物资服务采购中档案管理的法律问题研究

物资服务采购中档案管理的法律问题研究

周静

海军后勤部采购服务站 （北京市 100841）

摘要：本文旨在探讨物资服务采购中档案管理的法律问题，并提出相应的法律对策。首先，从相关法律法规的概述开始，深入分析档案法和招投标法对物资服务采购档案管理的要求。其次，通过对物资服务采购档案管理中存在的法律风险进行分析，揭示了档案收集、保管和使用不规范所带来的潜在法律风险。最后，提出了完善物资服务采购档案管理的法律对策，包括健全档案管理规章制度、严格执行法定程序、规范审批与登记手续以及强化管理人员的法律意识与责任意识。

关键词：物资服务采购；档案管理；法律；风险

引言：随着物资服务采购活动的不断增加和复杂化，对档案管理的法律要求也日益提高。良好的档案管理不仅是保障采购活动合规性的重要手段，也是保障政府及企业权益的重要保障。由于档案管理的复杂性和特殊性，往往存在着各种法律风险和挑战。因此，深入研究物资服务采购档案管理的法律问题，并提出相应的对策具有重要意义。

一、物资服务采购档案管理的法律依据

(一)相关法律法规概述

物资服务采购档案管理的法律依据涉及多个法律法规，这些法规旨在规范和指导物资服务采购活动中的档案管理工作。首先，相关法律法规包括档案法、招投标法等。档案法和招投标法是在我国物资服务采购档案管理中具有重要地位的法律法规。

(二) 档案法对物资服务采购档案管理的要求

档案法对物资服务采购档案管理提出了明确的要求。根据档案法，物资服务采购单位应当建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任部门和责任人员，确保物资服务采购档案的完整性、真实性和可靠性。此外，档案法还要求物资服务采购单位应当按照规定收集、整理、保管和利用物资服务采购档案，并严格按照法定程序提供档案服务。

(三) 招投标法对物资服务采购档案管理的规定

招投标法对物资服务采购档案管理也提出了具体规定。根据招投标法，物资服务采购活动应当按照法定程序进行，对于招标文件、投标文件、中标文件等相关文件，应当按照法律法规的要求进行保存和管理。同时，招投标法还规定了对于采购合同、履约情况等重要文件的保存期限和管理要求，确保采购活动的合法性和规范性。

二、物资服务采购档案管理中的法律风险

(一)档案收集不全面的法律风险

在物资服务采购档案管理中，如果档案收集不全面，将会带来一系列法律风险。首先，不全面的档案收集可能导致信息的不完整性，使得采购活动的真实性和透明度受到质疑，缺乏全面的档案收集可能导致对采购过程中关键环节的监督和审查不到位，增加了采购活动发生违规行为的可能性。

(二) 档案保管不当的法律风险

物资服务采购档案的保管不当也是一种常见的法律风险。如果档案管理单位未能采取有效的保管措施，可能导致档案的丢失、损毁或篡改，从而严重影响采购活动的合法性和规范性，不恰当的档案保管还可能导致敏感信息的泄露，给采购活动的安全性和保密性带来隐患。

(三) 档案使用不规范的法律风险

档案使用不规范也是物资服务采购档案管理中的法律风险之一。如果档案管理人员未能按照规定程序使用档案，可能导致档案信息的泄露或滥用，进而损害采购参与者的合法权益，不规范的档案使用可能导致采购活动的违规行为，增加了法律责任和纠纷的风险。

三、完善物资服务采购档案管理的法律对策

(一)健全物资服务采购档案管理的规章制度

在建立健全物资服务采购档案管理的规章制度时，首要任务是明确档案管理的组织架构和责任分工。具体而言，应明确档案管理的主管部门、具体责任部门以及各个部门的职责和权限。这一步骤至关重要，因为它能够确保档案管理工作的有序展开，并使各个环节的责任明晰，从而避免管理混乱和责任模糊的情况发生。明确档案管理的主管部门是为了确立一个统一的领导机构，负责制定档案管理政策、指导和协调各项工作，这样的部门应具备足够的权威和决策能力，以便有效推动档案管理工作的开展。明确具体责任部门是为了确保档案管理工作在各个部门之间有明确的分工和协作机制。不同部门可能涉及不同的档案管理内容，因此需要明确各自的责任范围和工作职责，以便有序推进档案管理工作。明确各个部门的职责和权限是为了确保档案管理工作能够在明确的法律框架下进行。各个部门在档案管理工作中可能涉及到不同的操作和决策，因此需要明确各自的权限边界，避免越权行为的发生，同时保障档案管理工作的合法性和规范性。

规章制度应明确物资服务采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等方面的具体规定，以确保档案管理工作的规范性和一致性。这些规定涵盖了档案管理的各个环节，从收集到销毁，都需要明确规范。针对档案的收集，规章制度应明确采集的范围和内容。具体来说，应确定哪些文件和资料属于采购档案范畴，并明确采集的流程和标准。这样可以避免遗漏重要信息或者无关文件被错误地归档。针对档案的整理，规章制度应规定整理的标准和流程包括文件的分类标准、归档程序以及整理的时间节点等。只有在整理过程中严格按照规定进行，才能确保档案的有序性和可检索性。对于档案的保管，规章制度应明确保管的要求和期限，档案的保管期限应根据法律法规和实际需要来确定，同时需要规定保管的环境和安全措施，以防止档案的损坏或丢失。针对档案的利用，规章制度应规定利用的方式和权限，档案的利用需要严格控制，只有经过审批并符合相关规定的情况下才能进行利用，以保护档案的机密性和完整性。

(二)严格执行档案收集、整理、保管的法定程序

严格执行档案收集的法定程序意味着在物资服务采购过程中，必须按照规定的程序和要求收集相关档案资料。这包括确保采购活动的所有文件、合同、报告等必要档案资料的及时归档和记录。只有通过规范的档案收集程序，才能确保采购活动的合法性和证据的完整性。严格执行档案整理的法定程序是指在档案资料收集后，必须按照规定的程序进行整理和归档。这包括对采购档案进行分类、编号、登记等工作，确保档案的组织结构清晰、档案文件齐全，并便于后续的检索和利用。严格执行档案保管的法定程序是指采购单位必须建立健全的档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性。这包括确保档案资料的存放环境符合相关标准、采取有效的保密措施、定期进行档案检查和维护等措施，以防止档案遗失、损毁或泄露。

(三)规范档案查阅、借阅的审批与登记手续

规范档案查阅、借阅的审批与登记手续需要建立明确的管理制度和流程。具体来说，应该明确规定档案查阅、借阅的申请程序、审批权限和流程，确保每一次查阅、借阅都经过严格的审核和批准。同时，应该建立完善的档案借阅登记制度，记录每一次档案的查阅、借阅情况，包括借阅人员、借阅目的、借阅时间等信息，以便随时追溯档案的使用情况。规范档案查阅、借阅的审批与登记手续需要加强对档案使用者的管理和监督。对于需要查阅、借阅档案的人员，应当严格核查其身份和权限，并对其进行相关法律法规和档案管理制度的培训，使其了解档案管理的规范要求和操作流程。同时，应当建立健全的监督机制，定期对档案使用情况进行检查和审计，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整性。规范档案查阅、借阅的审批与登记手续还需要强化信息安全意识和保密意识。所有涉及档案查阅、借阅的人员都应当严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案信息，确保档案的安全和保密性。同时，应当加强对档案管理人员的监督和考核，提高其对信息安全和保密工作的重视程度，防止内部人员滥用档案信息或泄露机密。

(四)强化档案管理人员的法律意识与责任意识

档案管理人员应当深入学习相关法律法规，特别是与档案管理相关的法律法规。他们应了解档案管理的法律依据、管理要求和责任义务，明确自己在档案管理工作中的角色和职责。只有通过深入学习和理解，档案管理人员才能在实践中准确把握法律要求，做到守法经营、合规管理。档案管理人员应当不断提高自身的法律素养和专业水平。他们应当关注最新的法律法规动态，及时了解和掌握档案管理领域的相关政策和法规变化，以确保档案管理工作始终与法律法规保持一致，他们还应积极参加相关的法律培训和专业研讨活动，提升自己的法律意识和业务水平。档案管理人员应当自觉承担起档案管理工作的责任和义务。他们应当严格按照法律法规和相关规章制度开展档案管理工作，保证档案的完整性、真实性和可靠性，防止出现丢失、篡改或滥用档案的情况。在日常工作中，他们应当积极主动地履行档案管理的各项职责，做到严谨细致、勤勉尽责，为保障采购活动的合法性和规范性作出积极贡献。

四、结语

在物资服务采购档案管理的法律问题研究中，我们深入探讨了相关法律法规的依据，分析了存在的法律风险，并提出了一系列完善档案管理的法律对策。通过对档案收集、整理、保管、使用等方面的规范和强化，我们可以有效降低法律风险，保障采购活动的合法性和规范性。在实践中，要健全规章制度，严格执行法定程序，规范查阅、借阅手续，以及强化档案管理人员的法律意识与责任意识。这些对策不仅有助于提高档案管理工作的效率和规范性，也为进一步推动物资服务采购活动的健康发展提供了坚实的法律基础和保障。

参考文献：

[1] 汪海英.档案管理信息化建设路径思考[J]. 中国报业， 2022(06)：

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[2] 王传政,张艳艳.军队物资采购档案管理的"六要"[J].医疗装备, 2016(13):53-54.