档案管理的安全保密及信息化档案管理探讨

档案管理的安全保密及信息化档案管理探讨

焦义杰

身份证号：610481198510162617

摘要：当前，随着信息技术的发展，我国石油企业的档案工作正经历着从“实物”到“数字化”，从“分散”到“整合”和“智能”的过渡。档案工作的规范化，关系到档案工作的方方面面，对新时期档案工作的高品质发展起着推动作用。针对这些问题，本文就如何进一步提高石油天然气的开采效率，以及如何提高石油天然气的使用效率，以及如何提高石油天然气的使用效率，提供一些参考意见。

关键词：档案管理；安全保密；信息化；档案管理

1档案管理的安全保密及信息化档案管理存在问题

1.1档案管理安全保密重视程度不够

最重要的原因是，档案管理者对档案的管理只是对分散在各个角落的文件进行分类，把它们放在仓库里，把电子文件存放到内存里，就说明他们的安保工作已经做好了，并没有认识到，由于互联网的原因，漏洞缺陷，会造成档案资料的泄露、篡改等无法弥补的损失。警惕心和责任心不强，对有关的安保工作没有在意识形态上给予足够的关注，导致档案信息管理的安全不能得到切实的保障。同时，由于基层员工缺乏对档案安全的认识，也没有进行过专门的安全意识的培训，所以在开展有关工作的时候，并没有进行相应的保密工作，导致了部门的工作程序的开展出现了一些偏差。当前，我国的档案安全与保密工作的观念相对滞后，在顶层的规划、政策扶持、制度建设、资金支持和工作推进等方面都没有给予足够的决策支持，很难从根源上促进安全和机密工作的有效进行。

1.2档案管理保密制度完善程度不够

从体制上看，一是从宏观上看，缺乏一套切实可行的科学合理的管理体制规范，领导和管理干部思想陈旧，安全保密管理观念滞后。在新的时期，缺乏改革创新的动力，安逸的心态比较突出，没有结合自己的工作实际来制订安全、保密的经营计划。现有的管理体制缺乏针对性，难以为实践工作提供理论上的指引与基础，导致有关工作的业务过程无从可依，许多安全隐患的处理效果不尽人意。二是在数字资源和文件的数字化工作中，一些地方的档案管理机构并未从业界中遴选出具有一定的专业性和涉密资格的第三方机构来进行数字化处理。对数字文件的认识还不够深入。还有一些地方，就是没有专门的团队负责在具体的数字加工工作中进行业务监督、安全检查、保密培训等工作，这给以后的档案安全和保密管理带来了很大的风险。

1.3档案管理信息化技术应用度不够

在计算机网络环境中，有许多因素会对档案资料造成安全性与保密性的影响。一是电脑病毒.当一个文件管理系统的系统被攻击时，很容易造成数据丢失，系统崩溃，从而导致系统的工作效率下降，并且还会造成对文档内容的替换和恶意删除。二是进行骇客。在电脑网路盛行的今天，网路上的网路攻击很可能被一些不法份子与骇客所使用，造成数位档案资料遗失或被篡改的危险，危及资料与资讯的安全性与准确性。三是人文方面的原因。因为一线管理者的安全意识和保密意识很差，他们对安全科技的运用并不熟练，使用方法也很糟糕，导致了在档案对外查询和开发利用过程中，一些不法的人故意毁坏了电子档案，并将其盗取。

1.4档案管理人才队伍专业程度不够

由于档案资料所涵盖的领域日益广泛，内容日趋复杂，其形式也日趋复杂，因此，对档案的安全性与保密性也有了较大的需求。在档案工作中，有些员工年龄偏大，文化程度较低，对信息化技术的了解不够，不能满足企业发展的需要。他们的综合素质和总体水平都很低，大部分的员工在没有经过系统的入职前就进行了系统的安全和保密训练，这让他们很难适应新的情况下的档案安全管理。另一方面，档案部门在工作人员的职业素质方面缺乏足够的重视，没有把持续教育规划方案列入工作的主要内容，进行相关的理论培训、技能提升、外出研学等方面的活动很少；缺乏与时俱进的视野，不能把现代化的科技和安全、保密工作有机地融合起来，这就造成了一些拥有数年的档案管理工作经历，却没有很好地掌握新的科技，也没有很好的意识，这就造成了档案的安全和机密管理工作进展缓慢，质量低下。

2档案管理的安全保密及信息化档案管理未来优化路径

2.1增强安全保密意识，转变常态化管理思维

加强档案管理的机密性和安全性，是档案管理工作的一项长期性和长期性工作。对档案工作单位来说，要切实加强全员的思想意识，全面落实全过程的安全、保密工作思想，时刻把安全这根“弦”绷得紧紧的。组织内部保密部门的专业人员，定期举行网络安全工作座谈会，就上级政策的执行情况，工作经验，意识形态建设等问题，开展有针对性的交流。着重介绍了高校图书馆的内部联系，指出了目前存在的问题，指出了高校图书馆的重要性，指出了高校图书馆的图书馆应加强对高校图书馆的建设，加强图书馆的建设。与此同时，要针对具体工作中出现的问题，有针对性地做出回答，一起研究出可行的对策，充分地把握好文件的机密处理技术与手段，从而保证文件文件的安全性。

2.2健全安全保密制度，构建科学化管理体系

成立档案资料安全与保密工作领导小组，统筹规划与落实各项工作。对工作的责任进行了详细的划分，对工作措施进行了详细的分析，建立了一个纵向责任明、横向有人抓的管理体系，并将其作为重点，对信息化机房、计算机终端等设施进行全方位的安全性检测，对自己的规范文档进行深入分析，对系统的缺陷进行持续的修补，从顶层设计的角度来推进档案的安全和保密工作的成功实施。

2.3应用安全管理手段，开发安全化管理平台

一是要适时进行硬件和软件设备的升级。在编制年度预算的时候，档案主管机关要将档案安全和保密管理的专门经费设立在每年的预算中，并根据时代的发展和现实工作的需要，对新的科技和新的装备进行不断地进行升级，并在机房和库房中引入相应的安保系统，购买精密空调、UPS电源、七氟丙烷灭火器等，保证原始档案的纸质和电子档案的物理安全性。二是要强化安全防范制度。提高文件管理系统平台的安全性，运用现代科技手段，对可能存在的安全问题进行辨识与了解，并提出相关的安全对策与对策，从而提高网络数据的安全性与隐私性。比如，使用包筛选、代理等方法来阻止恶意程序和病毒的入侵；采用电子签章，可以有效地防止数据传输时的缺陷，保证各个环节的安全；电子文档识别是指经过一定的计算和操作后产生的验证码，协助管理员和使用者对其进行身份识别。三是要加强内部安全制度的建立。本项目拟采用基于密码学的方法对信息进行加密处理，并将其用于身份验证的签名及通讯标准，以保障信息在传送中的隐私性，提高其对信息的处理能力及主要的生产因素，作为数字经济中的重要资源，其是否能够被完全发掘并高效地使用，是决定数字化转型与智能化发展成败的重要因素。

结语：

综上所述，档案是社会团体和人们进行各种社会交往过程中产生的、有一定保护作用的原始纪录，它的安全和保密关系到国家利益和社会稳定。随着新时期的发展，文件管理从传统的纸质文件逐步转向了电子文件，这既提高了工作效率，又优化了管理模式，但对其安全性和安全性提出了更高的要求，特别是面对日益复杂的互联网环境，更是威胁到了数据的安全。这就要求档案管理者对档案的安全性给予足够的关注，积极地顺应时代的发展要求，做好档案的保密工作，使档案信息的真实性、完整性和可控性得到充分的保证，从而使其在宏观和微观两个层次上都得到提高。

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