文书档案收集与归档研究

文书档案收集与归档研究

白晓璇

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摘要：在企业发展中，必须由办公室做好组织协调工作，促进各部门之间的密切交流与沟通，共同在企业战略目标的指引下提升工作效率与质量。其中，文书档案管理是影响办公室整体工作水平的关键环节，需要做好各类档案的归档、整理、存储和分析，同时为使用人员提供良好的服务。人工管理的方式呈现出效率低下和精准性不高的弊端，因此在实践工作中需要顺应企业的信息化建设趋势，积极对文书档案管理的方法和模式进行改进，体现文书档案的实用价值，提升企业的整体管理水平，发挥办公室在企业经营发展中的枢纽作用。

关键词：文书；档案收集；归档研究

在企业文书档案收集归档管理工作中，因为管理者的思想观念、基础设施、从业人员素质等方面的问题，影响企业文书档案管理工作效果，无法展示文书档案管理工作的价值与作用。实际工作中，提升企业管理者与职能部门对这一工作的重视，加强信息化建设，利用完善的规章制度与专业的人才队伍，提升企业文书档案管理工作效果，为企业文化建设与内部管理工作开展提供基础保障。

1文书档案收集与归档工作的特殊性及重要性

办公室文书档案管理存在一定的特殊性，具体体现在以下几方面：一是办公室文书档案管理以资料收集和保存为主，办公室文书档案搜集内容非常广泛，不仅包含办公室内部召开各种会议文件材料，也包含人事档案、工作通报、大事件记录等等，因此在文书档案收集过程中必须面面俱到，对于办公室形成的一系列有价值的文件资料进行收集，对于一些重要档案还需要转化成为电子形式登记在册。二是文书档案载体多样。办公室文书档案载体，既包含传统形成的纸质档案和电子档案，也包含以录音、录像为载体的各类档案，而且档案的涵盖内容也非常广泛。三是文书档案与文书工作结合比较紧密，很多文书档案是在文书工作过程中形成的档案资料，这些档案资料与文书工作开展具有紧密联系，而且对文书工作也会产生明显影响。文书档案收集与归档工作是办公室管理工作的重要组成部分，占据着重要位置，对于提升办公室管理效率，推动办公室各项工作开展都具有重要现实意义。

2文书档案收集与归档工作不规范的表现

2.1尚未真正意识到文书档案内容收集与规范的重要性

当前，企业文书档案收集与归档工作在企业的发展中具有举足轻重的作用，能够强化企业整体文书档案管理工作的成效与质量，更是企业未来持续发展的稳定基石。针对企业文书档案收集与归档工作的具体状况，很多企业文书档案管理工作者尚未认识到自身本职工作的重要性，因为思想意识上存在着忽视，会让相关工作者对文书档案内容的收集与归档都用心不足，因为大多数人的惯性思维会更加注重收集与管理企业内部的红头文件，针对那些寻常性质的文书档案内容，其在收集与归档等层面的力度是不足的，甚至有很多文件未进行认真有效地处理。所以，对比那些关键性质的文档内容，文书档案内容的收集与规范不理想，不但档案收集欠缺周全，更会经常出现纰漏，比如信息内容的错误、缺损等。当以上情况发生时，因为相关工作者欠缺足够的责任心，未进行及时修正，任由其自由发展，最后导致企业文书档案收集与归档工作成为极为薄弱的环节。单位在规定时间内大都完成了上报工作，而上报单位档案管理部门没有对上报资料进行及时归档和整理。导致部分档案资料的遗失，影响了档案资料的正常使用。很难在以后的归档工作中及时寻找到上报资料，导致档案工作实效性受到影响。

2.2材料收集不全面

当前，部分单位办公室在文书档案收集与归档工作过程中存在档案收集不完善，归档不严密的问题。这些问题不仅影响了办公室文书档案管理效率，也影响了办公室档案管理的准确度和精准度。部分办公室在材料收集过程中只对重点材料进行收集，对于一些边缘的资料收集不够完善。由于办公室档案管理工作人员责任心不到位，导致办公室文书档案材料收集不全面。还有一些单位办公室档案员属于兼职，需要承担办公室多项工作任务，因此对文书档案收集与归档工作重视程度不够，也在一定程度上影响了办公室档案资料收集和整理工作的开展。

2.3文书档案收集与归档的工作力度较小

纵观当前企业文书档案管理工作的现实情况，文书档案收集与归档的工作力度较小。在实际进行文书档案内容收集时，所使用的收集方式不够先进，对当前的先进技术尚未进行及时有效的应用，依然沿用传统落后的收集方式，这样的状况对于文书档案整体管理工作是非常不利的，不但导致工作效率无法得到提升，并且在处理过程当中还会出现很多差错，难以及时有效地进行落实。此外，因为文书档案的收集工作落实不够彻底与全面，属于企业文书档案管理工作中的一种常态，所以要重新进行有序管理是非常困难的，实际进行归档时更是困难重重。

3文书档案收集与归档措施

3.1重视文书档案收集与归档工作

文书档案收集与归档离不开广大档案人员的身体力行，切实提高思想认识是关键。一方面，要求档案人员做好文书档案收集与归档相关规定和要求的宣传，在机关、企事业单位内部形成浓厚的档案管理工作氛围，做到部门与部门、人员与人员都自觉重视文书档案工作，在思想上行动上自觉执行文书档案管理的相关规定，及时规范移交在手文书档案资料。另一方面，机关、企事业单位领导要给予文书档案收集与归档工作必要的人、财、物支持。

3.2提高档案收集与归档能力

一是要提升办公室文书档案收集能力。文书档案收集是文书档案管理和后续开发的重要基础。一方面，要尽可能扩大办公室文书档案收集覆盖范围，将办公室涉及的各类有价值的文书档案资料进行认真梳理，严格按照文书档案收集流程对有价值的文献资料应收尽收。二是要提升办公室文书档案的归档能力，将收集上来的文书档案要按照一定的门类进行归档编号，确保文书档案的完整性。三是要对档案收集与归档方法进行优化和创新，随着网络信息技术的不断发展，办公室越来越多的文件资料以电子文件形式呈现，电子文件成为办公室文书档案收集的主要对象，在电子文档收集与归档过程中对发现的问题进行认真梳理和分析，并提出针对性的策略，不断优化档案收集与归档方法，进而提升办公室文书档案收集与归档能力。

3.3明晰收集与归档主体

企业文书档案资料来源广泛，内容庞杂，要进一步明确企业文书档案收集归档的参与者主体责任，要从传统的重整理、保管向参与、质量管控并重，变传统的被动接收向主动上门收集为主，由等待归档向前端控制转变，从而明晰各个参与主体的责任和范围。坚持以档案管理部门收集归档为主的基础上，充分调动各部门兼职档案管理人员的职责范围。

4结束语

总之，办公室文书档案收集与归档工作作为办公室工作的重要内容，理应提升其规范化水平。新时期，办公室应该针对文书档案收集与归档工作完善相应的制度体系，加大对工作人员的培训和教育力度，进一步提升他们的能力和素质，更好地开展文书档案管理工作，更好地为单位建设服务。

参考文献

[1]孙弘.文书档案收集归档工作存在的问题和对策[J].兰台内外,2019(36):38.

[2]沈南.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].才智,2019(32):209.

[3]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理,2019(18):29+35.