电子政务环境下档案资源整合与共享研究

电子政务环境下档案资源整合与共享研究

魏峰

天津市红桥区政务服务保障中心 天津 300132

摘要：电子政务是一种新型的政府管理方式，对档案资源进行有效的整合和共享是电子政务发展的必然趋势。随着信息技术的飞速发展，电子政务已成为政府信息资源管理的一个重要平台。在电子政务环境中，档案资源是重要的一部分，对其进行集成共享，既能提高政府信息资源的使用效率，又能促进政府各个部门之间的信息交换与协作，进一步提高政府的治理水平和服务水平。所以，笔者本篇文章意在探究档案资源在电子政务环境下的有效整合与共享方法，意在助力档案资源管理效果的提高。

关键词：电子政务；档案资源；整合与共享

在电子政务建设中，档案资源的整合和共享是一个非常重要的环节。通过对各部门的档案资源进行整合，消除“信息孤岛”的现象，实现信息资源的互联互通，为政府部门的决策提供了更全面、更准确的信息支撑。同时，档案资源共享还能避免信息重复，提高使用效率，达到最大程度地利用[1]。电子政务环境中档案资源的整合与共享，既可以节省人力物力，又可以提高政府信息资源的利用率，达到信息共享的目的。

一、电子政务环境下档案资源整合与共享的意义

传统的文件管理主要是纸质文档，这不仅占用了大量的物理空间，也给查找和使用带来了极大的不便。在电子政务的环境中，分散在不同部门、不同层级的档案资源利用信息技术进行数字化集成，构建一个统一的档案信息库，既节省了资源，又极大地提高了文件的检索速度和准确性，这就意味着，政府可以更快地获得历史数据与信息，并做出更合理、更有效的决策。在电子政务环境中，公众可以很容易地从因特网上获取政府公开的档案资源，这不仅使政府工作更加透明，同时也使公众对政府工作的进展与成效有了更直观的认识，从而使政府的公信力和社会公信力得到有效提升。此外，档案资源共享也为政府监督提供了便利，分析与利用档案资源，能更好地发现政府工作中存在的问题与不足之处，为改进与完善政府工作提供参考。通过建立档案资源共享平台，政府除了能提供历史档案信息外，还能为社会公众提供更多的信息，如政策解读和服务指导等，极大地满足了社会公众获取信息的需要，这既有助于提升市民满意度，又能增进政民互动，增进社会凝聚力[2]。

二、电子政务环境下档案资源整合与共享的研究

（一）制定档案资源共享标准

    档案描述是档案管理与使用的依据，它直接关系到档案检索的效率与准确度。为此，必须建立一套统一的文件描述标准，这套标准应该遵循ISO15489、都柏林核心等国际通用元数据标准，以确保其广泛的适用性和兼容性。建立科学、合理的分类编码体系，对实现档案资源的有效管理与快速检索具有重要意义。该系统应将档案的形式、来源、内容特征和使用要求等因素综合考虑，以保证对档案进行准确分类和快速定位，同时也要求编码系统具有较好的可扩充性，以适应未来档案资源的发展与变化。在电子政务环境中，档案数字化已是大势所趋。为实现档案资源的有效共享，必须将纸质文件扫描数字化，并建立标准化的元数据记录。档案资源共享既要有统一的标准，又要有有效的互操作机制，才能实现跨系统、跨地域、无缝共享与共享，其中包括建立统一的数据交换格式、通讯协议和安全规范等，同时为实现不同系统间的信息交换与集成，开发相应的软件工具及接口。为了更好地实现档案资源的集中管理、方便共享，必须加强档案共享平台的建设，平台应具备较强的数据储存、处理与检索能力，并能支持各类档案资源的上传、下载、浏览与检索。同时为了保证档案资源的安全性与隐私性，还需要对用户进行管理，对用户权限进行控制，对数据的安全性进行保护[3]。   

（二）采用先进的技术手段

    电子政务环境下档案资源的整合与共享，不仅关系到信息的可获性，而且关系到政府工作的透明度与效率，为了更好地实现档案资源的高效、安全和方便地共享，必须运用先进的技术手段。云计算提供了灵活可扩展的计算资源，极大地增强了档案资源集成的柔性与可扩展性。通过云服务，将分散于不同地域、不同系统的档案资源进行集中存储，并对其进行统一的管理与调度，同时云计算高度虚拟化的特点，可以有效降低信息技术基础设施的投入，加速档案信息的检索与获取，提高工作效率。大数据能够对海量档案数据进行处理与分析，挖掘其中隐含的关联与价值，这也是提升档案资源智能化集成水平的重要手段。通过对海量档案数据进行分析，找出其中存在的问题，并对其结构与内容进行优化，提高数据的精度与可用性，同时结合大数据分析结果，为政府决策提供科学依据，提高政府服务的精准性与有效性。区块链技术具有去中心化和不可篡改性等特性，可以极大地提高数据的安全性，同时保证档案资源的共享，可建立基于区块链技术的档案资源管理平台，能够对档案数据进行全过程追溯，保证数据真实、完整。另外，基于区块链技术的智能合约功能，可对档案资源进行自动访问控制，有效防止非法存取与数据泄露，保证档案资源的安全共享。将人工智能、机器学习技术应用于档案资源的集成与共享，能够实现档案资源的智能化分类、自动标注和智能化检索。对档案资源进行智能化分类标注，能够提高档案管理工作的效率与精度。同时利用机器学习的方法，不断地学习用户的搜索习惯与喜好，从而为用户提供更准确、更个性化的搜索服务。这些智能化技术的运用，不但改善了用户的使用体验，而且极大地提高了档案资源共享的效率与质量

[4]。

（三）完善档案资源访问机制

    权限管理是实现档案资源共享和保护的重要基础，可以设计一种多层次的权限管理系统，对用户不同的角色、职责进行相应的权限分配，这也意味着不同层次的用户可以按照自己的权限访问不同级别的文档资源。例如，一般市民只能接触到公开的档案资料，而公务员则可以依照自己的职责接触到比较敏感的档案资料，这不仅可以保证档案资源的有效共享，而且可以有效地防止信息的滥用与泄密。用户身份认证是权限管理的前提，只有经过身份验证的用户才能对相应的档案资源进行访问。为了提高安全性，可以使用密码、指纹和人脸识别等多种认证机制。另外，通过采用数字证书、电子签名等技术对用户的身份进行加密认证，能够更好地保护用户信息及文档数据的安全性。为防止档案数据在传输、存储过程中被窃取、篡改，必须对其进行加密，可利用 AES 、 RSA加密算法等先进数据加密标准来加密文件资源，保证数据的安全性，同时对敏感信息也要进行端到端的加密，以确保只有授权的用户可以对其进行解密和访问。最后，为了对档案资源的存取与利用进行有效的监控，必须建立档案资源存取日志制度，系统可以记录用户的个人信息，包括用户的身份、访问的时间、访问过的文件资源等，不仅可以有效地追踪非法访问、数据泄露等事件，而且可以为档案资源的管理与优化提供数据支撑[5]。

三 结束语

综上，在电子政务环境下，对档案资源的集成与共享，是当今社会信息化发展的一个重要表现，它不仅能使政府信息管理与服务过程得到优化，还能提高政府的透明度与公众参与程度。利用现代信息技术，将档案资源数字化、网络化、智能化，充分利用信息资源，最大限度地发挥其价值。当然，随着科技的不断进步，政策的不断完善，电子政务环境下的档案资源整合与共享将会有更大的发展空间与应用前景。

参考文献

[1]刘剑雄. 数字档案资源整合与服务机制研究[J]. 兰台世界,2022,(04):68-70.

[2]张静. 档案资源整合开发的几点思考[J]. 未来城市设计与运营,2022,(05):86-89.

[3]刘红. 档案资源整合机制研究[J]. 信阳师范学院学报(哲学社会科学版),2023,43(01):106-112.

[4]宁寒松. 数字档案资源整合与服务路径研究[J]. 办公室业务,2023,(16):179-181.

[5]赖永聪. 电子政务环境下档案资源整合与共享研究[J]. 兰台内外,2023,(31):34-36.

作者简介

魏峰 1981.07.02、天津人，汉族，研究生学历，工程师，政务服务保障中心管理工作。