采购档案电子化管理对物资服务采购效率的影响

采购档案电子化管理对物资服务采购效率的影响

周静

 海军后勤部采购服务站（北京市 100841）

摘要：采购档案电子化管理是以采购活动归档文件材料为中心，建立电子档案数据管理机制，确保电子档案数据的安全，促进采购档案保管安全、存放有序、查阅方便，打通采购业务全流程电子化的“最后一公里”。采购档案电子化管理在提升采购业务效率的道路上发挥越来越重要的作用。本文探讨了采购档案电子化管理对采购业务效率的影响，并提出了相应的对策。首先，分析了采购档案电子化对采购业务效率的三大影响因素：缩短档案检索时间、提高档案利用率以及降低档案管理成本。其次，讨论了在采购档案电子化管理中应注意的问题，包括完善电子化管理制度、加强工作人员信息化培训以及确保系统安全稳定运转。最后，提出了进一步提升采购档案电子化管理水平的对策，如选用适用的电子化技术与系统、加大投入完善基础设施以及建立电子档案长效管理机制。

关键词：采购档案电子化管理；采购业务效率；档案检索时间

引言：

采购档案管理是采购活动中非常重要的一环，详细记录采购全过程，是严格履行采购项目监督的一种重要手段。随着信息化技术的迅猛发展，采购档案电子化管理在采购业务领域扮演着越来越重要的角色。传统的档案管理方式面临着诸多问题，如检索速度慢、利用率不高以及管理成本较高等。因此，本文旨在探讨采购档案电子化管理对采购业务效率的影响，并提出相应的管理对策，以提高采购档案管理的效率和质量。

一、采购档案电子化对采购业务效率的影响

(一)缩短档案检索时间

采购档案电子化管理是指利用现代信息技术手段，将纸质采购档案转化为电子版，通过计算机系统进行存储、检索和管理。这一转变极大地缩短了档案检索时间。在传统的纸质档案管理模式中，查找特定档案可能需要花费数小时甚至数天，尤其是对于那些存档量大、历史悠久的机构来说。而电子化管理系统能够通过关键词搜索、分类检索等多种方式，实现快速定位和访问所需档案，通常只需几秒钟。这种高效的检索速度显著提高了工作效率，使得采购人员可以在更短的时间内获得决策所需的信息，加快了采购流程，从而提升了整体的服务效率。

(二) 提高档案利用率

电子化管理不仅便于档案的存储和检索，还显著提高了档案的利用率。在传统管理模式下，由于物理空间的限制和档案检索的不便，许多有价值的档案资源未能被充分利用。电子化后，档案可以被数字化存储在服务器上，通过网络实现档案的远程访问，使得档案的共享和利用变得更加方便快捷。员工可以随时随地访问所需档案，促进了知识共享和信息交流，增强了团队协作效率。此外，电子档案易于复制、备份，降低了档案损毁或丢失的风险，确保了信息资源的长期利用。

(三) 降低档案管理成本

采购档案电子化管理还有助于降低档案管理的成本。在传统的纸质档案管理系统中，企业需要投入大量资金用于档案的物理存储空间、维护人员的工资以及档案材料的购买等。电子化管理通过减少对物理空间的依赖，显著减少了存储成本。同时，电子档案的维护成本远低于纸质档案，因为它们可以通过自动化系统进行管理，减少了对人力资源的需求。此外，电子化档案的长期保存和备份成本较低，可以通过云存储等方式实现高效的数据备份和恢复，进一步降低了管理成本。通过减少这些直接和间接的支出，电子化管理不仅提高了服务效率，也为采购部门带来了经济效益。

二、采购档案电子化管理中应注意的问题

(一)完善电子化管理制度

采购档案电子化管理过程中，建立和完善电子化管理制度是保障档案安全、提高管理效率的关键。首先，需要制定明确的电子档案分类、编号、存储和保密等标准，确保档案的有序管理。其次，制度中应包含对电子档案操作权限的严格规定，明确哪些人员可以访问、编辑或删除特定档案，以防止信息的误用或泄露。此外，还应定期审查和更新管理制度，以适应技术发展和组织需求的变化。完善的管理制度不仅可以减少电子化过程中的混乱和错误，还能提高工作人员对电子档案管理重要性的认识，促进整个系统的有效运行。

(二) 加强工作人员信息化培训

电子化管理的效果很大程度上取决于工作人员对电子档案系统的熟练使用。因此，加强工作人员的信息化培训显得尤为重要。培训内容应包括电子档案管理系统的基本操作、数据安全和隐私保护知识、以及如何有效检索和利用电子档案等。通过系统的培训，工作人员可以更快地适应电子化管理模式，提高工作效率。此外，定期的培训和学习可以帮助工作人员更新知识，掌握最新的信息技术，从而更好地应对电子档案管理中可能出现的新问题和挑战。强化信息化培训，不仅提升工作人员个人能力，也为采购部门的长期发展打下坚实的基础。

(三) 确保系统安全稳定运转

电子档案系统的安全稳定是采购档案电子化管理成功的关键。为此，需要采取多项措施确保系统的安全性和稳定性。首先，应定期对系统进行安全检查和维护，及时发现并修复潜在的安全漏洞。其次，采用先进的安全技术，如防火墙、入侵检测系统和数据加密，可以有效防止未授权访问和数据泄露。此外，建立数据备份和灾难恢复计划也至关重要，以确保在系统故障或其他突发事件发生时，能够迅速恢复数据，减少损失。通过确保系统的安全稳定运行，不仅保护了档案数据的安全，也维护了采购部门的正常运营和良好声誉。

三、提升采购档案电子化管理水平的对策

(一)选用适用的电子化技术与系统

在采购档案电子化管理过程中，选用适应采购部门需求的电子化技术与系统是提升管理水平的首要条件。首先，采购部门需要对自身的管理需求进行详细分析，包括档案的种类、存储规模、访问频率以及安全要求等。基于这些需求，选择能够提供灵活性、可扩展性和高安全性的电子化管理系统显得尤为重要。例如，对于需要存储大量图像和视频资料的采购档案，应选择支持多媒体内容管理的系统；对于高安全性需求的采购部门，选用具备高级加密和访问控制功能的系统则更为合适。考虑到技术的快速发展，选用的系统还应具备良好的兼容性和未来升级的可能性，以适应新技术的集成和管理需求的变化，确保工作人员能够快速掌握并有效使用系统，从而提高工作效率。通过合理选择适用的电子化技术与系统，采购部门不仅可以提高采购档案的管理效率和安全性，还能为未来的技术升级和业务扩展提供支持。

(二) 加大投入，完善基础设施

为了进一步提升采购档案电子化管理的水平，采购部门需要在硬件和软件基础设施上加大投入。从硬件层面来看，需要确保有足够的服务器性能和存储空间来支持大量的电子档案存储和高速的数据处理。此外，考虑到数据安全和灾难恢复的需求，投资高效的备份解决方案和冗余系统也非常必要。从软件层面来看，除了选择合适的电子档案管理系统外，还应投资于数据安全和隐私保护的软件工具，如加密软件、防病毒软件和入侵检测系统。为了支持远程访问和协作，采购部门还应建立稳定高效的网络基础设施，确保工作人员在任何地点都能安全、快速地访问所需的电子档案。这不仅涉及到物理网络设备的投资，还包括对网络安全和带宽管理的持续投入。通过加大在基础设施上的投入，采购部门可以为电子化管理提供坚实的物质基础，从而提高管理效率和数据安全性，更好地适应未来的业务发展。

(三) 建立电子档案长效管理机制

建立档案的定期评估和更新制度是非常重要的，这一制度为组织的信息资产管理提供了必要的保障。通过定期评估，可以确保所有档案都保持最新状态并符合当前的管理需求和法律法规要求。这种制度不仅有助于保持档案系统的健康运行，还能够及时发现和纠正可能存在的问题，确保档案数据的完整性和可靠性。定期评估的过程中，可以对档案系统的各个方面进行全面检查和分析，包括档案的存储方式、访问权限、安全性等。通过对档案系统的全面评估，可以及时发现存在的潜在风险和问题，并采取相应的措施加以解决，从而保障档案数据的安全性和完整性。定期评估还可以帮助识别和淘汰过时或不再需要的档案，优化存储资源的使用，提高整体管理效率。随着时间的推移，组织可能会产生大量的档案数据，其中一部分可能已经过时或不再具有参考价值。通过定期评估，可以识别出这些过时的档案，并及时予以淘汰或归档，释放存储空间，提高档案管理的效率和灵活性。

长效管理机制还应包括工作人员的持续培训计划。随着电子化技术的发展和管理需求的变化，定期对工作人员进行培训非常重要。这样可以确保他们掌握最新的技术知识和管理技能，能够有效使用电子化管理系统。通过持续的培训计划，工作人员可以更好地适应新技术和新需求，提高工作效率和质量。建立健全的监督和审计机制也是长效管理不可或缺的一部分。通过定期的内部审计和外部审计，可以确保电子档案管理系统的运行符合既定的标准和规定，及时发现并纠正管理中的问题。这样的长效管理机制不仅有助于提高电子档案管理的效率和安全性，还能够确保采购部门能够适应未来的变化，持续提升管理水平。

四、结语

本文系统性地探讨了采购档案电子化管理对采购业务效率的影响以及相关管理对策。通过分析缩短档案检索时间、提高档案利用率和降低档案管理成本等方面的重要性，深刻认识到了采购档案电子化的价值和意义。同时，在实施采购档案电子化管理过程中需要注意的问题，如制度完善、培训和系统安全。为进一步提升管理水平，需要提出了选用适用的技术与系统、加大投入完善基础设施以及建立长效管理机制等对策，为现代化采购活动的建设做出更大的贡献。

参考文献：

[1] 郑海艳.事业单位电子会计档案管理工作探析[J].石油石化物资采购, 2019(36):117.

[2] 宿涌涛.新形势下医疗服务要素档案电子化管理工作探析[J].卷宗，  2021（14）：99.