信息化背景下人力资源和社会保障局档案管理研究

信息化背景下人力资源和社会保障局档案管理研究

白玉兰

内蒙古兴安盟扎赉特旗人力资源事业发展中心  内蒙古 扎赉特旗  137600  

摘要：随着我国当前科技水平的不断提高,信息技术已经成为人们日常工作中必不可少的工具,因此,在人力资源和社会保障局档案管理中要迎合时代发展的趋势,创新档案管理模式,并且提高档案管理工作本身的实效性,为各项信息的使用提供重要的基础,凸显信息化条件下档案管理工作的创新和转型思路,保证各项工作的顺利实施。

关键词：人力资源；社会保障局；档案管理

人社事业关系重大，涉及群众创业就业、社会保障、权益维护等方面工作。人社局在开展相关工作过程中，产生了海量的业务档案资料，与广大群众生活息息相关。在迈向信息化时代背景下，如何依托技术赋能，科学规范抓好人社档案管理工作，成为当前亟待解决和思考的重要课题。尤其是随着信息技术在档案领域的持续深入，人社局档案管理人员更应当与时俱进，借助便捷的信息化手段开展档案工作，提高档案信息化建设水平，在提高工作效率的同时确保工作质量，深化档案服务职能，助力人社事业更好发展。

一、信息化背景下人力资源和社会保障局档案管理存在的问题

1.缺乏人社档案管理创新的激励机制

目前，部分人社部门缺乏良好的档案管理及管理创新的激励机制，这直接导致个别人社部门的档案管理人员出现了工作倦怠问题，这也对其工作情感、工作状态产生了诸多负性影响，降低了其管理创新的积极性。

2.档案管理者专业素养急需提升

人力资源和社会保障局在对档案管理者尤其是新入职档案管理者进行培训过程中，以老带新模式为主，而老员工带教新员工的模式实际培训效果远不如系统化的组织培训活动效果突出，在缺乏完善的培训体系基础上，导致很多档案管理者其专业素养和业务水平不能满足新时期档案管理需求。还有很多档案管理者不够关注自我提升，将进入事业单位视作铁饭碗，认为步入工作岗位即可高枕无忧，普遍缺乏自我提升主观能动性。出现上述现状，还有一个重要原因就是人力资源和社会保障局未完善地构建考核体系，不能充分体现监管职能，使得一些档案管理工作者不够重视自身工作，并且工作态度懒散，直接影响档案管理效能提升。

3.档案管理模式相对传统

虽然目前人力资源和社会保障局非常关注信息化建设，并已对档案管理工作建立信息化管理系统，不过仍存在较为严峻的信息化应用不足情况。比如在档案业务处理、档案信息收集、档案利用和权限、档案统计和编研等方面，对于信息化技术的应用相对浅显，难以真正满足现实需求。同时，信息化系统功能尚不完善，使得系统利用率相对偏低，还有一部分档案资源仍以卷宗模式管理，导致档案资源存在一定安全隐患，影响资源利用。

二、信息化背景下人力资源和社会保障局档案管理工作策略

1.创设管理工作的创新目标

在信息化背景下，各种信息应用技术、人工智能技术、大数据技术均得到了极大的发展，且在各个领域中的应用也日趋广泛。同样，随着我国人社档案信息化建设及相关信息化管理工作的不断推进，人社档案管理也向着标准化、规范化、成熟化、先进化、专业化等方向发展，这也为人社档案管理创新工作提供契机与方向。人社档案管理人员在创新工作时应明确创新方向或目标，进而才能为提高其工作创新效能提供更多的保障。因此，人社档案管理部门在开展创新时，可以基于专业人才培训、管理创新保障机制等，为管理人员提供更多的管理工作、管理方向或目标，以增强其管理创新的目的性与积极性。目前，我国人力资源的流动量大幅激增，个别地区人社档案管理体系存在着人社档案信息转档流程复杂问题，甚至是信息丢失等问题的发生，阻碍了人社档案的管理与使用的效能。因此，人社档案管理部门可以创设一个“人社档案管理、使用流程的创新”主题，引导相关管理人员以人社档案管理与使用流程为自身的人社档案管理创新目标，并结合本地区的特点以及人社档案管理、使用及服务需求开展相应的创新工作。

2.针对性地进行信息化建设

①对企业机构或个人的实际情况进行针对性建设是实现人力资源和社会保障局信息化档案管理建设的重要途径。政府部门应当根据不同企业机构或个人的实际需求，制定与其相匹配的信息化档案管理方案，并加强与企业机构或个人之间的沟通协调。②加强政策支持是实现人力资源和社会保障局信息化档案管理建设的关键。政府部门应当制定相关政策法规，为企业机构或个人提供技术、资金、培训等方面的支持，并加大对优秀企业机构或个人在信息化档案管理方面取得成绩的奖励力度。③加强宣传推广是实现人力资源和社会保障局信息化档案管理建设的重要措施。政府部门应当加大对信息化档案管理工作的宣传力度，通过各种媒体渠道向社会公众宣传信息化档案管理的重要性和必要性，并积极推广优秀企业机构或个人在信息化档案管理方面取得的成绩。

3.领导应给予重视

人力资源和社会保障局作为政府部门，应当对信息化档案管理建设进行大力扶持。信息化的档案管理方式不仅能够提高工作效率，还能够更好地保护档案资料。然而在实际操作中，仍然面临着诸多困难，其中之一就是由于资金投入不足，一些地区的信息化档案管理系统建设进展缓慢，领导层应当充分认识到信息化档案管理建设的重要性，并在实际工作中给予足够的支持和帮助。

4.注重人才培养

在信息化时代的背景下，信息的大范围流通导致其管理工作变得比以往的纸质管理工作变得困难；因此，只有档案管理人员掌握了传统的档案管理知识和技能，科学化、熟练掌握信息化档案管理系统的使用方法，才能促进人力资源和社会保障局管理的高效和便捷。①在招聘新员工时应当注意选拔具有相关专业背景和管理经验的人才。可以通过严格的考核程序来筛选出最优秀的候选人，并给予他们足够的发展空间和机会。②在日常工作中应当注重对管理人员的培训和指导。可以组织专业培训班，帮助管理人员掌握新知识、新技能，并在实际工作中给予指导和帮助。在激励措施方面也应当给予足够的重视。可以通过奖金、表扬、流动红旗等方式鼓励管理人员积极学习新技能并高效完成工作，在实际中发挥所长。在培养人力资源和社会保障局管理人员时，我们应当注意选拔优秀人才，并通过培训、指导和激励措施来帮助他们不断提高自己的能力。

5.结合互联网技术实现档案管理的整合化

从档案管理工作的内容来看，工作人员要根据工作需要来进行档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案设计等多项工作，随着对档案管理工作的重视程度不断提高，档案管理工作的工作环节也逐渐产生复杂化的特征。为了满足工作发展的需求，部门工作人员必须要以互联网技术作为媒介，实现档案管理工作的整合化。如，在档案收集以及档案整理工作的过程中，工作人员可以提前运用互联网技术对收集的档案信息进行筛选，剔除其中的无效档案信息及其他不符合条件的档案信息，从而使档案收集工作能够具备档案预处理的工作职能，以此来降低档案整理正式工作的难度，使不同的工作步骤产生一定的整合化性质。

三、结语

总之，随着时代的发展，现在的信息技术也在逐步发展和完善。现代社会的各种相关机构逐渐开始认识了解到信息技术的重要性，并开始建设信息技术。社保、人力资源等部门也借助不同方式推动信息化建设，使自身效能得到体现，以建设有凝聚力的社会为目标，以促进更好更快的发展，并在今后的实际应用中发挥其特有功能。

参考文献：

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[2]王艳.浅谈信息化时代社保档案管理工作[J].黑龙江档案,2022(5):50-52.

[3]孟凡强.信息化环境下人社档案管理探究[J].兰台内外,2023(2):31-33.