档案管理人员的专业能力还存在不足，在档案管理中还不能很好地利用信息技术等手段快速获取档案信息，尚未建立功能分级的档案管理体系，档案管理工作还处于起步阶段。

4 加强档案信息化发展与档案管理的方法

4.1 强化数字档案发展重点

档案信息化建设的一个重要目的和方向是资源的共享和转移，使档案管理得以完整、高效地进行。互联网技术的快速发展确实决定了数字化建设在档案信息化建设中的重要地位，因此需要对数字化建设工作有更深入、科学、有效的认识。首先，开展数字化建设，必须深刻理解数字化建设理念，然后根据相应的原则和理念制定有针对性的内容和工作方案；其次，在数字化建设过程中，要注重各项工作的监管。管理确保所有工作的质量；最后，数字化建设成效的关键在于了解用户需求。这些共同构成了高质量、高效档案管理信息化发展的重要基础，档案数字化建设必须在此基础上进行。

4.2 完善各个环节和整体管理

在实际管理过程中，决定管理有效性的关键在于认识和组织关系。从单个文件的收集、验证，到集成存储，每一步都必须严格管理。每个环节都必须由专业人员来管理和处理。虽然这在一定程度上增加了管理难度，但信息技术的应用也让管理变得更加高效、简单。首先，管理人员要了解各平台、软件的相关管理情况，建立严格、完善的管理制度和制度，充分考虑突发情况，便于各部门、各环节有效配合，为档案工作创造良好局面。其次，在管理考核方面，管理者必须实行实践与理论并重的多角度考核管理体系和评价体系。最后，信息技术网络的应用必须科学有效，实施过程中的一切都要彻底规范，确保档案信息化发展顺利有效。随着时间的推移，标准化管理还可以减少不必要的人力和财务支出，并使记录管理发展到更高质量和可持续的水平。

4.3 加快信息化发展

各单位需要将网络信息技术与档案管理有机结合起来，构建统一的网络平台，实现资源共享。必须完善平台数据库，加强对平台各种数据的控制，确保各部门能够跟上业务活动的发展，并根据活动需要与其他部门联系，实现业务效率的最大化。建设档案信息管理平台，通过档案数据管理和分析，全面管理各部门的工作数据和业务动态，提高档案信息管理水平。培育档案信息化的过程，就是通过信息调查分析，完善档案数据追踪和追踪流程的管理，规范档案信息平台的操作流程，保障档案电子档案的秩序和安全。利用信息安全技术保护档案信息平台数据资源，可以从网络安全技术、加密技术、身份认证技术等角度对档案信息资源进行保护。

结束语：总之，当前我国正处于深化综合改革的关键时期。做好新形势下档案信息化建设，对于本单位今后的发展十分重要。各单位要积极探索档案信息化建设的方法和途径，努力提高管理水平，不断促进自身发展。

参考文献：[1]张冰玉.档案管理信息化建设思考[J].办公室业务,2024,(01):36-38.

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