我国企事业人事档案管理的改革途径

我国企事业人事档案管理的改革途径

兰玉

哈尔滨飞机工业集团有限责任公司，黑龙江哈尔滨  150066

摘要：人事档案记录着每一位干部的学习经历、工作履历、社会关系等信息，尤其干部的“三龄两历一身份”的信息审核，是开展组织人事工作的重要环节。在新形势下，档案数据化转变、信息化管理、智能化应用已成为大势所趋，大数据、云计算、数据挖掘等技术为人事档案管理工作带来新思想、新理念。机关企事业单位的领导者及人事档案管理人员要充分意识到人事档案高效管理的重要性，适应科技、社会、工作环境的重大变革，积极迎接人事档案管理在大数据、“互联网+”背景下的挑战与机遇，提前谋划布局，制定发展方案，进一步完善人事档案管理质效。

关键词：企事业；人事档案管理；改革途径

引言

在人力资源管理工作体系之中，人事档案作为记录人事信息的重要载体，所以该管理工作被视为人力资源管理体系必不可少的组成部分。伴随人事档案信息化建设步伐的不断加快，人力管理工作效率也随之得到大幅度提升，特别是在数字化进程不断加快的时代大环境之下，全面深化人事档案信息管理方式固然成为人力资源管理工作提质增效的重要抓手。在该时代大环境中，特别是在企事业单位，人事档案管理信息化建设无疑将工作模式推向了电子化、自动化、网络化，让人事档案信息存储、信息检索、信息共享与利用的方式变得更加安全、快捷、高效。但不可否认，这种人事档案管理模式需要大量的硬件条件、统一的规范标准、较高的专业素养等条件作为支撑。针对于此，本研究就以互联网时代为研究背景，针对人事档案信息化建设与管理的具体策略进行系统化研究，希望广大学者及相关从业人员能够从中受到一定的启发。

1企事业单位人事档案管理的必要性

1）以人事档案为依据进行资源分配。在企事业单位职工招聘（内部竞聘、外部征聘）过程中，人事档案成为人才筛选的参考标准。因此，企事业单位对人事档案管理的重视程度不断提升，一些重要人才任用更需要对人事档案进行深度挖掘，以确保用人的科学性。另外，当企事业单位确定了职工的部门、岗位后，会根据人事档案动态地调整资源，以保证资源合理分配。例如在工作考核中，以人事档案为依据，将工作资源分类并分配给不同层次的职工，实现物尽其用。2）帮助企事业单位做到因人设岗。企事业单位的人事档案记录了职员的详细情况，有助于人力资源部门根据每位职员的情况设置岗位。为此，人力资源部门需要运用信息技术了解行业内相关岗位的胜任力标准，结合该标准来衡量职员，并最终择优录用，以保证内部人才队伍的稳定性和发展性。干部队伍的建设尤其需要慎之又慎，通常需要结合干部的学历、履历、资历及上级主管和其他主体的评价，对干部性格、人品等进行考察。因此，在干部的调动、任免、晋升等方面，人事档案发挥着积极的作用。

2我国企事业人事档案管理的改革途径

2.1树立大数据人事档案管理理念

理念决定了行动，在大数据时代要想利用大数据技术提升人事档案管理工作的效能，就需要树立大数据人事档案管理理念，为了让全体人员都树立这一新理念，需要做好以下工作：第一，围绕“大数据应用”实施专题培训能够推动大数据理念深入企事业单位内部。通过组织专业培训，管理人员将深入了解大数据技术的应用，包括数据采集、分析、挖掘等方面的知识，不仅有助于弥补管理人员对大数据技术的认知空白，还能够激发其应用大数据实施人事档案管理的积极性。同时，培训课程应当结合实际案例，使管理人员能够更具体地了解大数据在人事档案管理中的应用场景，从而更加有针对性地应用于实际工作中；第二，做好宣传工作和加强统筹规划对于树立大数据管理理念也具有重要帮助。通过宣传活动，企事业单位可以向组织成员普及大数据时代人事档案管理的紧迫性和重要性，不仅包括内部宣传，还可以借助外部媒体，提高企事业单位在社会的形象和认知度。同时，制定全面的统筹规划是确保管理工作有序开展的重要保障，该规划应明确管理目标、任务、时间节点，确保大数据在人事档案管理中的应用得以有序推进；第三，企事业单位需要加强对大数据理念的深入理解，使其融入企事业单位文化中，包括将人事档案管理从传统向数字化、智能化转变的过程。通过引入先进的技术手段，如人工智能、机器学习等，企事业单位可以更加高效地处理档案信息，提高管理的智能化水平。在实施这些措施时，企事业单位需要建立一个跨部门的工作团队，将各方面的资源整合起来，以推动大数据理念在人事档案管理中的全面应用。

2.2借助大数据技术强化人事档案信息资源利用

无论是什么类型的档案，实行档案管理的最终目的都是进行档案资源开发和利用，档案最大价值就在于使用。在以往人事档案管理中，可能存在管理大于应用的情况。在今后的人事档案管理中，更需要借助大数据技术来强化对人事档案信息资源的有效开发和利用。比如借助大数据分析技术，完善人事档案信息数据的分析模式，更好实现对于人事档案信息的挖掘，从而为企事业单位人事管理部门、决策部门等提供更具应用价值的人事信息。再比如借助大数据挖掘技术，根据不同类型的人事档案信息数据设置不同的关键词，进而生成相应的检索目录，通过构建相应的检索系统，对于人事档案信息资料中的一些开放性内容，企事业单位各部门可以根据自身对人事档案信息的需求，积极利用平台系统内置的检索模块来进行有关人事信息的自动化检索和精准查阅，不仅大大简化了检索流程和操作模式，更提升了人事档案数据的利用价值。

2.3加强制度建设，确保人事档案管理工作的安全性

企事业单位人事档案管理部门应结合自身的实际情况，建立一套完善的且灵活的信息化安全机制，以求人事档案管理工作具备较高的安全性。其间，对于重要性较高的人事档案信息而言，信息化管理要突出存储的永久性，同时还要提高档案信息保存和流转的安全级别。与此同时，人事档案信息化管理系统中，还要增加信息的恢复路径，从而确保因操作失误而导致的人事档案信息丢失可以做到快速找回。另外，在全面深化人事档案管理体系信息化建设的过程中，还要做到不断强化相关岗位工作人员专业化素养，力保人事档案管理工作实现高度科学化与系统化的同时，还要通过相应的管理制度，确保各个操作流程始终保持严谨的工作态度，从而提高人事档案管理的全面性。

结语

人事档案管理在单位各大人事活动中扮演重要角色，在信息化背景下，寻求更现代化、更高水平的管理技术，升级档案管理流程成为当前面临的核心目标。数字信息技术可以支持构建人事档案管理信息系统，将各类档案管理事项和业务在线上做统一处理，其不仅能够提升管理工作效率，及时更新和应用档案信息，同时可以保障档案数据的安全性与服务的智能化。所以，流程化、信息化以及数字化将成为现代人事档案管理的主要发展方向。

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