浅析基层档案管理数字化转型

浅析基层档案管理数字化转型

财吉德

阿拉善左旗党建信息中心  内蒙古阿拉善左旗  750306

摘要：开展档案管理相关工作的意义在于为基层单位保存各类数据资料，确保能够为基层单位决策人员提供完整、准确的参考依据。传统的档案管理方式已不能完全适应现代发展的需求，因此，改变工作方式与方法势在必行。基于此，本文论述档案数字化建设的意义，结合基层档案管理存在的问题，研究基层档案管理数字化转型的相关策略，以供参考。

关键词：档案管理；数字化

引言

随着信息技术的发展,数字化档案管理已经成为基层单位提高管理效率和保护数据隐私的重要手段。在数字化档案管理的背景下,如何建立完善的数字档案管理体系,解决数字化档案管理过程中出现的技术难题和管理问题,是当前基层单位亟待解决的问题。

1档案数字化建设的意义

档案数字化建设是指将传统纸质档案转化为电子形式，并结合信息技术手段进行管理、保护、利用和传承的过程。数字化建设的核心目标是通过数字化技术提高档案管理的安全性、可持续性和可利用性，为档案资源的进一步利用提供更广泛、更便捷的途径。数字化建设对档案管理与保护工作具有重要意义。传统纸质档案面临着自然灾害、酸性纸腐化等风险，而数字化档案能够通过多重备份和网络信息存储技术，提高档案管理与保护工作的安全性与稳定性。数字化建设在档案利用工作方面也具有重要价值。数字化档案的电子化存储方式能为使用者提供多种检索手段，如关键词检索、内容检索等，使档案信息能够更加便捷地被用户获取和利用。同时，数字化档案的多媒体属性也能够更好地展示档案信息的内涵，丰富用户的档案利用体验。此外，档案作为文化遗产和历史记忆的重要组成部分，数字化建设能够为档案资源的传承提供更加可靠和长久的方式。

2基层档案管理存在的问题

2.1档案管理机制不完善

长期以来，由于基层单位档案管理部门以纸质档案为主，很多基层单位并不重视档案工作数字化，档案数据库建设不充分，档案数字化管理系统运行不畅，影响了档案管理整体效能。目前许多基层单位档案管理缺乏统一的标准，包括文件命名规范、电子文件格式标准、权限管理标准不统一等，导致档案管理工作流程不畅。同时，不同部门、不同系统之间存在着不同的管理体系，难以实现信息的互通与共享。

2.2档案数字化设施和设备不健全

档案数字化建设需要大量的电子设备为后盾，这对一些基层单位来说是一个较大的负担。由于有限的工作资金投入，许多单位在档案数字化建设中往往更注重自身运行的支出，而对档案自身工作的投入不够。他们往往将资金投在场地等方面，而对设备、设施等方面的投入较少。然而，这种做法无法保证数字化档案管理所需的硬件和软件设施设备的持续改进与更新，从而使档案数字化建设的高效性、质量和安全性难以有效保障；同时，许多单位在开展档案数字化建设时缺乏专业的技术人才和相关的操作经验。

2.3档案管理人员素质偏低

现代基层档案管理数字化建设要求档案管理人员必须提高自身信息化处理能力和档案信息维护能力，使档案信息能够一直处于更新的状态，提高档案信息的真实性和可靠性。因此，档案管理人员需要更新自身专业知识，学习档案管理工作流程，能够使基层档案管理工作水平获得提升。档案数字化建设过程中，部分档案管理人员会对学习计算机应用知识、数字化建设存在抵触心理，不利于加快的档案数字化建设的推进。还有部分档案管理人员对待工作不认真，经常出现档案信息与实际档案信息不符的情况，影响了电子档案的准确性。

3基层档案管理数字化转型的相关策略

3.1完善档案数字化管理机制

①信息安全管理规范。信息安全管理规范是实现信息安全保障最基本的规范性文件。档案管理数字化应参照信息安全管理规范的标准制订相关方案。②技术管理规范。技术管理规范是指管理机构依据信息系统技术的性质和实践经验制订的规约。档案管理数字化应参照技术管理规范的标准，制订数字化档案的技术管理规范。③标准流程。数字化档案的标准流程可以确保数字化档案的生命周期和安全性。标准流程包括数字化档案的建库、备份、存档、恢复、维护、移交等程序。因此，应明确档案管理数字化工作要求，制订相关规范，包括文件命名规范、电子文件格式标准、权限管理规定等；设计清晰的档案管理数字化流程，确保从档案数字化、录入到检索和归档等各个环节都有明确的操作流程；在基层单位内部建立专门的档案管理数字化组织结构，明确各个岗位的职责和权限，确保档案管理数字化能够有序推进。

3.2健全档案数字化基础设施

在当前我国市场经济快速发展的时代背景下，基层单位发展速度正在逐步提升，档案种类与档案数量不断增加，如仍沿用传统方式将档案保存起来，必会大大降低档案的使用率和使用价值，从而使基层档案管理和利用中的各项工作质量都大打折扣。因此，基层档案管理应坚持完善档案数字化建设基础，更好地顺应时代的潮流，从而为基层单位的发展提供靠谱的信息服务。比如数据库技术，音像处理技术等在基层档案数字化建设中的运用，实现信息的数据化、图片化、电子档案化处理，丰富基层档案形式与内容，对基层档案数字化建设和利用提供有力的依据。对部分经济情况较充裕的基层单位来说，可在档案数字化建设当中运用先进的现代信息技术，推动基层档案管理向数字化方向持续发展，让基层单位对档案的利用更加深入与广泛。

3.3加快人才培养

根据电子档案管理技术和实际发展情况的来看，基层单位要同时储存电子档案和纸质档案，电子档案和纸质档案之间可以互相备份，对于档案管理人员专业能力提出更高的要求。档案管理人员要能够具备较强的专业知识和技能，还要能够掌握和熟悉计算机等信息技术，学会运用电子档案系统管理档案。基层单位应制定合适的人才培养措施，基层档案管理人才培养过程中，应加强对档案管理人员管理知识和技能培训，档案管理人员要学习计算机操作、电子档案扫描仪器等，从而使自身更加适应档案数字化建设需要。基层档案数字化建设过程中，应获得基层单位领导的支持，并加大档案电子化建设宣传工作，完善电子档案管理制度，加大档案软件、硬件设备资金投入，从而有效推进基层档案管理电子化建设进程。档案管理人员要具备一定的分析能力，对于专业性较强的档案做到精准把握，需要档案管理人员具备较高的综合素质和专业技能，加快基层单位传统档案管理模式向着数字化的方向转型，使档案管理工作水平获得提升。

3.4加强档案数字化安全管理

首先，规范数字化加工流程。档案数字化质量和安全控制过程中的关键环节是制定标准和确定参数，相关单位应制订符合实际情况的规章制度和实施细则，既在根源上保证数字档案的完整性和准确性，又能在管理和利用工作中起到控制作用。其次，建立健全档案信息安全的规章制度。建立健全档案数字化过程中的档案安全管理制度、责任追究制度等，将数字化资料进行保密管理，规范数字化加工场所安全管理手段。根据工作流程环节设置工作岗位，将工作岗位落实到专职的数字化人员，做到分工明确、责任到人。由于不同的工作岗位具有不同安全事项和操作要求，因此要减少因人为因素导致的档案安全隐患，提升数字化档案管理的安全性。

结语

因此,为解决档案信息数字化转型所面临的问题,基层单位需要针对具体情况,制定相应的策略进行优化。需要加强数字化档案管理的安全保障,完善数字化档案管理的基础设施,落实数字化档案管理的标准与规范等,以确保数字化档案管理的顺利推进。

参考文献

[1]王欣娜.基层单位纸质档案数字化探索与实践[J].黑龙江档案,2021(05).

[2]冯丽莉.新时期基层单位档案数字化建设工作要点解析[J].档案,2021(03).

[3]蒋志雁.基层单位档案管理工作数字化需求和实现策略[J].办公室业务,2020(24).