档案数字化整理研究与利用

档案数字化整理研究与利用

许秋敏  白沚瑿

云南电网有限责任公司红河个旧供电局 云南省红河州 661000

摘要：档案数字化整理是将纸质档案转变为电子档案的具体过程，数字化整理的前提是要对纸质档案进行科学、规范整理，再转换为电子文件，以备在网络上进行共享，从而方便相关人员对其进行研究与利用。在网络信息化时代发展下，档案数字化整理是对传统档案管理模式的革新，经过数字化整理后的纸质档案，既可以提高档案信息资源的利用率，又能为民众提供优质的信息服务，因此建立数字档案馆、构建数字化网络系统已成为档案事业发展中有待解决的问题之一。基于此，本文通过研究档案数字化整理与利用，探讨如何建立数字档案馆及相关技术应用。

关键词：档案数字化；整理；利用

引言：

随着计算机技术、信息技术的发展，档案数字化建设已成为档案管理工作的必然趋势。在档案管理过程中，数字化是重要的管理手段和途径，利用数字化技术对档案进行整理，不仅可以节省人力、物力和财力，还能最大限度地保存档案信息，为用户提供更加便捷、高效的服务。当前，随着经济社会的不断发展和计算机技术的普及，档案信息资源开发利用的广度和深度不断扩大，但在档案数字化整理研究与利用过程中还存在诸多问题，而如何进一步提升档案信息资源整理、研究、利用水平，更好地满足社会需求，已成为当前档案部门亟待解决的重要问题。

一、档案数字化建设相关含义概述

档案数字化是指在传统档案管理基础上，采用计算机技术将传统纸质档案转化为数字形式，并加以存储和利用，相对于传统纸质档案而言，数字档案具有信息存储量大、使用方便等优点，因此得到了社会各界的广泛关注。从档案管理工作层面来看，数字化档案是利用计算机技术、网络技术等对传统档案进行数字化处理，形成符合现代社会发展需要的新形式，具有较强的社会应用价值。从现实角度来看，档案数字化建设是数字时代发展的必然趋势，对推动我国经济社会的发展具有重要意义。档案作为一种宝贵的资源，它可以帮助我们了解过去，了解现在，把握未来，档案数字化整理研究与利用能将原始的纸质档案进行扫描、加工和存储，在一定程度上实现纸质档案电子化，并通过计算机技术实现对纸质档案内容的存储、展示、检索和复制，可以使档案信息资源得到充分开发和利用，在一定程度上对我国档案事业发展具有积极的促进作用。

二、档案数字化整理研究与利用过程中存在的问题

由于档案来源较广，种类繁多，在数字化整理研究与利用过程中，经常会出现数据整合难度较大，档案资源分散等问题。且由于管理部门管理分散，很难实现跨部门协调。此外，还由于档案数字化整理研究与利用相关工作人员大多为非专业人员，在实际工作中，既不熟悉档案管理理论，又缺乏相应的实践经验，因此，在档案数字化整理研究与利用工作中，往往会出现重整理、轻研究的现象，这在一定程度上限制了档案数字化整理研究与利用水平的提升。而档案数字化的过程中需对不同来源、不同载体类型的档案进行整合，数字化整理研究与利用过程涉及多部门和单位，因此需要在整合的基础上进行信息数据提取、整理和归档工作[1]。而对数字化整理研究与利用来说，由于各部门和单位都有自己的信息系统，因此需建立一个统一的存储标准，确保数字化整理研究与利用过程中档案信息数据的安全性和完整性。但目前来看，由于各部门和单位都有自己的数据管理系统，所以在实际工作中很难实现跨部门协调。

三、档案数字化整理研究与利用的具体策略分析

（一）推进信息化技术的创新与应用

档案管理系统是档案管理数字化整理研究与利用的基础，因此，不仅要提高档案数据库整体容量，还要在信息技术支持下实现与其他系统的连接，根据不同领域、不同专业的需求，合理规划数据库结构，保证档案信息数据能安全存储和便捷使用。因此，相关工作人员应加强档案数字化工作的软硬件建设，加大对基础设施的投入，提高硬件设施使用效率，对于传统档案管理工作中落后的设备和技术进行优化更新，保证硬件设施能满足数字化档案管理工作需求。在此过程中，应培养现代化、专业化的档案数字化人才队伍，加强对工作人员的培训和教育，提升工作人员专业水平和综合素质，为数字化档案管理工作提供人才支持。另外还应加强网络安全建设，建立健全网络安全管理制度，做好对信息资源的保密工作，提高数字档案系统整理的安全性和可靠性[2]。

（二）完善档案数字化整理管理保障机制

首先，档案馆负责人员应加大领导力度，保证档案数字化整理工作的顺利开展，确保各单位工作人员能有效提高对档案数字化工作重要性的认识，结合单位实际，制定可行的档案数字化整理规划，成立档案数字化管理组织机构，配备专业人员负责档案数字化整理工作。其次，加大资金投入力度，为档案数字化整理提供资金保障，加大对信息化建设的资金投入，建立档案管理系统及数字档案馆的专项经费，为数字档案馆建设提供经费保障。最还应后，建立健全档案数字化整理管理制度体系，各单位应结合本单位实际情况建立健全档案数字化整理管理制度体系，明确数字化整理工作流程及相关制度，并组织相关人员进行专业技能培训和学习交流活动，不断提升业务能力和水平，将档案整理工作责任落实到个人，建立包含接受、分类整理、管理、存储、研究与利用一体化的档案数字资源管理体系。

（三）加强档案数字化研究安全管理

加强档案数字化研究安全管理工作，确保档案数据的安全性和完整性，是档案工作负责人员需重视的问题之一。在进行档案数字化整理研究过程中，不仅需加强硬件设施的建设，还要对档案信息安全进行有效保护，避免重要数据丢失、损坏。因此，相关工作人员在进行档案数字化整理研究时，须提高对安全问题的重视程度，加强档案数字化研究安全管理，完善档案室相关管理制度，严格遵守国家法律法规及有关规定，采取必要的技术手段和方法对档案信息进行有效保护。此外，还应该建立健全相应的管理制度和操作规范，消除档案泄密隐患，确保档案数字化研究工作的正常运行[3]。

（四）完善人才培养和引进机制

人才是档案事业发展的第一资源，也是档案事业发展的核心。目前来看，随着数字化技术的发展，档案数字化管理已成为必然趋势，因此，档案部门要在现有人才基础上，加大力度培养数字化人才。首先，要建立专业的培训机制，对档案管理部门工作人员进行统一培训学习，定期对相关人员进行培训考核和知识更新，全面提升专业人员素质。其次，要加大人才引进力度，通过各种方式和途径引进人才，可以采取招聘、引进、挂职锻炼等多种方式，从社会上吸纳档案数字化整理研究与利用的专业人才，同时还可以通过内部选拔和培养相结合的方式来补充人才队伍，以此来通过完善人才培养机制和引进机制，为档案数字化建设提供人才保障。

结束语

综上所述，随着时代的发展，档案事业也迎来了新的发展机遇，档案数字化是未来档案事业发展的必然趋势。就目前来看，档案数字化整理研究与利用工作过程中还存在部分问题，如档案管理人员对档案数字化整理工作重要性认识不足、档案数字化管理系统不完善、管理人员素质有待提升、档案信息资源开发利用水平不高等。因此，在今后的档案数字化管理工作中，相关人员应高度重视档案数字化整理工作，不断完善档案管理系统，对系统进行升级改造，加强档案数字化整理技术应用力度，培养高素质的档案管理人才，全面提升档案信息资源开发利用水平。同时，要充分认识到档案数字化整理研究与利用的重要性，将其纳入日常工作中，积极开展相关工作，不断满足社会对档案信息资源的需求。

参考文献：

[1]卢少鹏.档案数字化建设的对策分析[J].参花,2024,(09):134-136.

[2]林空,李衍.人工智能技术在音视频档案整理利用中的应用研究[J].中国档案,2023,(07):62-63.

[3]王武超.从档案整理实践看档案内容信息开发利用[C]//中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院.决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会论文集（上）.吉林省梨树县运输管理所;,2015:1.