工程项目合同外费用管理

工程项目合同外费用管理

阚在永

扬州市建筑设计研究院有限公司 江苏省扬州市 225000

摘要：随着我国市场经济体制的不断完善，在世界经济全球化的大趋势下，我国建设工程市场竞争加剧，施工单位对工程建设的要求不断提高，工程项目利润不断减少，施工风险不断增加。因此，成本控制的质量直接关系到项目的经济效益，进而决定了建设单位提高核心竞争力的能力。

关键词：工程项目;合同外费用;管理;

合同外费用的产生正在吞噬着工程项目的经济效益,施工过程中合理控制合同外费用是提高项目收益的重要环节,涉及计划合同部、设备物资部、机械管理部等各个部门的日常管理工作。在施工过程中受到环境条件、变更设计、物价指数等因素影响,管理工作繁杂琐碎多变,项目部应做好日常资料的收集整理,为合同外费用的计价结算提供依据,减少项目部因合同外费用的产生流失更多经济效益。

一、零星材料机具费用

1.零星材料机具。零星材料机具有规格种类繁多、单件价值较小、用量一般较小、消耗没有规律、容易损坏、统计困难、分类管控耗费高等特点。这些特点导致无法事先全面地将零星机具费用列入主合同范畴,又因施工现场零星材料机具的使用是必然事件,故零星材料机具费用时有发生。施工过程中确实使用零星材料和工机具的,由项目施工现场负责人提出书面申请,报相关部门审批后购买。采购零星材料和机具前,必须认真查阅对下劳务分包合同及合同交底记录,明确材料机具的责权划分承担方,有效避免项目部不必要的成本支出。

2.零星材料机具的管控。零星材料机具的使用要有计划,不得超前或滞后太久采购,影响施工进度。采购前,现场负责人填写采购申请单,申请单中材料机具品名、型号、数量、使用部位、申请人等必须填写清楚。报请相关领导审批通过的采购申请单交由物资部门进行采购,严禁无计划采购,超计划采购。零星材料机具要执行电商采购方案,并且线上采购率不得低于80%。各单位小型材料机具的采购费用不得高于项目物资总采购金额的2.5%,有效控制采购成本。零星材料机具采购后要及时入库,同时登记入账,做好材料的归集工作。零星材料机具的点发不允许成批点验入账,要逐一点验,做到准确无误。零星材料机具的发放要记录清晰可追溯,对于更换的配件要将旧品归还库房,集中收集后按照管理办法合规处置。库房管理中对小型工机具的借用要单独建立台账,明确借用人、时间,并及时归还。

二、新增工程费用

1.新增工程的概念。新增工程主要包括:地质原因、设计原因、地方原因、三改原因、标准变化、安全要求及其他原因等引起的新增工程内容,或由于工程需要,由项目研究确定,确需增加的工程。新增工程要遵循认真组织、及时报备、独立核算的原则,并应符合国家及企业有关安全、质量、节能环保等法律法规及企业规章制度要求。新增工程要坚持五有原则:即有无业主批复、有无报备审批、有无独立编制责任预算、有无招议标、有无单独核算。

2.新增工程审批权限及审批流程。收集基础资料,包含合同外新增项目实施过程中实际发生的人工、材料、设备数量等,做好现场签认及相关影像资料的收集。新增工程须在业主批复后并经多方案技术经济比选后实施,具体施工方案、工程量计算、成本预算、成本核算由项目部负责,公司相关业务部门审核,报公司主管审批。严禁未审批先施工,地方政府、业主等单位有特殊要求时要单独报批。新增工程责任预算审核、分包商准入、单价审批、分包商录用等工作内容要进行报批,以确保快速开工建设。新增工程必须严格按照及时报备审批、独立核算的原则进行施工,结合合同条款、企业规章制度等确定合理的人、材、机价格水平,核算合同外新增费用金额。完工后由项目经理牵头组织联合验收,验收合格后应及时办理结算手续。

3.新增工程劳务管理。1)劳务价格确定:根据审批的新增工程施工方案、图纸、具备详细特征描述的工程数量表,结合企业定额,由项目部组价计算劳务分包单价,经公司审批后,作为招标限价。2)分包商选用:新增工程为既有工程增加的工程量,若分包商承包工作内容、工程量发生变化在5%以内可直接签订补充协议;工程量发生变化在10%以内采用议标方式确定劳务分包商;工程量发生变化在10%以上采用招标方式确定劳务分包商。3)其他新增工程应采用劳务招议标方式选定劳务分包商,具体流程遵照公司劳务招标管理办法执行。4)劳务结算:按公司和项目部劳务结算管理办法,履行新增工程验工结算程序,当期验工必须及时登入工程数量台账和收方控制台账,与控制数量进行比对,杜绝超结超验。结算以劳务分包商为单位办理结算,分包商承担的新增工程施工完工3个月内完成结算,锁定新增工程劳务成本。

三、单价调整费用

1.单价调整的概念。施工现场条件发生非劳务队自身原因造成的重大变化且对部分工序成本造成较大影响,劳务队反映强烈并申请调价。项目部主要管理人员需开会讨论是否可以调整劳务承包单价,集体决策。根据讨论结果,若需要调整单价,则应当有两个以上部门共同与劳务队协商。

2.单价调整的流程。与劳务队协商结束后,项目部集体开会研究决策,并将劳务承包单价调整原因(是否背离原合同)、单价调整的工程范围(是否包含在原合同内容中)、与施工队的谈判情况、项目部的处理意见以及项目部开会讨论的会议纪要上报公司经管部门及分管领导。一般单价调整完成后报公司经管部备案,重大单价调整(影响总金额20万元及以上)须报公司审批,待公司批复后,项目部根据批复意见调整单价,并与施工队签署补充协议。

3.单价调整后的价款支付。项目计划部门根据公司的批复意见以及补充协议对单价调整。工程质量达到验收标准,未超出施工图纸,隐蔽工程按程序验收合格,项目按照调整后的单价计价并按规定支付计价款。若没有上述手续,则按照原有单价计价并支付。

四、合同外奖励费用

1.合同外奖励的概念。合同外奖励是为了激发劳务队伍的施工热情,鼓励劳务队伍冲锋陷阵,不怕艰难险阻把工程任务做优做强,或是为了完成项目部临时派发的有一定难度的施工任务,亦或是为了完成突发抢险救灾工程而发生的未在合同中事先约定的一定比例、一定数量的金额。合同外奖励的发放与否取决于劳务队伍是否达到项目部奖励的标准。

2.合同外奖励的流程。项目部确定施工任务,说明奖励原因,合理确定奖励金额,上报至工程公司审批,工程公司多方收集相关信息合理批复奖励金额。项目部根据实际施工情况酌情使用奖励金额,不得突破公司批复的奖励金额上限。劳务队完成项目部要求的各项有奖励的施工任务,质量合格,工期满足要求,为项目部带来信誉或其他经济效益,达到项目部奖励条件,向项目部提出奖励申请,项目部验收合格后酌情对劳务队伍进行奖励,奖励标准不得损害公司利益,必须符合公司规定。同时,项目部保存好奖励支撑资料,为各类检查提供奖励依据。

3.合同外奖励费用的计价与支付。合同外奖励项目按照事先规定的方法、范围、内容和单位在当月计价单中体现,与合同内工程同时开具增值税专用发票,转至财务部门。财务部门根据计价单和发票按规定进行拨款支付,不得以任何理由拒绝拨付,同时财务部门应保存好相关拨款证据。

总之，项目合同外费用管理坚持“源头预控、过程管理、规范流程、重点治理”的管理方针,遵循以“施组为纲、预控先行、实事求是、严控支出”的基本原则,树立“先报备、先申请、先计划、先预算、先定价、先协商”的管理理念,切实体现合同外费用管控的计划性、及时性和准确性。

参考文献：

[1]李峰,土木工程合同管理.2019.

[2]许宏宇.浅谈工程项目合同外费用管理.2021.