现代企业制度下企业档案管理研究

现代企业制度下企业档案管理研究

李亚玲

桃源县黄石水库灌区管理局 415707身份证号码：430725197909153728

摘要：伴随着当代企业架构的演变，传统的文件管理方法已难以满足现行企业架构的需求。因而，想要增强企业在文件管理方面的效能，确保管理工作与企业进步保持一致，就得仔细分析企业的文件管理现状，理解其商业运作的核心思想，识别当前面对的挑战，并实施切实方案，力图解决这些难题。

关键词：现代企业制度；企业档案管理；研究

引言

随着国内众多企业的壮大，企业档案管理显现出其重要价值。然而，原先在计划经济体制下运用的管理档案方式已不足以应对当代的商务需求，此外它也难以满足当下企业制度对生产及营运的种种需求。因此，迫切需要对旧有的档案管理方式进行革新，打造一个与现代企业需求相匹配的档案管理新体系，这对于企业的持续成长而言是必由之路。

1企业档案管理的重要性

商务档案准确地映射了商家各个计划及其运营状态，它不仅构成了商业组织内部的信息宝库，亦是构筑企业财富的关键元素，还是商业发展的根本依托。一套优质的档案系统详尽地搜录了职场人力资源的具体资讯，使得商家可以根据记录内的员工行为表现和业绩表彰，在晋升换岗、裁减人手、处置意外事件等场合中，施行针对性的赞誉或处分，确保商家的持久与可续展性。高效的档案治理有助于商家加固知识库与科技库，确保知识版权与商业秘密的安全，为商家面对未来挑战提供坚实的后勤支持。良好的档案管理对企业而言可不仅于此，它助力企业长远增强面对各种挑战与风险的防范力。在涉及法律诉讼的情况下，它能提供关键的证据支持，确保企业权利无虞。

2企业档案管理工作状况研究

2.1创新意识缺失

在现阶段，很多企业仍未充分意识到企业成长与档案管理之间的密切关联。这导致了在档案管理方面的资源投入严重不足。企业过分追求经济利益的增长，却忽略了向档案管理领域提供足够的设备支持，从而造成了管理条件的不尽人意和工作环境的低质量。如果这种状况持续下去，企业在档案管理方面与发展的不同步问题将越来越显著。结果是，在这样一个环境下，档案管理很难实现全面的革新，这严重阻碍了基于信息技术的管理进程的进步。

2.2档案信息保护意识淡薄

在企业各项职能当中，对于档案信息的治理尚未获得相应的关注，虽然它因国家改制而略有提升，但似乎并未触及核心问题。我国众多企业在处理档案资料的意识上显得不够重视，大多数管理层将焦点放在企业经济收益的增长上，而对于档案管理这一直接效益较弱的环节往往疏于关注。

2.3信息化程度不明显

在数字化浪潮之下，为企业档案的有序管理构建了稳固的平台和依托。尽管如此，依旧有一些企业未能正确评估数字档案管理系统的重要性，因此在管理实际操作时，他们可能仅仅挑选那些能提升管理质量和效能的方案，却忽视了对人力和资本的适当分配，导致档案管理在数字化进程中显得颇为被迫和消极。建立在这一点之上，管理过程的信息化标准化难于保持统一性，同时，企业在推进信息化管理改革的过程中，所需的规范并不呈现应有的及时性，导致在资料整理入库过程中产生了程序的紊乱，这严重损害了管理任务的品质和效能，并限制了信息化管理活动的顺畅推进。在这样的背景下，负责档案管理的工作人员由于计算机操作技能较低，加之缺乏相关技术层面的培训，这些因素阻碍了录入工作效率的提高，从而诱发了一连串档案缺失的问题。

3现代企业档案管理的相关完善策略

3.1加强档案管理意识

当代商业领军人物必须扮演正面引领角色，着重说明档案管理的核心地位，并引导全体职员深入掌握档案管理的关键意义。此外，还要深化并提升对档案管理意识的认识。若欲有效实现此一目标，方法繁多，其中最关键者乃是增强宣传的力度，通过多样途径与策略推动宣传工作。例如，可运用电视广播、发放宣传单张或制作公告板等手段向员工普及档案管理的紧迫性。与此同时，亦应激发每位成员加入到组织的档案管理职责中，共同创建并优化档案处理流程，积极唤起大家对此项工作的热忱与兴趣，达成对档案管理职责的集体共识。

3.2建立档案管理建设目标，完善管理制度

为有效地进行档案整理，需设定清晰的目的与执行周密的策划，以确保档案整顿活动的条理性。各企业须根据自身状况订立合适的目标，并且谋划档案管理的战略蓝图及短期计划。构筑现实操作策略时要综合考虑管理过程的弹性与功能性，促进档案整治事务的长效运作。除此以外，推行档案管理现代化的同时，也应坚持人本原则，使档案管理人员的专业能力随技术进展而持续增强。再往深里做，还需对档案管理体系加以精进，持续的优化是提升档案管理安全和效能的关键。在完善过程当中，必须明晰地界定档案管理的责任边界，并拟定相应的技术规范。无论是纸质档案还是电子档案，其出入库的记录和管理机制同样要持续增强其严格性，藉此确保各类档案资料的完整安全。

3.3建设现代化档案管理方式

伴随着信息技术的迅猛进步，当代企业在档案管理上迈入了更新的发展阶段，陆续采纳电子化手段取代过去的纯手工作业方式，进而充分利用电子档案信息资源的强大优势。要想有效执行档案管理职能，必须有足够的经费支持，对硬件设施进行升级改造，并根据具体情况引进尖端的档案管理系统，确保管理工作更趋合理化。同时，通过电脑化管理，实现对档案的高效率处理，实现档案信息的自动化查检及数据统计的便捷性。同步进行，需求各位员工在手工登记文件资料时，务必验证内容与电子资料库所列项目保持一致，以便精确地进行资讯输入。员工在确认数据时必须仔细，保障所输入的资料无误，数据输入完成后就应迅速着手管理工作，对于那些不完整的文件资料，应立即采取措施予以完善，保证纸本档案和电子档案之间的对应无差错。

3.4强化企业档案管理安全性

企业文件保管的保密性至关重要，必须让管理层和全体员工形成统一认识，并针对员工执行文件保管保密及信息安全的专业培训。同时，应不断向员工灌输计算机知识，以防在档案保存和处理过程中出现纰漏，预防黑客在文件传输期间篡改或泄露敏感信息，以及避免在文档管理和审核阶段出现篡改和造假行为。因而，各部门需要加大关注度，遵循规定流程，确保每一步骤都经过专管人员的严密检查和签署确认，以确保任务的顺畅进行。

3.5加强档案信息化建设

当前，推进企业档案信息化，符合信息化时代的演进需求，并且代表了新纪元下处理档案的主流趋势，对发掘档案资源的潜能具有极为关键的作用。档案数字化的进程，即是依托当代迅猛发展的信息技术及网络通讯技术等手段，对传统的档案管理模式进行改良和提升，比如过去档案的归档工作，多使用手动记录和标记分类存放地点的办法，在档案需要转移或取用之际，必须由管理人员在手工记录簿中细致查询，并且手动从仓库中搜寻，这通常耗费大量工时与体力方能完成。随着信息技术的应用，存档归档、文件检索及取用等操作均搬迁至数字平台，便捷的一键搜索功能大幅提升了档案使用的便捷度和效率。因此，要想跟上时代的步伐，现代化企业必须革新传统的档案管理模式，采纳电子化管理策略，打造基于信息技术的档案管理系统，提升档案的使用频率及功效，对企业的健康持续发展大有裨益。

结束语

总的来说，为提升企业制度环境下档案管理核心地位，并保障企业决策过程准确性与权威性，必须致力于加深企业档案治理力度，保证档案信息真实性与安全性。应借助先辈的科技手段，增强档案维护的安全性与完整性，以此激发企业工作的高效率，并确保企业得以持续稳定地向前发展。

参考文献

[1]彭凤.现代企业制度下企业档案管理研究[J].兰台内外,2022(10)

[2]时春华.现代企业制度下企业档案管理研究[J].商品与质量,2023(4)