事业单位档案管理中的电子档案管理研究

事业单位档案管理中的电子档案管理研究

李萍

河北省卫生健康委员会综合监督服务中心    河北省石家庄市  050071

摘要：从事业单位本身特点来看，在其发展过程中全面开展档案管理工作至关重要。随着技术不断进步，电子档案管理引起多方高度关注。从事业单位档案管理工作实际情况来看，如果能够以合理方式运用电子档案管理，则有助于提高整体工作水平。对于电子档案进行简要的介绍，结合实际情况指出事业单位电子档案管理工作开展过程中所存在的一些问题，提出一些优化策略，对于事业单位长远发展和档案管理工作水平不断提升起到重要推动作用。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理；优化策略

引言

    在经济不断发展的过程中，我国的事业单位面临着新形势以及新挑战，如何采取有效手段更好适应新时期发展需求，是事业单位领导人员以及管理人员应当重点思考和研究的问题。在事业单位各项工作进行的过程中，档案管理工作具有较为独特的地位。在科学技术水平不断提高的背景之下，在事业单位进行档案管理工作的过程中应当积极考虑电子档案的运用问题，通过进行电子档案管理方式，不断提升各项工作的效率及效果。

1电子档概述

    从目前的情况来看，绝大多数事业单位办公的自动化水平在不断提高，很多单位也采取有效措施对于传统的办公方式进行不断改进以及升级，在很大程度上提高了单位的运行效率。正因如此，电子档案以其独特优势引起了各界的高度关注[1]。所谓电子档案是指在目前的形势下，运用信息化技术对于档案进行管理的一种方式，在电子档案管理工作开展的过程中，能够为用户提供较为完整的档案信息，同时具备较强的网络查询功能，对于提高档案保管效果以及档案的查询效率都起到至关重要的推动作用。在某些情况下，在运用电子档案的过程中，也可以通过自动化办公系统的引进以及网络技术的引入，形成现代化的信息管理系统。

2事业单位电子档案管理工作开展过程中所存在的问题

随着信息技术的迅猛发展，电子档案管理已成为事业单位中不可或缺的一部分。该种工作方式极大地提高了档案管理的效率和便捷性，然而，在实际操作过程中，事业单位电子档案管理仍面临着一系列的问题和挑战。首先，电子档案管理制度的不完善是事业单位普遍面临的问题。缺乏系统性和规范性的管理制度，导致电子档案的管理过程混乱无序，容易出现档案丢失、损坏、篡改等严重问题。这不仅影响了电子档案的准确性和完整性，也增加了管理的难度和风险。同时，管理制度的缺失也使得电子档案的保密性和安全性无法得到保障，存在信息泄露的隐患。其次，事业单位在电子档案分类和归档方面存在明显的不足。电子档案的分类和归档是电子档案管理的核心环节，但由于缺乏统一的标准和规范，导致电子档案分类混乱，归档不及时，严重影响了档案的利用价值。这不仅增加了电子档案检索的难度和误差率，也制约了事业单位在信息查询和利用方面的效率。此外，事业单位在电子档案备份和恢复方面也存在较大的风险[2]。备份和恢复是确保电子档案安全性的重要措施，但许多事业单位在这方面缺乏有效的方案和策略，导致电子档案备份不及时、不完整，恢复困难。一旦发生意外情况，如系统故障、数据丢失等，电子档案的安全性将受到严重威胁，给事业单位带来不可估量的损失。

除了以上问题，事业单位在电子档案管理中还面临着人员素质和技术水平不高的问题。电子档案管理需要具备一定的信息技术和档案管理知识，但许多事业单位在人员配备和培训方面存在不足，导致电子档案管理人员素质参差不齐，技术水平有限，无法适应电子档案管理工作的需要。这不仅影响了电子档案管理的效果，也制约了事业单位在信息化时代的发展。

事业单位电子档案管理是一项复杂而重要的工作。面对信息化时代的挑战和机遇，事业单位需要积极应对，加强电子档案管理的制度建设、流程规范、技术支持和人员培训等方面的工作，确保电子档案的安全、准确、完整和高效管理。只有这样，才能更好地服务于事业单位的发展需求，推动事业单位在信息化时代取得更大的成就。

3事业单位电子档案管理工作优化有效策略

在事业单位档案管理工作开展的过程中，如果能够积极运用电子档案就能够取得事半功倍的效果[3]。但是电子档案管理工作在开展过程中会遇到一些问题，作为事业单位方面应当采取有效措施，对于该项工作进行相应的优化，这样才能够让该项工作取得较为理想的效果。在具体操作时，可以运用如下方式：

3.1夯实软硬件基础

从实际特点来看，电子档案在使用的过程中往往会以信息技术为基本支撑，在进行管理工作的过程中对于信息化的程度要求相对较高。正因如此，为了进一步提高该项工作的效率和质量，作为事业单位方面应当积极夯实软硬件基础。首先，单位方面要对于现有的信息化管理系统进行不断升级和改造，对于某些重要的系统要配备专门的维护人员，这样才能够实现信息的鉴别以及收集，也符合档案管理工作的实际需求和技术特点[4]。其次，事业单位方面应当积极建设电子档案信息库，对于存储于单位中的所有电子信息档案进行集中以及统一的管理。在某些情况下，事业单位方面可以考虑与具有雄厚实力的科技公司进行合作，通过合作的方式做好系统开发工作。最后，由于电子信息档案管理工作离不开资金的支持，作为事业单位方面可以考虑投入专项资金，对于硬件设施以及软件系统进行不断地升级，让其更好适应工作的需要。

3.2不断提升人员素质

从实际情况来看，在相关工作开展的过程中电子档案管理人员的素质和能力显得尤为重要，不仅需要具备扎实的档案管理理论知识，还需要掌握先进的信息技术应用技能。因此，事业单位必须加强对电子档案管理人员的培训，提升他们的专业素养和技术水平。培训的内容应该全面而深入，涵盖档案管理理论、信息技术应用、法律法规等多个方面。通过系统的培训，电子档案管理人员可以更好地适应信息化时代的发展需求，提高电子档案管理的专业性和规范性。同时，培训过程中还应注重理论与实践的结合，让电子档案管理人员在实践中掌握技能，提高解决实际问题的能力[5]。此外，事业单位还应积极引入具备相关专业背景和技能的人才，为电子档案管理团队注入新鲜血液。这些新成员的加入不仅可以带来新的思维和方法，还可以激发团队成员的积极性和创造力，共同推动电子档案管理工作的进步。

3.3做好数字化以及智能化的推进工作

首先，事业单位可以引入大数据技术对电子档案进行数据挖掘和分析。通过对大量电子档案数据的处理和分析，可以发现档案之间的关联性和潜在价值，为事业单位的决策和发展提供有利依据。同时，大数据技术还可以帮助档案部门更好地了解用户的需求和行为，优化电子档案管理策略。其次，人工智能技术在电子档案管理中的应用也具有广阔前景。例如，利用人工智能技术实现自动分类、自动标引等功能，可以大大提高电子档案的检索速度和准确性，为用户提供更加便捷的服务。此外，人工智能技术还可以应用于电子档案的自动审核、自动归档等环节，进一步降低人工干预的需要，提高电子档案管理的自动化水平。

结语

    作为事业单位在新时期应当秉承与时俱进的态度开展各项工作，特别是在档案管理工作进行的过程中，要根据单位自身的情况引进较为先进的技术，通过进行电子档案管理的方式，进一步提高档案管理以及查询的效率。在这个过程中，有关领导人员和管理人员要引起足够的重视，要对于电子档案管理工作所存在的问题和具体优势进行深入地分析和研究，同时采取相应的优化策略。相信在多方共同努力之下，电子档案一定会在事业单位的档案管理工作中拥有更大的应用空间，为事业单位的长远发展保驾护航。

参考文献

[1]荣垂军.科研事业单位科研档案数字化建设面临的问题与对策[J].科技风,2024,(08):153-155.

[2]杨林.“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设路径探析[J].兰台内外,2024,(08):28-30.

[3]尹君.如何推进事业单位档案管理工作规范化与标准化研究[J].兰台内外,2024,(07):52-54.

[4]刘岩.数字化背景下事业单位人事档案管理工作分析[J].黑龙江档案,2023,(04):210-212.

[5]门亮,魏琳,王旭飏.互联网背景下事业单位档案数字化建设策略[J].造纸装备及材料,2023,52(08):181-183.